Yritysrahoituspalvelut ovat osa Keskinäisen Työeläkevakuutusyhtiö Elon sijoitustoimintaa. Elon aiemman lainajärjestelmän tultua elinkaarensa päähän, he valitsivat kilpailutuksen kautta uuden järjestelmän toimittajaksi Digian. Uusi järjestelmä toimitettiin sovitussa budjetissa, aikataulussa ja laajuudessa keskellä globaalia koronaviruspandemiaa.

Keskinäinen Työeläkevakuutusyhtiö Elo varmistaa, että heidän asiakkaansa saavat ansaitsemansa eläkkeet. Tämä tehdään hoitamalla Elon haltuun uskottuja varoja tuottavasti, turvaavasti ja vastuullisesti. Yritysrahoitus on osa Elon sijoitustoimintaa. Elon yritysrahoitus tarjoaa monipuolisia täydentäviä rahoitusratkaisuja eri kokoisille yrityksille esimerkiksi kasvun tueksi, yrityskauppoihin ja investointeihin.

Vuonna 2020, juuri ennen globaalin koronaviruspandemian alkua, Elon lainanhallintajärjestelmän modernisointi tuli ajankohtaiseksi vanhan järjestelmän lähestyessä elinkaarensa loppua.

Digia vakuutti kilpailutuksessa sekä tuotteellaan, kokemuksellaan että näkemyksellään

Elo oli aiemmin laatinut sisäisesti vaatimusmäärittelyn uudelle järjestelmälle, joka toimi perustana kilpailutukselle. Tavoitteena oli hankkia valmisjärjestelmä, joka mahdollisimman vähin muutoksin sopisi Elon tarpeisiin. Kilpailutukseen valikoitui mukaan neljä toimittajaa, ja siinä arvioitiin tarjotun järjestelmän soveltuvuuden ja laajuuden lisäksi teknologian jatkuvuutta, toimittajan liiketoiminta- ja projektiosaamista sekä hintaa.

Digia Financial Systems voitti kilpailutuksen vastaamalla parhaiten Elon vaatimuksiin. Aiemmin toteuttamiensa yritysrahoitusjärjestelmäprojektien pohjalta Digia ehdotti jo tarjousvaiheessa, että hankkeessa toteutettaisiin yhteinen määrittelyvaihe, jossa käytäisiin läpi tuotteessa jo valmiina olevat kyvykkyydet.

Määrittelyvaihe toteutettiin työpajoina kevään 2020 aikana. Ensimmäinen työpaja ehdittiin järjestää kasvotusten, mutta tämän jälkeen COVID-19-pandemia paheni ja loput työpajat pidettiin etäkokouksina. Määrittelyvaiheessa tunnistettiin tiiviissä yhteistyössä tapoja hyödyntää Digian tuoteratkaisua mahdollisimman tehokkaasti. Määrittelyiden tuloksena todettiin, että hankkeessa tarvittavasta kehityksestä suurin osa oli lopulta rajapintoja Elon muihin järjestelmiin sekä materiaalien muokkaamista vastaamaan Elon visuaalista ilmettä, ei niinkään toiminnallisia muutoksia valmisjärjestelmään. Räätälöintien minimoinnilla saatiin hankkeen kestoa ja kustannuksia merkittävästi pienemmiksi, ja samalla luotiin pohja järjestelmän sujuvalle ja kustannustehokkaalle ylläpidolle sekä päivitettävyydelle.

Lopputuloksena syntyi tarkennettu toiminnallinen määrittely järjestelmälle, projektisuunnitelma järjestelmän toimituksesta ja konversiosuunnitelma tuotantotietojen siirtämiseksi uuteen järjestelmään.

Lue myös: Digitalisaatio on toiminnan elinehto – järjestelmäuudistus toi Evlin toiminnot ja datan yhdelle alustalle

Toimitus eteni suunnitelman mukaan – Digian toimialaosaaminen helpotti haasteiden ratkaisemista

Molemmat osapuolet sitoutuivat alusta alkaen projektin sujuvaan läpivientiin. Poikkeusolosuhteista huolimatta yhteistyö oli tehokasta ja projektiviestintä jatkuvaa. Yhteisen määrittelyvaiheen hyödyt näkyivät selvästi projektin toteutusvaiheessa.

Suuriin järjestelmähankkeisiin liittyy aina myös odottamattomia elementtejä. Projektista vastannut Elon suunnittelupäällikkö Panu Laamanen kertoo, että Digian tiimin ja projektipäällikön toimialaymmärrys sekä kokemus lainajärjestelmien toimituksista helpotti haasteiden ratkaisemista huomattavasti.

Vanhojen tietojen konvertoiminen ja siirtäminen uuteen järjestelmään tiedettiin jo ennalta työlääksi vaiheeksi. Molemmat osapuolet tekivätkin hartiavoimin töitä onnistuneen lopputuloksen varmistamiseksi.

”Yhteistyö Digian kanssa oli erinomaista koko projektin ajan ja lopputulos palkitsi. Myös työlääksi tiedetty konversiovaihe hoitui suunnitelman mukaisesti ja konversiodatan ohjelmallista keräämistä sekä teknistä suorittamista harjoiteltiin useissa iteraatioissa. Elon sisäinen osaaminen ja sitoutuminen konversioharjoituksiin maksoivat itsensä takaisin tuotantokonversiossa”, Laamanen kertoo.

Myös Digialla hankkeesta vastannut projektipäällikkö Anna Virtanen kehuu sujuvaa yhteistyötä Elon kanssa. “Elo oli sitoutunut projektin läpivientiin suunnitellun laajuuden ja aikataulun mukaisesti. Tämä sitoutuneisuus näyttäytyi Digialle esimerkiksi asiakkaan poikkeuksellisen laajan hyväksymistestauksen suorittamisessa sille suunnitellussa aikataulussa. Elolaiset olivat myös valmiita haastamaan omaa esimäärittelyään ja hyödyntämään tuotteesta valmiina löytyviä toimintatapoja. Vaikka alun määrittelyvaihe vei aikaa, siinä luotiin projektin tavoitteista yhteinen kokonaiskuva, joka mahdollisti projektin loistavan lopputuloksen. Onnistunut projekti on aina hyvän yhteistyön tulos.”

Lue myös: Arvonlaskentaa palveluna – back office -toimintojen ulkoistus auttaa FIMiä keskittymään ydinliiketoimintaan

Uusi lainajärjestelmä vastaa liiketoiminnan tarpeisiin

Uuden järjestelmän tuotantokäyttö alkoi loppuvuodesta 2021 ja alussa uutta järjestelmää käytettiin rinnakkain vanhan kanssa kahden kuukauden ajan, koska haluttiin varmistaa tilinpäätöksen sujuva läpivienti.

Uusi järjestelmä toi Elolle odotettuja liiketoiminnallisia hyötyjä:

• Monia aiemmin manuaalisesti tehtyjä työvaiheita kyettiin automatisoimaan.
• Digian valmiiden sekä projektissa kehitettyjen rajapintojaratkaisujen kautta automaatioita on kyetty luomaan myös järjestelmän ulkopuolelle.
• Projektissa rakennettu integraatio Elon tietovarastoon paransi välittömästi Elon sisäistä raportointia ja mahdollistaa raportoinnin ketterän jatkokehittämisen myös tulevaisuuden tarpeisiin.

Elon yritysrahoitusjohtaja Silja Bjondahl kertoo järjestelmän vastanneen liiketoiminnan tarpeisiin hyvin. ”Uuden järjestelmän mahdollistamat automaatiot tehostavat toimintaamme merkittävästi. Tulevaisuudessa järjestelmä tulee varmasti helpottamaan toimintaamme vielä lisää, sillä siihen sisältyy myös paljon toiminnallisuuksia, joiden käyttöä vasta opettelemme.”

Lue myös: Säästöpankkiryhmä valitsi Digian säästämisen ja sijoittamisen palvelujen uudistajaksi

Elo kiittää onnistuneesta järjestelmähankkeesta vaikeissa olosuhteissa

Elon lainajärjestelmähanke käynnistyi koronaviruspandemian alkaessa, mikä sai molemmat osapuolet huolestumaan aikataulujen pitävyydestä. Määrätietoisella projektityöskentelyllä liiketoimintakriittinen järjestelmä kuitenkin toimitettiin sovitussa aikataulussa, budjetissa ja laajuudessa poikkeusolosuhteista huolimatta. Järjestelmän kehitystä myös jatketaan jatkuvien palveluiden muodossa.

Elon organisaatiossa pidetään järjestelmähanketta ja Digian kanssa tehtyä yhteistyötä onnistuneena. ”Olemme erittäin tyytyväisiä yhteistyöhön Digian kanssa. Onnistuimme toteuttamaan ison projektin aikataulussa ja budjetissa sekä hyvässä yhteishengessä hankalista olosuhteista huolimatta”, kiteyttää Bjondahl.