Promec sekä Tekopa käyttöönottivat keväällä Tempo ERP- järjestelmän teollisuuteen tehostaakseen tuotantoaan sekä tukeakseen liiketoimintojensa kasvua pitkässä juoksussa. Miten jatkokehitysvaiheessa olevat projektit sekä yhteistyö ovat sujuneet tähän mennessä? Siitä kerromme tässä artikkelissa.

Collapick Tempo mahdollistaa Promecin tuotannon- ja toiminnanohjauksen, sekä liiketoiminnan johtamisen yhdessä järjestelmässä

Promecin toimitusjohtaja Petri Rimpeläisen mukaan yrityksellä oli tarve saada järjestelmä, johon nimikkeitä ei tarvitse luoda kuin kerran, jossa tuotantoa kuormittaessa nähdään – paljonko on työtä sekä resursseja paikalla, ja joka tarjoaa asiakkaalle näkymän hänen omista tilauksistaan. Kaikki tuotantoon liittyvä tehtiin ennen Excelillä, kuten tarjouslaskenta tai tilauskannan euromääräinen seuranta.

Rimpeläisen mukaan palveluntarjoajan etsintä alkoi perinteisesti netistä, ja alkuvertailussa olikin kymmenkunta järjestelmää, joista ensin karsiutui viisi, ja sitten kaksi järjestelmän muokattavuuden puutteiden vuoksi. Viimeiset kolme pääsivät esittelemään ohjelmaa Teamssin välityksellä, jossa Collapickin selkeän näköinen käyttöliittymä ja avoimen lähdekoodin Odoo-alustalle tehty toteutus vakuuttivat. ”Meillä on yrityksessä yksi IT- kaveri, joka antoi ison painoarvon juurikin tälle alustalle. On paljon valmiita palikoita mitä saattaisimme tarvita, ja sitten räätälöinti teidän kanssa on kohtuu pieni työ versus että se olisi joku toinen yritys. Alustan maine on ollut pelkkää plussaa”.

Yritys muutti vanhoista tiloista uusiin maaliskuun alussa, ja sen myötä yrityksen tuotantotilat kasvoivat 400 neliöstä 1000 neliöön, ja kokonaispinta-ala vastaavasti 450:stä 1500:an neliöön. Suunnittelu, koneistus ja kokoonpanotoiminta pääsivät siirtymään saman katon alle, joka on Rimpeläisen mukaan iso muutos.

Muutto toi omat haasteensa järjestelmän käyttöönottoon ja testaukseen, jolloin hyötyjäkin arvioidaan tulevaisuudessa, kun ohjelmaa päästään käyttämään kunnolla. ”Huhtikuun alusta tarjouslaskenta pyöri täysin Tempon kautta. Siinä koen hyötynä, että näen mikä meillä on tarjouskanta, ja mikä on tilauskanta. Niihin löytyy aika selkeästi myös raportit. Se oli plussaa, että työajanseuranta onnistui tämän saman ohjelman yhteyteen” Rimpeläinen kuitenkin summaa.

Järjestelmän käyttöönottoa tuettiin perustamalla yritykselle oma demokanta harjoitteluun. ”Järjestelmä oli meillä testissä jo aika aikaisessa vaiheessa – pystyi hyvin testaamaan ja luomaan nimikkeitä. Ne meidän tarpeet alkoivat tulemaan sen demon kauttakin”.

Tähän mennessä projekti on sujunut Rimpeläisen mukaan hyvin suunnitellusti. ”Itse en ole ollut kaikissa palavereissa mukana, mutta mitä meidän porukalta olen kuullut ja sivusta seurannut – mitä on sovittu on kyllä toteutunut. Kun lyötiin joku aikataulutavoite, teiltä homma hoitui siihen mennessä”.  

Muutosprosessi ei kuitenkaan sujunut täysin ilman vastustusta. ”Meilläkin tietynlaista muutosvastarintaa tuli tuotannosta. Siinä piti selittää, että ei me hankaloittaakseen näitä ohjelmia tuoda tänne tai siksi, että se on vaan tätä päivää. Kyllä siitä on ihan oikeaa hyötyäkin” Rimpeläinen kiteyttää. Collapick Tempo on muun muassa tukenut yrityksen kannustinpalkkausjärjestelmän kehittämistä. ”Kun työajanseuranta saatiin tänne Collapickin alle, niin mulla on tullut tällainen bonuspalkkausajatus, joka motivoi työntekijöitä ajamaan useaa konetta samaan aikaan” Rimpeläinen luonnehtii.

Seuraavaksi Promecin kanssa tehdään jatkokehitystä, jossa yrityksen jo edeltäviin tiloihin lattiatilan- ja hyllytilan puutteiden vuoksi käyttöönotettu varastoautomaatti integroidaan Collapick Tempoon. ”Kun saadaan tämä ERP-ohjelma yhdistettyä siihen, tavarasaldot näkyvät täällä Tempon puolella. Onhan se loistava juttu. Sitten on suunnitteilla vielä tämmöiset kokoonpanokeruulistat, miten ERP-järjestelmästä saadaan yhdellä koodilla keräiltyä paljon nimikkeitä automaatista. Kun tämä yhteensopivuus toimii, se helpottaa paljon meidän työtä” Rimpeläinen kiittelee.

Rimpeläisen mielestä Collapick on ollut hyvä yhteistyökumppani. ”On kuunneltu meidän tarpeita palavereissa, on pohdittu ja esitetty ratkaisuja. Meillä on ollut hyvin samanlainen näkemys siitä, että mennään pienin askelin eteenpäin. Tähän mennessä toiveet on pystytty toteuttamaan. Vaikka Collapickilla ei olisi aiempaa kokemusta toteuttamiseen, on heti se luottamus, että eiköhän se saada jollakin lailla onnistumaan käytännössä. Teillä on ammattitaitoisia tekijöitä. Kunhan Promec kasvaa, muokkaamme ohjelmasta entistä paremman ja monipuolisemman”.

Tekopa Oy: Suomen ennätysvauhdissa käyttöönotettu Tempo ERP tehostamaan yrityksen tuottavuutta

Tekopan toimitusjohtaja Marianne Vepsäläisen mukaan yritys haki ratkaisua tuotannon työn sujuvuuteen, oikea-aikaiseen työskentelyyn, sekä seurantaan. ” Pystytään vähän kokonaisvaltaisemmin seuraamaan tuotannossa saapuneiden tilausten eri työvaiheita, jotta ne saadaan oikea-aikaisesti tehtyä ja toimitettua asiakkaalle sovittuun päivään mennessä. Se on myös yksi tärkeä asia mitä uudelta ohjelmalta haettiin – nähdään mikä meidän työkuorma oikeasti on ja kuinka paljon pystymme kiristämään aikataulua jos asiakas vaatii”.

Aikaisemmin käytetyt järjestelmät eivät tarjonneet joustavuutta tai muutoksia, mitä yritys tarvitsi ERP-järjestelmältä. Collapick valikoitui palveluntarjoajaksi yhteisen kumppanin myötä. ”Käytiin meidän Netvisorin toimittajan kanssa läpi mikä ohjelma meille soveltuisi. Yritettiin kartoittaa loppupeleissä aika vähän, koska tärkein kriteeri järjestelmälle oli kuitenkin, että sen pitää olla helppokäyttöinen tuotannossa, mutta sen kanssa pitää pystyä toimimaan myös tässä toimiston puolella. Meillä oli myös ulkopuolinen konsultti, jolla oli tietotaitoa tämäntyyppisistä asioista, sekä ymmärrystä koodauspuolesta.”

Yrityksellä oli tarve saada ERP käyttöön kiireisellä aikataululla, ja lopulta sen ensimmäinen versio käyttöönotettiin ainoastaan kahdessa kuukaudessa. Projektitiimissä mukana ollut Kristian Rasehorn täsmentää, että ensimmäisessä osassa yritykselle tehtiin järjestelmästä kevyt käyttöversio ja Netvisorin laskutusrajapinta. ”Toiseen vaiheeseen tuotiin elämää helpottavia asioita tuotannon puolelle, eli kaikki asiakkaan tarpeisiin vastaaminen ja jatkokehitys”. 

Nopea aikataulu asetti haasteita järjestelmän käyttöönotolle, ja Tekopa joutui itse ottamaan poikkeuksellisen isoa roolia, tekemällä esimerkiksi järjestelmään tuoterakenteita. Vepsäläinen korostaakin projektitiimin merkitystä tällaisissa tilanteissa. ”Kyllähän teidän puolen kavereilta tuli koko ajan viestiä, että jos tarvitset apua niin he voivat yrittää auttaa. Meiltä on saattanut olla yhteydessä yksi tai useampi henkilö erilaisten kysymysten osalta, mutta koskaan ei ole tullut sellaista tilannetta että ette tiedä. Aina asioihin on löytynyt joku ratkaisu tai selitys. Projektipäällikkö on laittanut tosi selkokielisesti meille vastauksia, ja tehnyt alkurytistyksessä erikseen ohjeistuksen – mitä meidän pitää ottaa huomioon, kun teemme tuotekorttia – onhan se hyvää palvelua”.

Luottamus yhteistyöhön ja sen sujuvuuteen syntyikin jo yhteistyön alkumetreillä livetapaamisen ja Teams-palavereiden myötä, jossa oli mukana Collapickin henkilöstöä eri osa-alueilta. Käyttöönottoprosessia ja oppimista tuettiin ohjeiden sekä koulutusten lisäksi Teams- tallenteilla, joihin Vepsäläinen pääsi palaamaan aina tarvittaessa uudelleen.

Vanhasta ohjelmasta uuteen siirtyminen ei tuottanut ongelmia, sillä Vepsäläisen mukaan ainoastaan muutama nimike toimitettiin asiakkaalle kaksi päivää myöhässä. Vanhoihin järjestelmiin verrattuna on huomattavissa useita positiivisia muutoksia ja parannuksia, mutta yksi on ylitse muiden. ”Eniten nostan kuitenkin sitä, että tuotannon kaverit on tyytyväisiä” Vepsäläinen kiittelee.

Tähän asti yhteistyöhön ollaan tyytyväisiä. ”Yhteistyö on sujunut, ja siitä tykkään, että aina tulee joku vastaus. Ei jätetä sellaiseen tilaan, että koita nyt yrittää vaan skarpata ja tehdä. Kyllä sieltä astuu henkilöä esiin auttavana. Mulla ei ole ollut missään vaiheessa pelkoa, että meidät jätetään tässä yksin. Nyt kun on päästy siitä tilanteesta, ettei tarvitse enää stressata – tiedän oikeasti, että siellä toisessa päässä on ihmiset jotka auttavat, eikä heihin ole vaikeuksia ottaa yhteyttä. Toivon että yhteistyö jatkuu samanlaisena”.

Isot muutoksen tuulet puhaltavat myös Tekopalla. “Kun olemme 2020 tuotantopäällikön kanssa siirrytty yrityksessä näihin tehtäviin, niin meillä on ollut kädet täynnä töitä. Ollaan pistetty hallia uuteen uskoon, yritetty luoda uusia toimintatapoja ja nykyaikaistettu meidän tekemistä. Siitä syystä tämmöisen ERP:n käyttöönotto ja sen toimivuus astuu aika isoon rooliin”. Vepsäläisen mukaan Tempo tehostaa ja helpottaa työtä, kun nykyiset työntekijät löytävät helposti tarvittavat tiedot, ovat koko ajan selvillä tehtävistä töistä, ja töitä saadaan jouhevasti eteenpäin. “Se säästää aikaa ja pystymme parantamaan meidän tuottavuutta. Se on tärkeä ominaisuus. Nyt kun päästään töistä niskan päälle, niin pikku hiljaa lähdetään kehittämään järjestelmään niitä asioita, mitä me halutaan. “