Soveltamisen taito – 5 asiaa, jotka sovelluksen kehittäjän tulisi muistaa ERP:stä
Liiketoiminnan digitalisoituessa erilaiset yksittäisen pienet mobiili- ja selainpohjaiset sovellukset ovat kasvattaneet suosiotaan. Sovelluskehitys on myös muuttunut tasavertaisemmaksi ja helpommaksi, eikä välttämättä vaadi enää edes koodausta. Liiketoimintasovellusten kehittämisen yksinkertaistuminen voi helpottaa elämää yrityksessä ja kannustaa kokeilukulttuuriin, jonka kautta löydetään liiketoimintaa parhaiten tukevat sovellukset.
Sovellukset ovat kuitenkin yleensä yhteydessä yrityksen ydinjärjestelmiin, joten sovelluskehittäjän on olennaista ymmärtää jollain tasolla myös toiminnanohjauksen sielunelämää. Tämä ymmärrys helpottaa kaikkien eloa – ennen kaikkea käyttäjän, mutta myös sovelluskehittäjän ja toiminnanohjausjärjestelmän toimittajan.
Koska toiminnanohjausjärjestelmän hahmottaminen kokonaisuutena voi olla kyseiseen järjestelmään vihkiytymättömälle melko iso pala pureskeltavaksi kerralla, kokosimme lyhyen muistilistan, jolla pääset alkuun.
Toiminnanohjausasiaa sovelluksen kehittäjälle:
1. Kärjistetysti voidaan sanoa, että toiminnanohjauksessa kaikki liittyy kaikkeen
Koska kyse on yrityksen digisydämestä, ei sen verenkiertoon voi kajota ilman seurauksia. Olennaista on ymmärtää sen tietomallit ja relaatiot tarpeellisella tasolla. Yhdessä prosessissa tehtävillä toimenpiteillä on useimmiten vaikutusta seuraaviinkin prosesseihin.
Ajatellaan esimerkiksi valmistavan teollisuuden yritystä: Kentällä toimivat myyjät käyttävät erillistä myyntisovellusta. Kun myyjä tekee myyntikirjauksen, tämän tiedon tulee siirtyä järjestelmään, jolla käsitellään tilauksia, minkä jälkeen käynnistyy toimitusprosessi ja lopulta laskutusprosessi. Viimeistään kaksi jälkimmäistä tekevät kirjauksia myös taloushallintoon. Tämä kokonaisuus on tiedostettava jo myyntisovellusta rakennettaessa.
2. Varmista, missä sijaitsevat minkäkin käsiteltävän tiedon master- data ja käytä sitä
Master dataa hallinnoidaan usein useissa eri järjestelmissä. On tärkeää tiedostaa, mikä on minkäkin tiedon master. Jos luotu sovellus ei käytä oikeaa master dataa, sovelluksen kautta esitettävät tiedot ovat todennäköisesti puutteellisia tai vääriä. Tästä taas seuraa se, että prosessi, jossa sovellus on mukana ei mene kokonaisuudessaan aina oikein.
Edellä mainitun esimerkin myyntisovelluksen tapauksessa erityisen tarkkana tulee olla ainakin asiakas- ja tuotetietojen osalta. Mikäli näiden tietojen osalta ei käytetä oikeaa master dataa, on riski, että myyjällä ei ole ajantasaista tietoa esimerkiksi asiakkaan luottorajasta ja myyntikelpoisista tuotteista. Vielä hankalammaksi tilanteen saa, mikäli ei käytä ollenkaan jo olemassa olevaa master dataa, vaan luo kokonaan uuden.
3. Näytä käyttäjälle vain hänen kannaltaan relevantti informaatio ja vaihtoehdot. Kuitenkin siten, että kaikki prosessin kannalta tarpeelliset valinnat ovat käytettävissä
ERP:ssä on paljon tietoa. Suuri osa tästä voi olla yksittäisen sovelluksen ja sen käyttäjän näkökulmasta turhaa tai jopa sellaista, jota tällä ei ole oikeutta nähdä. Älä kuitenkaan tee omia olettamuksia jonkin vaaditun vaihtoehdon tarpeellisuudesta – mikäli prosessin, ja tulevien prosessien, onnistunut läpivienti vaati viisi valintaa, ei sovelluksessa voi olla vain kolmea. Vaaditut tiedot on siis selvitettävä myös tulevissa prosesseissa käytettävistä järjestelmistä.
4. Data muuttuu nopeasti, joten integraatioiden täytyy useimmiten olla reaaliaikaisia
Koska samaa dataa käsitellään eri paikoissa, se voi muuttua nopeastikin. Tämän vuoksi integraatioiden olisi syytä olla mahdollisimman reaaliaikaisia. Myyntisovellusesimerkissä varastosaldojen ajantasaisuudella voidaan varmistaa, että myyjä pystyy lupaamaan asiakkaalle oikeat toimitusajat. Vaatimus reaaliaikaisuudelle kasvaa muissakin toiminnoissa, eivätkä säännöllisin väliajoin tehtävät massa-ajot sovellusten ja toiminnanohjauksen välillä usein enää riitä.
5. Muista, että useimmat sovelluksesi käyttäjät käyttävät myös muita sovelluksia sekä järjestelmiä. Tällöin käsiteltävien tietojen on hyvä olla samannimistä kaikissa näistä. Tarkista tämä ERP:stä
Jatkan aiempaa myyntisovellus-esimerkkiä. Mikäli sovelluksella myydään koneita, on luonnollista, että niistä puhutaan koneina. Kuitenkin ERP:ssä sama tieto saattaa löytyä "nimike" -kentästä. Käyttäjälle on aina helpointa ja tehokkainta, mikäli samasta asiasta puhutaan kaikkialla samalla nimellä. Samaan teemaan liittyy myös se, että mikäli ydinjärjestelmässä on jollekin tiedolle varattu esim. 100 merkin tila, kannattaa erillisiin sovelluksiin varata sille juuri sama tila. Tällöin tieto säilyy samanlaisen läpi prosessien.
Pitämällä nämä asiat toiminnanohjauksesta mielessä, pääset jo pitkälle järkevien liiketoimintasovellusten kehityksessä. Mahdollisuuksia on paljon ja vain mielikuvitus on usein rajana. Kokeiluiden kautta voitte löytää keinoja, joilla on mahdollista aidosti tehostaa liiketoimintaa.
Keinoja, joiden alla sykkii digisydän.
Efima - Asiantuntijat ja yhteyshenkilöt
Efima - Muita referenssejä
Tilaaja suosittelee!
Efima - Muita bloggauksia
ite wikin yrityshaku »
Kaikki it-alan työpaikat »
ite wikin referenssihaku »
Kaikki it-alan tapahtumat »
ite wikin julkaisuhaku »
