Kuntasektori ei ole vielä täysimääräisesti hyödyntänyt digitalisaation mahdollisuuksia. Vanhentuneet ja jäykät tietojärjestelmät ovat yksi digitalisoinnin esteistä.

- Kunnissa digitalisointi on aloitettu asiakaspalvelusta, mikä onkin tärkeä toiminto. Kuntalaiset kaipaavat uusia innovatiivisia palveluja, mutta kunnan sisäisten toimintojen kehittäminen on jäänyt kaiken muun jalkoihin. Back office -tietojärjestelmät kärsivät edelleen hapenpuutteesta, sanoo Oy Abilita Ab:n myyntijohtaja Frej Salmela.

Moni kunta käyttää yhä 1990-luvulta peräisin olevia järjestelmiä, joiden ohjelmistotekniset ratkaisut ovat vanhentuneet. Valtio ja ministeriöt vaativat jatkuvasti uusia keskitettyjä tietopalveluja ja erilaista tilastodataa, joka entisestään haastaa kuntia ja tietojärjestelmätoimittajia. Esimerkiksi kuntien ja kuntayhtymien taloustietojen raportointi tulee muuttumaan automatisoiduksi vuonna 2021 ja XBRL onkin hyvä mittari talousjärjestelmän nykyaikaisuudesta ja joustavuudesta.

- Miksi kunnissa ollaan tässä tilanteessa? Tietojärjestelmien uusiminen maksaa suhteellisen paljon ja käyttöönottoprojektit sitovat henkilökuntaa. Kehitys vaatii myös toimintakulttuurin muutosta ja tässä asiassa moni kunta on jäänyt pahasti jälkeen. Jos ratkaisua ei löydy, kunta maksaa toimimattomista järjestelmistä ja samalla jarruttaa organisaation kykyä tehostua ja kehittyä, eli tuloksena on tuplasti vahingollinen tilanne, Frej Salmela painottaa.

Toimintojen kehittämisellä on mahdollista saada suuria säästöjä. Esimerkiksi robotiikan hyödyntämisellä voidaan tehostaa käytettäviä järjestelmiä ja siirtää osa manuaalisesti tehtävästä työstä koneille. Robotiikka tuo apua ja tehoa joksikin aikaa, mutta se ei ratkaise perusongelmaa vanhentuneiden järjestelmien kanssa.

Kilpailutus on tapa saada parempaa palvelua

- Kilpailutus ei ole rakettitiedettä, vaikka se voikin tuntua juridisesti haastavalta. Kuntien olisi rohkeammin uskallettava kilpailuttaa myös tietojärjestelmiä. Mitä yksinkertaisempi kilpailutus, sitä parempi lopputulos yleensä saavutetaan, Frej Salmela neuvoo.

Jos kilpailutusta ei tehdä, kunnalla on kaksi vaihtoehtoa: hankkia palvelut in house -mallilla tai ulkoistamalla, mutta kumpikaan ei välttämättä ole se optimaalisin ratkaisu.

Kuntayhteistyöllä voimaa ja säästöjä

- Kuntayhteistyö tulee kasvamaan, sillä monessa kunnassa ei ole ollut aikaa, rahaa eikä osaamista hoitaa digiasioita kuntoon, toisissa kunnissa ulkoistamalla on saatu kallista ja kunnan tarpeisiin sopimatonta palvelua. On selvästi nähtävissä, että yhä useampi talous- ja henkilöstöhallinnon ulkoistanut kunta hakee vaihtoehtoisia ratkaisuja, kertoo Frej Salmela.

Yhteistyössä kunnat pystyvät hankkimaan suurempia kokonaisuuksia ja säästävät sievän summan. Samalla yhteistyötä voi suunnitella syvemminkin, tehostaa kunnan toimintoja ja yhdistää voimavaroja naapurikuntien kanssa. Näin turvataan kuntien resursseja.

- Tarvitaan joustavia järjestelmiä, joita voidaan muokata toimintaympäristön niin vaatiessa. Hyvin rakennetulla järjestelmällä voidaan jatkossakin tuottaa palveluja itse, Frej Salmela sanoo.

- Kunta on monimutkainen organisaatio, joka palvelee kuntalaisia mitä erilaisimmilla tuotteilla ja palveluilla. Abilita on järjestelmätoimittaja, jolla on 35 vuoden kokemus kuntasektorin integroiduista ja skaalautuvista tietojärjestelmäratkaisuista. Autamme hankkimaan joustavan tietojärjestelmän, jota voidaan muokata aina tarvittaessa toimintaympäristön ja vaatimusten muuttuessa, Frej Salmela lupaa.