WL-Done Oy: Kokonaisjärjestelmä ryhdittää tekemistä

Referenssi "Ohjelmiston ryhdittäessä kokonaistekemistämme, pystymme toimimaan järjestelmällisesti ja oikea-aikaisesti. Sen ansiosta pakettimme ei ala repeilemään, vaan homma pysyy hanskassa myös volyymin kasvaessa." - Tino Battilana

-----

WL-Done on luonut teknisen jätehuollon ympärille kattavan palvelukokonaisuuden, jonka avulla se pystyy palvelemaan monipuolisesti yritysasiakkaista koostuvaa asiakaskuntaansa. Toiminnan painopiste on teknisten jätehuoltolaitteiden ja niihin liittyvien tarvikkeiden maahantuonnissa ja myynnissä. Yritys maahantuo useista Euroopan maista muun muassa erilaisia puristimia, paalaimia ja jätepakkaajia. Lisäksi laitteisiin tarjotaan huolto- ja korjauspalvelua.

Toiminta yhteen järjestelmään

Kasvun tukemiseksi yrityksessä oli tarve tehdä järjestelmäkehitystä, sillä käytössä olleet ohjelmistot eivät enää riittäneet palvelemaan kasvavan toiminnan tarpeita.

–Käytössämme oli erillisinä ratkaisuina taloushallinnon ohjelmisto ja toiminnanohjausjärjestelmä. Alkoi kuitenkin käydä selväksi, ettei niiden yhdistelmä enää riittänyt palvelemaan muuttuvia tarpeitamme. Vaihtoehtoja tutkiessamme alkoi näyttää siltä, että pian meillä onkin jo kasa ohjelmia ja tiedostoja, jotka mahdollisesti synkkaavat keskenään tai sitten eivät. Silloin aloimme miettiä, voisiko jollain ohjelmistolla nivoa kaikki palikat yhteen.

Yrityksessä tutkittiin erilaisia vaihtoehtoja järjestelmäratkaisuksi, mutta lopulta valinta kohdistui Adminettiin.

– Siinä toteutui aika hyvin kaikki keskeiset asiat, joita tarvitsimme. Ajatuksena oli siirtää mahdollisimman paljon olemassa olevaa tietoa Exceleistä ja eri järjestelmistä yhteen paikkaan. Lisäksi uutena ominaisuutena saimme käyttöömme CRM-toiminnot ja monia päivittäisiä asioita, kuten järjestelmästä automaattisesti käyttöömme tulevat asiakaskohtaiset hinnat. Lopulta kyse oli aika pienistäkin asioista, jotka hidastavat päivittäistä toimintaa, jos ne eivät toimi. Tietenkin myös kustannus oli yksi valintakriteeri ja siinäkin pääsimme mielestäni fiksuun lopputulokseen.

WL-Done otti Adminetin käyttöön viime vuoden joulukuussa ja samalla myös yrityksen kirjanpito ja palkanlaskenta siirrettiin Admicomin oman tilitoimiston hoidettavaksi. Ennakkoon yrityksessä odotettiin tiedonsiirron Exceleistä ja muista tallennusvälineistä kuormittavan käyttöönottoa huomattavasti, mutta lopulta asiat saatiin hoidettua sujuvasti aikataulussa.

– Loppujen lopuksi käyttöönotto oli kuitenkin suhteellisen helppo ja kaikki on mennyt tosi kivasti. Tietysti oli kova työ käydä läpi iso määrä tietoa Exceleistä, mutta samalla pystyimme puhdistamaan rekistereitämme ja jalostamaan hyödynnettäviä tietoja.

Helpompaa huoltojen hallintaa

WL-Donen oma tuotanto on siinä määrin pientä, että Adminetin tuotannonohjauksen työkaluja yrityksessä ei ole otettu käyttöön. Sen sijaan päivittäisen huoltotoiminnan pyörittämiseen on kokonaisjärjestelmällä saatu helpotusta.

– Erillisillä järjestelmillä myynti toteutettiin yhdessä paikassa, avattiin työtilaus toiseen ja lopuksi vielä siirrettiin tiedot laskutusta varten taloushallintojärjestelmään. Meille oli tärkeä juttu, että Adminetissä kaikki tämä on yhdessä paketissa eli kun luodaan työtehtävä, kaikki edellä kuvattu on käytännössä jo hoidossa. Prosessi alkaa asiakkuudenhallinnasta ja kaupan tullessa asiakkuus syntyy nappia painamalla. Kohdetietojen täydentämisen jälkeen saadaan saman tien luotua työtehtävä, joka puolestaan näkyy heti valmistuttuaan myös laskutuksen puolella.

Myös itse työtilausten käsittelyyn Adminet on tuonut sujuvuutta ja työtilauksia toteutettaessa työntekijöiden kirjaukset päivittyvät heti myös tilauksen laskutustietoihin, joten niiden laskutus on helpottunut.

– Töiden ohjaamista ja järjestelyä helpottaa, kun pystymme vähän eri tavalla pyörittelemään tilauskantaa. Tilauksia pystytään sujuvasti aikatauluttamaan tiettyyn hetkeen sekä nimeämään oikealle henkilölle. Kiireettömiä tilauksia asentajat pystyvät poimimaan työpoolista silloin, kun heillä ei ole valmiiksi nimettyjä työkeikkoja. Kun lasku muodostuu koko ajan kirjauksia tehtäessä ja ostot kohdistuvat oikealle työlle, sieltä jää aiempaan verrattuna monta välivaihetta pois. Jos keikassa ei ole mitään erikoista, koko hallinnollinen prosessi pystytään hoitamaan yhden henkilön kautta ja se helpottaa tekemistämme.

Koska tärkeä osa WL-Donen töistä muodostuu asiakkaiden huoltosopimuksiin liittyvistä määräaikaishuolloista, on yritykselle ollut oleellista Adminetin tuoma helpotus määrävälein hoidettavien tehtävien hallintaan.

– Meille on erinomaisen hyvä asia, ettemme joudu enää manuaalisesti pyörittämään huoltokortistoa, sillä Adminetissä huollot pamahtavat automaattisesti hoidettavaksi silloin, kun niiden aika on. Sama pätee myös esimerkiksi kaluston hallintaan, eli sieltäkin kaikki katsastukset ja muut määräaikaistehtävät hyppäävät automaattisesti hoidettavaksi. Kun järjestelmä muistuttaa kaikista säännöllisesti hoidettavista tehtävistä, se poistaa muistinvaraista tekemistä ja vähentää virheitä.

Ryhdikkyyttä toimintaan

WL-Donen kasvavan toiminnan hallintaa Adminet on tukenut ennen kaikkea kattavalla kokonaisuudellaan, jonka avulla yrityksen prosessit pystytään hallitsemaan yhden järjestelmän sisällä alusta loppuun asti.

– Meille on merkittävää, että kaikki palvelut ovat yhdessä paketissa. Alkupäässä asiakkuudenhallinta on myynnille tärkeä työkalu, jota meillä ei aiemmin järjestelmässä ollut. Näemme sieltä millä tavalla asiakkaita on kontaktoitu ja saamme historiaa paremmin muistiin. Pääsemme Adminetissä ihan alusta asti liikkeelle ja jos tulee kaupat, asiakkuus lähtee sieltä elämään omaa elämäänsä ja sovitut asiat tulee vietyä varmasti maaliin, kun mikään asia ei ole muistin varassa tai pääse hukkumaan.

Toiminnan kasvattamisen kannalta on myös tärkeää pystyä seuraamaan yrityksen toimintaa entistä tarkemmin. Parhaillaan seurantaan luodaan mallia, jolla liiketoiminnan osa-alueita voidaan seurata mahdollisimman tarkasti ja hyödyntää tietoa yrityksen johtamisessa ja toiminnan kehittämisessä.

– Tavoitteena on tehostaa sisäistä laskentaa, jotta voimme seurata kaikkien osa-alueiden kannattavuutta ja saamme tukea päätöksentekoon sekä kehittämiseen. Kun tiedot ovat määrämuotoisena järjestelmässä, pystymme seuraamaan huomattavasti helpommin kuinka työt jakautuvat, mihin aikaa kuluu ja miten laskutusta syntyy.

Battilana uskoo, että Adminet on oiva tuki yritystoiminnan kasvattamiseen kustannustehokkaasti.

– Ykköstavoitteemme on kasvu, mutta tietysti pyrimme koko ajan myös löytämään keinoja tuottaa palveluitamme tehokkaammin ja minimoimaan kustannuksia. Tähän Adminet tuo apua säästämällä aikaa esimerkiksi tiedonsiirrosta ja automatisoimalla tiettyjä laskutukseen liittyviä toimintoja. Ohjelmiston ryhdittäessä kokonaistekemistämme, pystymme toimimaan järjestelmällisesti ja oikea-aikaisesti. Sen ansiosta pakettimme ei ala repeilemään, vaan homma pysyy hanskassa myös volyymin kasvaessa.

KUVAT: Tero Honkaniemi