Läpinäkyvän projektikulttuurin ja -metodiikan työvälineet

Helsingin seudun liikenne (HSL) on kuntayhtymä, joka tarjoaa joukkoliikennettä sekä kehittää toimivaa liikkumisen kokonaisuutta. Päivittäin yli miljoona ja vuosittain yli 370 miljoonaa ihmistä nousee HSL:n järjestämään joukkoliikennevälineeseen. Lähtöjä on arkipäivisin kaikkiaan yli 25 000 ja linjoja yhteensä yli 300. HSL:n jäsenkuntia ovat Helsinki, Espoo, Vantaa, Kauniainen, Kerava, Kirkkonummi ja Sipoo sekä 2018 mukaan liittyneet Siuntio ja Tuusula.

Uutta projektimetodiikkaa ja -kulttuuria tukemaan ja tasalaatuisten projektien läpiviemiseen tarvittiin uusia työkaluja niin, että kokonaisuus ja sen hallinta, johtaminen ja viestintä pysyvät kontrollissa. Lisäksi ratkaisun tuli olla riittävän kevyt, loppukäyttäjälle helppokäyttöinen arkipäivän työkalu ja mahdollistaa jatkokehitys toimintakulttuurin kehittyessä. 

Kokonaisuus haltuun ketterällä salkunhallinnalla

Syksyllä 2017 HSL lähti tiedonkulun parantamiseksi kehittämään projektien johtamistyökaluja osana laajempaa projektimetodiikkaa ja –tapoja koskevaa uudistusta. Projektien ja aktiviteettien hallinta oli määrän vuoksi haastavaa ja projekteista sekä niiden riippuvuuksista haluttiin aiempaa parempi kokonaiskuva ja läpinäkyvyys koko organisaatiolle. Uudistuksen tuloksista HSL on käynyt kertomassa muun muassa Projektipäivillä.

Kulttuurin kanssa yhtä matkaa kehittyvä ratkaisu

Projektisalkunhallintajärjestelmä rakennettiin Sharepointin päälle omana sovelluksenaan ja omalla tietokannallaan ja laitettiin keskustelemaan muiden järjestelmien kanssa. Käyttäjälle lopputulos on kuitenkin yksinkertainen ja helppokäyttöinen nettisivu, jossa on näkyvissä kooste kaikista projekteista ja niiden tilanteesta.

Tarjotusta näkymästä on hyötyä niin projektin ohjauksessa kuin sen esittelemisessä muulle organisaatiolle. Lisäksi jokaisella HSL:n työntekijällä on mahdollisuus tarkastella, millaisia projekteja on parhaillaan käynnissä, miten ne etenevät ja mitä resursseja niihin on osoitettu. Tämä on lisännyt läpinäkyvyyttä organisaatiossa ja on iso muutos aiempaan projektikulttuuriin, jossa tieto projektista pysyi lähinnä projektitiimin sisällä. Jokainen työntekijä, jolla on kehitysidea, voi myös tehdä omia projektiehdotuksia ja pääsee seuraamaan, miten idea on jatkojalostunut kehitysputkessa.

Arjen toimintaa tukeva projektinäkymä

HSL:llä on nyt käytössään helppo työkalu ylätason hallintaan, joka tukee paitsi projektipäälliköitä, myös edistää tiedonkulkua talon sisällä. Toimintaa pystytään ohjaamaan aiempaa paremmin, kehittämisen kanssa työskentelevät pystyvät keskittymään projekteihin ja koko henkilökunnalla on näkymä tekemiseen. Tämän vuoksi projektien henkilöresurssien, ajan ja budjetin käyttö pystytään suunnittelemaan aiempaa tarkemmin.

Projektisalkunhallintajärjestelmän käyttöä laajennettiin kattamaan investointien ja hankintojen seuranta saman alustan ja toteutuksen päällä. Näin investoinnit tuleville vuosille saadaan tukemaan toiminta- ja taloussuunnittelua aiempaa paremmin.