Hae it-yrityksiä
osaamisalueittain:

Ohjelmistorobotin hankintaprosessi muistuttaa ihmisen rekrytointia

19.8.2019 - Suvi Lindström - Ohjelmistorobotiikka

Oikein valittu ohjelmistorobotti auttaa tehostamaan monia työtehtäviä.

Ohjelmistorobotiikan avulla on mahdollista suunnata yrityksen resursseja rutiininomaisten tehtävien hoitamisesta paremmin tuottavaan työhön. Esimerkiksi taloushallinnon prosessit automatisoituvat vauhdilla. 

Efiman ohjelmistorobotiikan ja tekoälyn liiketoiminnasta vastaava Markus Turunen kertoo, mitä asioita tulisi huomioida ennen ohjelmistorobotin hankintaa. Hänen mukaan hankintaprosessi muistuttaa monella tapaa ihmisen rekrytointia.

– Ohjelmistorobotti tekee tietokoneen käyttöliittymän kautta samoja töitä ja käyttää samoja ohjelmistoja kuin ihminen. Siksi se voidaan mieltää palkattavan tekemään ihmisen työ, hän aloittaa.

“Ohjelmistorobotti tekee tietokoneen käyttöliittymän kautta samoja töitä ja käyttää samoja ohjelmistoja kuin ihminen.”

Ohjelmistorobotin valinnassa tulisi lähteä liikkeelle sen tehtäväprofiilin määrittelystä.

– Ensin on tunnistettava tylsät ja toistuvat työtehtävät, joiden hoitamiseen tarvitaan lisätyövoimaa. Ohjelmistorobotti soveltuu esimerkiksi laskujen käsittelyyn, hinnastojen päivittämiseen, luotto- tai tilaustietojen tarkistukseen sekä varastonhallintaan. Taloudellisten hyötyjen saavuttamiseksi on tärkeää varmistua siitä, että ohjelmistorobotilla on riittävästi sille sopivia tehtäviä.

Myös tehtävien elinkaarta tulee arvioida ennakkoon.

– Jos ohjelmistorobotti suorittaa laskujen käsittelyä SAP:lla ja kahden vuoden kuluttua järjestelmä vaihtuu Dynamicsiin, joudutaan robotti ohjelmoimaan uudestaan. Ohjelmistorobotin kouluttamiseen menee yleensä muutama viikko, joten sen hankkiminen lyhyeen määräaikaiseen “työsuhteeseen” voi olla kannattamatonta. Ennen käyttöönottoa tulee miettiä, jatkuuko työtehtävien elinkaari myös liiketoiminnassa tapahtuvien muutosten jälkeen.

Ohjelmistorobotilla on oltava aiempaa kokemusta liiketoimintaprosessista

Ihmisten ansioluetteloista käy aina ilmi työkokemus, kieli- ja viestintätaidot sekä it-osaaminen. Myös ohjelmistorobottia valittaessa kannattaa arvioida, millaisissa projekteissa sitä on aiemmin hyödynnetty ja mitä taitoja kandidaatilla oikeasti on.

“Ohjelmistorobottia valittaessa kannattaa arvioida, millaisissa projekteissa sitä on aiemmin hyödynnetty ja mitä taitoja kandidaatilla oikeasti on.”

– Mikäli robottitoimittajalla on enemmän kokemusta asiakaspalvelun tai taloushallinnon automaatiosta, ohjelmistorobotillakin on luultavasti enemmän työkokemusta niistä. Markkinassa tapaa myös paljon PoC-robotteja, joiden työkokemus perustuu lyhyissä Proof-Of-Concept -tyyppisissä projekteissa tehtyihin kokeiluihin. Tämä ei ole kokemukseltaan samanarvoista kuin parin vuoden työskentely SAP:lla, Turunen toteaa.

Ihmisen tavoin myös ohjelmistorobotin täytyy pystyä kertomaan, milloin voi ottaa seuraavan tehtävän vastaan. 

– Nykyisin kaikki ohjelmistorobotit ilmoittavat vähintään sähköpostilla, kun työtehtävä on hoidettu. Jotkut niistä pystyvät integroitumaan myös muihin viestintäkanaviin ja käymään keskustelua esimerkiksi Skypen tai chatin välityksellä, Turunen kertoo.

 

Markus Turunen

 

Tekoälypalveluihin yhdistettävät ohjelmistorobotit voivat ymmärtää myös luonnollista kieltä. Se auttaa tehostamaan monia työtehtäviä.

– Otetaan esimerkiksi LVI-alan yritys, joka saa päivittäin kymmeniä työtilauksia isoilta kiinteistöyhtiöiltä. Tyypillisesti työpyynnön lähettää sähköpostitse isännöitsijä. Fiksu ohjelmistorobotti osaa sähköpostin sisällöstä päätellä, liittyykö työ putkimiehen vai sähkömiehen osaamiseen ja ohjata pyynnön oikealle työnjohtajalle.

Pilvessä toimivat ohjelmistorobotit oppivat nopeasti

Turusen mukaan paikallisesti työpisteelle asennettavat on-premise-ohjelmistorobotit saattavat tuntua hintansa vuoksi houkuttelevalta ratkaisulta. Pilvessä toimivien ohjelmistorobottien etuna on kuitenkin oppimiskyky.

– Pilvipalvelut kehittyvät nopeasti ja tarjoavat ohjelmistorobotin hyödynnettäväksi esimerkiksi erilaisia raportointityökaluja ja monipuolisia tekoälysovelluksia. Tämä kannattaa huomioida, kun valitaan paikallisen robotin ja pilvessä toimivan väliltä. Oppimiskykyiselle ohjelmistorobotille ei tarvitse opettaa jokaista sääntöä napin painalluksista lähtien. Esimerkiksi ostolaskujen käsittely on tyypillinen osa-alue, jossa oppimiskyvystä on paljon hyötyä, Turunen sanoo.

“Oppimiskykyiselle ohjelmistorobotille ei tarvitse opettaa jokaista sääntöä napin painalluksista lähtien.”

Pilvestä saa myös osa-aikaisia ohjelmistorobotteja. Jos organisaatiossa ei ole päivittäin tarvetta ohjelmistorobotille, voi sellaisen ostaa esimerkiksi neljäksi päiväksi kuukaudessa ja sopia työvuorot erikseen. Efima tarjoaa muun muassa yörobotteja, jotka työskentelevät vain puolen yön ja aamukuuden välillä hoitaen rutiinitehtävät siihen mennessä, kun ihmiset tulevat aamulla töihin. 

Ohjelmistorobotin hankintaa pohtiville yrityksille Turusella on selkeät terveiset.

– Ajan mittaan kaikissa organisaatioissa muodostuu copy-paste-tehtäviä, jotka eivät ole ihmiselle mielekkäitä. Kun niiden hoitaminen siirretään ohjelmistorobotille, yrityksen toiminta tehostuu, asiakaspalvelu parantuu ja luodaan säästöjä. Uskon ihmisten mielellään antavan tylsät rutiinityöt ohjelmistorobotille, jos se vapauttaa heidän aikansa enemmän lisäarvoa tuottaviin tehtäviin.

 

Efiman Ite wiki-profiili

Efiman kotisivut

It- ja ohjelmistoalan työpaikat

Kaikki it-alan työpaikat »

Muita julkaisuja

Johannes Puro - Sosiaalinen media
Wikipedian co-founder kyllästyi Facebookin klikkiotsikoihin ja kehitti uuden sosiaalisen median, WT:Socialin
Veera Kujansuu - Hankinnasta maksuun
Dynaamiset alennukset voivat parantaa tulosta ja kassavirtaa
Johannes Puro - Ohjelmistokehitys
Ohjelmisto- ja pilvikehityspalveluiden markkinaselvitys – ketkä kasvattivat liikevaihtoaan eniten Suomessa?
Johannes Puro - Laskutus
Miten Postin lakko vaikuttaa yritystoimintaan – Sähköinen laskutus takaa tulovirran kun posti ei kulje
Veera Kujansuu - Konversio-optimointi
Konversio-optimoinnilla pyritään lisäämään verkkosivujen konversiota
Johannes Puro - Tuotekehitys
Digitalisaation mahdollisuuksia – Etenemispolkuja digitaalisen alustan kehittäjälle
Veera Kujansuu - Kilpailuttaminen
Houmi auttaa kilpailuttamaan kiinteistövälittäjät ja remonttien tekijät
Suvi Lindström - LATO strategiatyökalu
LATO on työkalu organisaation strategian jalkauttamiseen ja johtamiseen
Johannes Puro - Verkkokauppa
TOP 12 Suomen parhaat verkkokaupat
Lataa lisää