Tammed Oy on yritys- sekä yksityisasiakkaita palveleva ensihoito- ja ensiaputarvikkeiden erikoisliike sekä 100% kotimainen perheyritys, jonka verkkokaupalle on myönnetty Avainlippu-merkki. Yritys käyttöönotti Collapick Tempo tukku –Odoo ERP:n, sekä integraatiot Unifauniin, Procountoriin sekä kahteen WooCommerce-pohjaiseen verkkokauppaan. Kysyimme asiakaspalvelusta ja reskontrasta vastaavalta Päivi Uusitalo-Kuusistolta sekä verkkokaupasta ja mediasta vastaavalta Heikki Järviseltä kokemuksia yhteistyöstä sekä järjestelmästä.

CRM-järjestelmä ja integraatiotarpeista kokonaisvaltaiseksi järjestelmäkehitysprojektiksi

Uusitalo-Kuusiston mukaan yritys lähti hakemaan erityisesti CRM-järjestelmää, sekä uudistamaan kirjanpitoa sähköiseksi. Yrityksen vuosikausia käyttämä ERP-järjestelmä tuntui jäävän muuttuvan maailman jalkoihin, eikä pystynyt vastaamaan yrityksen muuttuneisiin tarpeisiin. ”Sinne oli vaikeaa integroida verkkokauppaa, CRM-järjestelmää sekä ylipäätään tarvitsemiamme palveluita ” Järvinen summaa.

Collapick Tempo tukkuun mahdollisti kaikki tarvittavat toiminnot saman katon alla. Myös tukkukauppaan optimoidun Tempon moottorina sykkii Odoon liiketoiminta-alusta. ”Useat CRM-ratkaisut vaikuttivat raskailta ja olivat tarkoitettu isommille yrityksille. Valmistamme omia ensiapulaukkuja ja pakkauksia, joten tarvitsimme rakenteiden käsittelyä monissa varastokirjanpidoissa – useissa järjestelmissä se ei ollut mahdollista” Uusitalo-Kuusisto kuvaa valintaan vaikuttaneita syitä. Järvinen täydentää yrityksen käyttäneen myös ulkoista konsulttia oikeanlaisen CRM-järjestelmän etsinnässä, josta Collapickin kanssa ohjelmistotarpeita lähdettiin kartoittamaan tarkemmassa mittakaavassa.

Projektin alussa kriittistä oli määritellä järjestelmälle ”äärimmäinen minimi”, joka mahdollistaisi nopean käyttöönoton. ”WooCommerce-verkkokauppa piti saada integroitua järjestelmään. Siitä se projekti sitten paisui, kun ymmärsimme, että järjestelmä voisi olla muutakin kuin pelkkä CRM – voisimme vaihtaa koko taloushallinto-ohjelmistomme, ja linkittää sen Collapick Tempoon”.

Muutaman pidemmän työpäivän lisäksi käyttöönottoa edesauttoi merkittävästi yrityksen aktiivinen järjestelmätestaus. ”Olemme tukku sekä vähittäiskauppa, jossa järjestelmän käyttöönottokuukauden aikoihin tilauksia tuli varmaan puolitoista kertaa enemmän kuin normaalisti. Meille ehdotonta oli se, että järjestelmä toimii heti kun ryhdymme käyttämään sitä. Sen takia myös testasimme paljon etukäteen” Järvinen kuvaa.

Käyttöönoton kulmakivinä toimivat myös Järvisen tekninen opiskelutausta sekä kokemus niin määrittelypuolelta kuin itse ostajan roolista. Tekninen ymmärrys on auttanut testauksen lisäksi myös sanoittamaan tarkasti yrityksen tarpeita ja toiveita. Järvisen sekä Collapickin teknisen tukihenkilön välille syntyikin oma yhteinen kieli. ”Oltiin samalla aaltopituudella. On vaikea sanoa mitä projekti olisi ollut, jos molemmissa päissä ei olisi ollut teknistä kaveria. Itse sanoisin, että tilaajallakin pitää olla projektissa mukana sellainen henkilö, joka ymmärtää edes jonkin verran tekniikkaa ongelmatilanteiden ratkaisemiseksi. Meille Collapickin koodari oli MVP* (Most Valuable Player), joka vastasi kysymyksiimme nopeasti, ja on saanut ratkaistua erinomaisen hyvin ongelmia, haasteita ja kysymyksiä”. Uusitalo-Kuusiston mukaan järjestelmä toimi yllättävän hyvin jo parin kuukauden käyttökokemuksen jälkeen.

Erikoistilanteiden hallintaan räätälöityjä toimintoja Collapick Tempoon ja integraatioihin

Projekti on edennyt hyvin orgaanisesti, vaikka järjestelmää ei lähdettykään rakentamaan CRM-edellä, kuten alkuperäisissä suunnitelmissa kaavailtiin. ”On palaveerattu paljon matkan varrella, palloteltu asioita edestakaisin ja edetty hitaasti mutta varmasti. Aluksi koko Odoo avoimen lähdekoodin järjestelmänä tuntui mahdottomalta ja raa-alta versiolta, joka vaati meidän käyttöömme paljon räätälöintiä” Järvinen kertoo. 

Tammed tarvitsi järjestelmämuokkauksia useiden erikoistilanteiden vuoksi, jotta ERP pystyy vastaamaan yrityksen päivittäisiin toimintoihin asianmukaisella tavalla. ”Me valmistamme, ostamme, sekä osittain suoratoimitamme asioita. Asiakkaita on yksittäisistä henkilöistä isoihin konserneihin, ja isoimmilla laskutusasiakkaillamme on 130-140 toimitusosoitetta. Se on iso kakku hallittavaksi, joten kyllähän se järjestelmä on vastannut odotuksia” Järvinen kiittelee.

Yrityksen oma pääasiallinen Tammed-verkkokauppa, sekä yrityksen hallinnoima Terveystalon verkkokauppa ovat molemmat integroituna Collapick Tempoon. Terveystalon lisäksi Tammed toimii tavarantoimittajana Cederroth-ensiaputuotteiden verkkokaupassa, ja vastaa siten esimerkiksi tuotteiden takuuasioista. ”Emme tiedä mikä muu järjestelmä olisi mahdollistanut usean verkkokaupan kytkennän ja suoran yhteyden taloushallinnon ohjelmistoon, kuten Collapick Tempo. Se on hyvä juttu” Järvinen summaa.

Tammedille toimintoja on räätälöity Collapick Tempoon sekä sen integraatiohin, ja yritys on ollut aktiivisesti mukana niiden kehittämisessä. Esimerkiksi Unifaun-integraatio on tehty vain Postille vastaamaan sen Smartship-tilauskanavaa. Odoon valmistusmoduulilla toteutuu omien pakettien koonti, myynti sekä tarvittaessa purku, jossa yrityksen toimittajilta ostettuja sarjapaketteja voidaan purkaa tarvittaessa osiin uudelleenkäytettäväksi. Tammed on toiminut merkittävässä roolissa myös Procountor-integraation kehittämisessä.

Osa toteutetuista ratkaisuista ovat kiteytyneet oikeisiin uomiinsa yhteisen matkan varrella. ”Tässäkin on niin monta mahdollisuutta tehdä asioita. On mietittävä sitä, mikä on meille paras toteutustapa” Uusitalo-Kuusisto kertoo.

Järjestelmähyötyinä yrityksen prosessien tehostaminen, Procountor-integraatio sekä varaston sarjanumeroseuranta

Järvisen mukaan kokonaisuus ratkaisee. ”Kontekstissa olen ollut itse kyllä hyvin tyytyväinen tuotteeseen. Tottakai siellä on edelleen sellaisia hiottavia asioita, mutta järjestelmällä on mahdollisuudet kasvaa jatkuvasti”. Uusitalo-Kuusisto täydentää, ettei kaksikko vielä tiedäkään järjestelmän täyttä potentiaalia, eikä sen kaikkia toiminnallisuuksia ole otettu käyttöön.

Collapick Tempo on sekä Uusitalo-Kuusiston että Järvisen mukaan ennen kaikkea nopeuttanut yrityksen prosesseja. Vanhaan järjestelmään verrattuna esimerkiksi Woocommerce-verkkokaupan tilaukset tulivat järjestelmään aikaisemmin botin avustuksella, joka aiheutti oman järjestelmäviiveensä. ”Nyt kaikki on käytössä reaaliaikaisesti. Kun verkkotilaus tulee verkkokauppaan, se tulee Tempoon miltei saman tien. Järjestelmä on keskitetympi, ja siellä on ikään kuin samat vaiheet kuin verkkokaupassakin” Järvinen pohtii. Myös asiakkaiden luonti ja asiakastietojen muokkaaminen sujuvat nopeammin kuin aikaisemmin.

Sarjanumeroseuranta sekä Procountor-integraatio ovat helpottaneet merkittävästi Uusitalo-Kuusiston työtä. ”Kun kirjanpito tulee sähköisesti itsestään – on paperien pyörittely vähentynyt paljon. Olen siihen kyllä tyytyväinen, että erä- ja sarjanumeroseuranta menevät tarkemmin kuin edellisessä järjestelmässä. Järvisen mukaan myös varasto on tarkempi, erityisesti ensiapupakkausten suhteen. ”Tiedämme täsmällisesti mitkä kaikki tuotteet ja erät ovat seurattavissa. Esimerkiksi takaisinvetotilanteissa pystymme helposti löytämään oikeat erät, ja asiakkaat keille vastaavia eriä on toimitettu, vaikka ne olisivat tällaisissa monimutkaisissa rakenteissa. Meidän alallamme regulaatiota* (säännöstelyä/säätelyä) kasvatetaan koko ajan, mikä on todella hyvä ja tärkeä asia. Nyt tuntuu, että olemme paljon valmiimpia siihen, ja regulaation lisääntyessä kykeneviä tarvittaviin muutoksiin. Se on tavallaan sellaista näkymätöntä kilpailuetua – en tiedä miten kilpailijat ovat asiansa järjestäneet, mutta itse ainakin tietää, että on puhtaat jauhot pussissa”.

Omassa työssä ja arjessa Järvinen on huomannut järjestelmän helppokäyttöisyyden konkreettisesti. ”Voin kirjautua Tempoon kotona tai liikkeellä ja katsoa periaatteessa koko yrityksen tilanteen, tai esimerkiksi verkkokaupan kautta tulleet tilaukset. Se on mielestäni ihan parasta. Emme ole vielä hirveästi hyödyntäneet sisäisiä viestintätyökaluja tai ilmoitustyökaluja, mutta sekin on äärimmäisen kätevää, että voit jättää järjestelmässä toiselle viestejä tai laittaa tehtäviä. Jos laitamme tarjousta, voin merkitä Tempoon suoraan muistutuksen, että ota yhteyttä viikon päästä – kaikki näkevät sen sieltä. Se saavutettavuus on todella hyvä”.

Suosittelun kulmakivinä Collapickin rehtiys ja joustavuus, sekä järjestelmän muokattavuus

Syy, miksi Uusitalo-Kuusisto sekä Järvinen suosittelisivat Collapickia sekä Tempoa lisäosineen, kulminoituu muokattavuuden, joustavuuden, sekä rehtiyden ympärille. ”Rehtiys tarkoittaa luotettavuutta, sitä että hommat hoituvat ja asiat hoidetaan suhteellisen nopeasti. Pyytämämme muutokset on tehty niin nopeasti kuin se on suinkin mahdollista” Järvinen täsmentää. Luottamukselliseksi rakentuneessa yhteistyössä joustoa on mahdollista tehdä puolin ja toisin. ”On ollut sellaista oikeata joustoa ja reilua peliä, ettei jokaisesta määrittelydokumentissa puuttuneesta osasta ole oppikirjamaisesti laskutettu erikseen” Järvinen kiittelee.

Molemmat kokevat Collapickin arvostavan heitä asiakkaana. ”Hiljaisempina jaksoina teidän projektipäällikkönne laittoi viestiä ja väli-ilmoituksia, ettei meidän ole tarvinnut hirveästi soitella perään. Koko ajan on säilynyt sellainen yhteys, jota on ylläpidetty nimenomaan sieltä suunnasta” Järvinen kuvaa.

Kehitystarpeiden ja toiveiden lisäksi yhteistyöltä odotetaan jatkossa prosessien automatisointia entistä pidemmälle. ”Kyllä meillä on tarkoitus pysyä aallon harjalla, mitä olemme pyrkineet tekemään yrityksenä aina – hyödyntämään uusia tekniikoita, automatisoimaan triviaaleja asioita, jotta pystymme palvelemaan asiakkaitamme paremmin. Tavoitteenamme on jättää enemmän aikaa asiakaskontakteille, ei suorittamiselle tai tyhjille prosesseille. Vähemmän aikaa tekniikalle, enemmän aikaa ihmisille” Järvinen kiteyttää.