Palvelukeskus on olennaisessa roolissa, kun kunnan talous- ja henkilöstöhallintoa ulkoistetaan.

- Mitä kaikkea pitäisi ottaa huomioon, kun eri vaihtoehtoja lähdetään kartoittamaan? Kuinka tarkkaan on analysoitu millaisia palveluja tarvitaan, millainen palvelukokoonpano olisi paras meille ja kuka sen pystyisi tarjoamaan? kysyy Abilitan myyntijohtaja Frej Salmela.

- Tekoälyn, robotiikan ja automaation hyödyntäminen on välttämätöntä, jotta saadaan vaadittua tehokkuutta ja voidaan käsitellä suuria tietomassoja. Palveluntuottajan tekninen osaaminen, joustavat ratkaisut ja hyvä sisäinen ohjaus mahdollistavat palveluiden tavoitettavuuden kilpailukykyiseen hintaan. Ketterät palvelukeskukset pärjäävät kilpailussa, kertoo Kuntien Hetapalveluiden toimitusjohtaja Tuomo Vähäsarja.

Olisiko hybridi parempi vaihtoehto?

Monesti ulkoistetaan taloushallinto tai palkanlaskenta henkilöstöineen. Kannattaa kuitenkin miettiä onko koko henkilökunnan siirtäminen tehokasta vai halutaanko pitää ydintalousosaaminen kunnalla.

- Konseptin voi koota monella eri tavalla. On mahdollista räätälöidä kunnalle optimaalinen paketti huomioiden resurssit ja tulevat eläköitymiset. Voidaan ulkoistaa rutiinit, mutta jättää itselle esimerkiksi pääkirjanpitäjä tai yksi palkanlaskija. Hybridipalveluilla voidaan yhdistää omaa ja vierasta osaamista sekä resursseja, jotta saadaan paras lopputulos, Frej Salmela sanoo.

Järjestelmiä ei voi ohittaa ulkoistamalla

Jos kunta haluaa välttää tietojärjestelmien kilpailuttamisen ulkoistamalla koko palvelun, vie tämä usein ojasta allikkoon. Monet palveluntuottajat käyttävät samoja tietojärjestelmiä kuin kunnat, jolloin kunnan henkilöstö joutuu edelleen käyttämään samaa järjestelmää, vaikka itse palvelu olisikin ulkoistettu. Asiat eivät ratkea parempaan suuntaan, kun ulkoistuspartneri ottaa vanhan järjestelmän suoraan käyttöön. Olisikin tärkeää selvittää jo kilpailutusvaiheessa mitä järjestelmää palveluntuottaja käyttää.

- On katsottava kokonaisuutta, ei pelkästään palvelukeskuksen hintalappua. Tehoton palvelukeskus tuo kunnalle lisätöitä. On sama vähennetäänkö työtä kunnan päässä vai palvelukeskuksessa, molemmat satavat kunnan tai liikelaitoksen laariin, painottaa Tuomo Vähäsarja.

Huonosti määritellyt tavoitteet tai puuttuva tahtotila heijastuvat myös käyttöönottovaiheeseen. On tärkeää myös varmistaa kenelle järjestelmien päivitys kuuluu. Suurin osa palvelukeskuksista on voittoa tavoittelemattomia, jolloin investoinnit ja järjestelmien uusinnat tulevat kuntien maksettavaksi.

Oliko ulkoistus pettymys?

Aina ulkoistus ei onnistu. Palvelun sisältö ei ole sitä mitä tavoiteltiin ja kustannukset eivät laskeneet. Iso palveluntuottaja voi olla jäykkä, eikä ole valmis säätämään palveluitaan pienemmille asiakkaille. Myös tarpeet ja tahtotila ovat kunnissa hyvin erilaisia. Pienessä kunnassa pelkkä käyttöönotto voi olla puoli miljoonaa euroa. Käyttämällä aikaa ja resursseja suunnitteluun voidaan saada jopa sadan tuhannen euron säästöt. Eikä ainoastaan käyttöönotossa vaan vuosittaisissa kustannuksissa.

- Toisaalta on taidetta eritellä hinnat, kun kunnalle ja sen liikelaitoksille tuotetaan räätälöityä palveluja ja kukin maksaa omista palveluistaan, Frej Salmela nauraa.

- Onnistunut ulkoistus vaatii myös palvelukeskukselta todella paljon osaamista sekä hallitut sisäiset prosessit. Kunta voi välttää karikkoja käyttämällä kilpailutuksessa apuna ulkopuolista puolueetonta asiantuntijaa. Asiantuntijaan käytetty raha tulee moninkertaisena takaisin sujuvana käyttöönottona ja tehokkaana palveluna, Tuomo Vähäsarja summaa.

Info:

Kuntien Hetapalvelut Oy on yhdentoista kunnan omistama voittoa tavoittelematon osakeyhtiö, joka tuottaa henkilöstö- ja taloushallinnon palveluja kuntien ja kaupunkien omistamille yrityksille. HETAn toiminta on laajentunut Pohjois-Pohjanmaalta perinteisten maakuntarajojen ulkopuolelle.

Oy Abilita Ab on järjestelmätoimittaja, jolla on 35 vuoden kokemus kuntasektorin integroiduista ja skaalautuvista tietojärjestelmäratkaisuista talous- ja henkilöstöhallintoon, varhaiskasvatukseen sekä sosiaali- ja terveydenhuoltoon. Palvelut kattavat kaiken konsultoinnista käyttäjätukeen ja järjestelmien jatkuvaan kehittämiseen.