Matka- ja kululaskujen sähköistäminen

Narvi Oy on saunatuotteita ja tulisijakomponentteja valmistava kotimainen yritys, jonka tehtaat sijaitsevat Rauman Lapissa, Satakunnassa. Tunnetuimpia tuotteita ovat kiukaat. Yrityksen tuotemerkkejä ovat Narvi, Aito ja Kota.

“Ennen kuin aloitin työt Narvilla, taloushallintoamme hoiti ulkopuolinen tilitoimisto”, kertoo Riitta-Stiina Salovaara, Narvin talouspäällikkö. “Tilitoimisto käytti Visma.net Expenseä, jolla hoidettiin matka- ja kululaskut sekä Visma Fivaldia, jolla hoidettiin yrityksemme kirjanpito sekä palkanlaskenta.”

Vuoden 2018 alussa Narvi siirsi Visma.net Expensen ja Visma Fivaldin tietokannat itselleen, koska kirjanpito haluttiin tehdä itse. “Siirto sujui molempien ohjelmistojen osalta todella hyvin ja ripeästi ilman pidempiä käyttökatkoja. Emme huomanneet, että mitään tietoja olisi puuttunut siirron jäljiltä”, toteaa Salovaara.

Siirron myötä Narvilla on itsellään tietokannat, lisenssit ja pääkäyttäjäoikeudet ohjelmistoihin. Ulkopuoliselle tilitoimistolle on annettu pääsy ohjelmistoihin, sillä he hoitavat edelleen yrityksen palkanlaskennan.

Visma.net Expense on koettu hyödylliseksi

Narvilla Expenseä käyttävät toimitusjohtaja, osa hallinnon työntekijöistä, aluemyyntipäälliköt sekä viennin työntekijät. Käytössä heillä on myös Visma Attach -mobiilisovellus, jota käyttämällä kuitit voidaan kuvata kännykällä ja lähettää Expenseen. Tämän jälkeen ne ovat helposti poimittavissa matkalaskun liitteeksi.

“Visma.net Expense on selkeä, helppokäyttöinen ja itseohjautuva ohjelmisto. Ulkoasu on freesi ja selkeä, asiat on helppo löytää, eikä ole ylimääräisiä tietokenttiä vaan juuri ne mitä pitääkin. Näin ollen käytössä ei voi mennä metsään,” sanoo Salovaara. “Uusien käyttäjien kanssa käymme perehdytyksen yhteydessä läpi ohjelmaa ja teemme mahdollisesti yhden laskun yhdessä, se on ollut riittävä perehdytys ohjelman käyttöön."

Osa Narvin työntekijöistä on paljon tien päällä, ja näin ollen etäisyys omaan esimieheen saattaa olla pitkä. Expensen myötä kulujen kirjaaminen ja hyväksyminen hoituvat mistäpäin maailmaa tahansa, kunhan käytössä on Internet-yhteys.

“Mielestäni yksi selvä etu on, ettei kotimaan ja ulkomaan päivärahoja tarvitse itse tarkastaa, vaan ohjelmisto antaa päivärahan oikean euromäärän ja laskee nämä matkustusajan perusteella automaattisesti oikein”, kommentoi Salovaara. “Ohjelmisto myös lähettää hyväksyjälle muistutusviestejä, joten hyväksyminen ei pääse unohtumaan.”

Narvilla yrityksen luottokortilla maksetut kulut laitetaan myös Expenseen. Laskuun tehdään merkintä, josta käy ilmi, että kyseessä on yrityksen maksama kulu. Näin kaikkien kulujen kuitit löytyvät yhdestä paikasta, eikä pääkäyttäjältä kulu aikaa siihen, että hän joutuisi erikseen kyselemään kuittien perään. Tähän liittyen Salovaaralla on mielessään kehitysehdotus; “Työtäni helpottaisi, jos saisin valmiin raportin, jossa olisi eroteltuina työntekijän itse maksamat ja yrityskortilla maksetut kulut. Tällä hetkellä käyn poimimassa nämä tiedot ohjelmistosta käsin ja tähän menee aikaa.”

Uusia, työtä helpottavia toiminnallisuuksia Narvilla kokeillaan rohkeasti. “Juuri tällä viikolla olemme ottaneet käyttöön Nordean First Card -yrityskortteja. Eli kun työntekijä maksaa luottokortilla kulun, kirjautuu tieto tapahtumasta suoraan Expenseen. Tällöin työntekijä tietää kaikki kulunsa, joihin kuitti tulee liittää. Tämän pitäisi vähentää puuttuvien kuittien määrää,” kertoo Salovaara.

Suosittelisitko Visma.net Expenseä muille yrityksille?

“Kyllä suosittelen. Osa työntekijöistämme on fyysisesti eri puolilla Suomea ja välillä ympäri maailmaakin. Nyt ohjelmistoa voi käyttää missä tahansa, kunhan on nettiyhteys. Ohjelmistoa on helppo käyttää ja sähköisyys säästää aikaa. Lisäksi mobiilisovelluksen kautta valokuvan ottaminen kuitista ja liittäminen matka- tai kululaskuun on tehty vaivattomaksi”.

Tutustu Visma.net Expense -matkalaskuohjelmaan.>>