Hae it-yrityksiä
osaamisalueittain:

Kiinteistöpalvelu KNL Oy: ”Ei pelkästään puolittanut konttorityöskentelyä, vaan paljon enemmän”

Referenssi"Kasvusta huolimatta pärjäämme nyt konttorilla paljon pienemmällä väellä. Adminet ei ole pelkästään puolittanut konttorityöskentelyä, vaan paljon enemmän." - Janne Nurmi

-----

Kiinteistöpalvelu KNL perustettiin Poriin vuonna 2014. Yritys on erikoistunut liikekiinteistöjen sähkö-, automaatio-, LVI- ja kylmäalan huoltoihin ja asennuksiin sekä kiinteistönhoitoon.

Kasvu vaati toimintatapojen nykyaikaistamista

Kasvun myötä yrityksessä tuli ajankohtaiseksi päivittää toimintatavat nykyaikaisemmiksi, sillä alussa käyttöön otettu ohjelmisto ei pysynyt mukana kasvavan yrityksen vauhdissa. Rutiinikirjausten automatisoimiseksi ja työtilausten hallinnan sujuvoittamiseksi yrityksessä päädyttiin ottamaan käyttöön Adminet huhtikuussa 2018.

– Aluksi käytössämme oli hyvin yksinkertainen ohjelmisto, jossa ei juuri ollut automatiikkaa ja sillä ei kyllä mitenkään pärjättäisi enää nykypäivänä. Väkimäärä oli kasvanut huimaa vauhtia ja alkoi olla enemmän palkanlaskentaa, tarvikeostoja, laskutusta ja kaikkea muuta, joten meillä tuli tarve paljon kehittyneemmälle ratkaisulle. Adminet vaikutti järkevältä ja siihen kuului niin paljon automatiikkaa, että työvaiheita on jäänyt hirveästi pois, hallintopäällikkö Kirsi Kangasjärvi avaa valinnan taustoja.
– Meillä oli siinä kohtaa 15 henkilöä töissä ja pojat täyttivät vielä tuntilappunsa ja työmääräimet paperille. Niiden paperilappujen käsittelyyn meni ihan älyttömiä määriä aikaa. Ajatus oli päästä eroon paperilapuista ja saada nopeutettua laskutuksen kiertoa Adminetin mobiililla – ja näin siinä sitten tapahtui, hallituksen puheenjohtaja ja yrityksen perustaja Janne Nurmi lisää.

Vaikka järjestelmän käyttöönotossa riitti tiedonsiirtoa ja opettelemista, päästiin yrityksessä nopeasti hyödyntämään Adminettiä täysipainoisesti.

– Varsinkin ostolaskujen siirtämisessä vanhasta ohjelmasta riitti alussa tekemistä, mutta käytöstä pääsimme nopeasti jyvälle. Tärkeä asia alkuvaiheessa oli se opastus ja tuki, jota Admicomilta saimme. Laitan edelleenkin ahkerasti tukipyyntöjä aina, kun vastaan tulee uusia asioita. Sitä kautta saa nopeasti avun ja hyvät ohjeet. Saamamme tuki on ollut isossa roolissa siinä, että olemme päässeet niin hyvin sisälle ohjelman käyttöön, Kangasjärvi kertoo.

Myös vajaa vuosi sitten kaupan alalta yrityksen toimintaan mukaan tulleen Saija Rytilahden mukaan Adminetin käyttöön oli helppo päästä käsiksi:

– Hyppäsin ihan ummikkona toimialalle ja Adminetin käyttöön, jonka perusteisiin sain aluksi etäkoulutusta. Mielestäni kaikki oli niin loogista, että jos osaa käyttää tietokonetta, osaa käyttää Adminettiä. Saatavilla on myös tosi hyvät ohjeet eri toimintoihin ja tarvittaessa voi kääntyä tuen puoleen. On tosi hienoa, että toisessa päässä on aina asiantunteva tuki, josta saa hyvää palvelua ja apua ongelmiinsa.

Mobiililla tehoa työtilausten hallintaan

Kiinteistöpalvelu KNL:n toiminnalle kaikista tärkeintä on ollut saada sujuvuutta työtilausten hallintaan Adminetin mobiilityökalujen avulla, sillä yritys toteuttaa vuosittain noin 3500 yksittäistä työtilausta. Työnjohdon apuna kohteita ja työtilauksia avaava sekä valmiita töitä laskuttava Rytilahti kertoo, että työtilausten hallinta on helpottunut prosessin alusta alkaen:

– Saan avattua valmiille pohjalle nopeasti uuden työn ja siihen asentajat vain kirjaavat kentällä tunnit, kilometrit ja tarvikkeet sekä kuittaavat tilauksen valmiiksi. Sen jälkeen laskuttaminen on muutaman klikkauksen päässä, joten mitään ei jää roikkumaan. Kun kaikki palikat ovat kohdillaan, työtilausten hallinta on helppoa ja nopeaa, eikä mene hirveää määrää tunteja asioiden selvittelyyn tai papereiden käsittelyyn.

Töiden organisointia helpottaa myös työpooli, josta asentajat voivat kentällä ollessaan poimia vapaita töitä silloin, kun kalenterissa ei ole mitään heille valmiiksi osoitettua työtä.

– Työpooli on erittäin hyvä kiireettömien töiden hoitamiseen. Jos asentajalla on kalenterissaan tyhjä väli, vapaan työn voi poimia poolista ja lähteä tekemään sitä. Näin vältetään hukkatunteja ja työnjohtajiakin helpottaa, kun ei tarvitse koko ajan soitella asentajille, mitä seuraavaksi tehdään. Sen ansiosta työnjohtajat ehtivät paremmin tehdä omia töitään ja keskittyä esimerkiksi tarjouslaskentaan, Nurmi kertoo.

Sähköinen tiedonsiirto toimiston ja työmaan välillä on näkynyt yrityksessä monella tapaa. Reaaliaikainen toimintatapa on muun muassa nopeuttanut rahankiertoa, varmistanut laskutuksen ja poistanut manuaalista työtä.

– Aikaisemmin asentajat täyttivät paperilla tuntilappunsa ja ne syötettiin toimistolla koneelle. Nyt sekin työvaihe on jäänyt pois, kun kaikki kirjaukset tulevat mobiilista suoraan järjestelmään, Kangasjärvi kertoo.
– Työ- ja tarvikekirjaukset ovat myös heti laskutettavissa oikealla kohteella, eikä mitään jää laskuttamatta. Työtilausten hallinta mobiilityökaluilla on nopeuttanut laskunkiertoa tosi paljon ja eurot kilahtavat nopeammin kassaan. Myös sopimuslaskutus on sujuvoitunut, kun laskut lähtevät automaattisesti joka kuukausi – niistä ei tarvitse itse huolehtia lainkaan, Nurmi toteaa.

Rytilahden mukaan myös tiedonhallinta on sujuvaa ja läpinäkyvää, mikä helpottaa monissa arjen tilanteissa:

– Työskentelyä helpottaa se, että kaikesta jää jälki ja vanhoihinkin tietoihin pääsee nopeasti käsiksi. Esimerkiksi uusia tilauksia avatessa on helppoa tarkistaa, mitä asiakkaan kiinteistössä on aiemmin tehty. Asentajan kentällä kirjaamien tekstien perusteella puolestaan saa laskulle selvityksen tehdyistä toimenpiteistä. Tämä tuo toimintaamme luotettavuutta ja läpinäkyvyyttä myös asiakkaan näkökulmasta.

Seuranta ja automatiikka helpottavat kasvua

Tehokkaamman työtilausprosessin lisäksi Kiinteistöpalvelu KNL:n kasvavalle toiminnalle on ollut tärkeää saada ajantasaisempi ote yrityksen liiketoimintaan.

– Seuranta on huomattavasti ajantasaisempaa. Esimerkiksi tulos- ja taselaskelmaa sai ennen odotella lähes pari kuukautta. Aiemmin myös koostin itse rahoitusennusteen omistajille, jotta tiedettäisiin vähän missä mennään. Nyt näemme yhdellä napin painalluksella paljonko tällä viikolla pitäisi tulla ja lähteä rahaa. Se on oman työni kannalta tärkeä päivittäinen työkalu, jonka perusteella teen päätöksiä esimerkiksi laskutuksen suhteen, Kangasjärvi kertoo.
– Varsinkin kasvussa on oleellista nähdä koko ajan missä mennään ja onko rahaa tulossa vai ei. Pystymme seuraamaan ajantasaisesti esimerkiksi tulosraportteja, rahoitusennustetta, laskuttamattomia työtilauksia ja asiakaskohtaisia lukuja. Ajantasainen seuranta on ihan ehdottoman tärkeää, jotta tietää, voiko kasvaa vai täytyykö jarruttaa, Nurmi lisää.

Kirsi Kangasjärvi toteutti pitkäaikaisen haaveensa muutosta lämpimään ja työskentelee nykyään kotitoimistosta Espanjasta käsin: ”Kaikki sujuu hienosti, kun on ohjelmat netissä ja puhelin toimii – olinpa sitten Porissa tai Espanjassa.”

 

Toimistolla Adminetin vaikutus on ollut iso automatiikan hoitaessa rutiineja ja helpottaessa hallinnollista työtä.

– Adminetissä on niin paljon automatiikkaa, että monesta asiasta on jäänyt ihan hirveästi työvaiheita pois. Iso asia on esimerkiksi se, että Adminet tiliöi automaattisesti ostolaskut, joita meille tulee noin 150 viikossa. Lisäksi kirjanpito, palkanlaskenta, verot ja ammattiyhdistysmaksut on automatisoitu. Vanhalla ohjelmalla työmäärä oli ihan valtaisa Adminettiin verrattuna ja nykyään tarvittaisiin toimistolle varmaan parikin ihmistä lisää. Nyt omaa työpanosta on pystynyt suuntaamaan vähän eri asioihin, Kangasjärvi kertoo.
– Muistan kun Kirsi aloitti reilu neljä vuotta sitten, niin minulla oli vähän laskutus jäljessä ja arviolta metrin korkuinen paperipino, jota hän alkoi purkaa. Eihän sellaista paperimäärää kukaan pysty hallitsemaan. Kasvusta huolimatta pärjäämme nyt konttorilla paljon pienemmällä väellä, ja mielestäni tässäkin on ollut oleellista kaikkien kirjausten saaminen sähköiseksi mobiilia hyödyntäen. Adminet ei ole pelkästään puolittanut konttorityöskentelyä, vaan paljon enemmän, Nurmi toteaa.

Kysy lisää! >>

Suosittelija:

Kasvusta huolimatta pärjäämme nyt konttorilla paljon pienemmällä väellä. Adminet ei ole pelkästään puolittanut konttorityöskentelyä, vaan paljon enemmän.

Janne Nurmi

Pinterest
Referenssin infoboxi
Admicom Finland Oy

Tiedot

Tilaaja: Kiinteistöpalvelu KNL Oy

Lisätietoja

Yritysprofiili Admicom Finland kotisivut

Tagit

Jos tarjontatagi on sininen, pääset klikkaamalla sen kuvaukseen

Liiketoimintaprosessi

BI ja raportointi
Hankinta
Myynti
Projektinhallinta
Taloushallinto
Tietohallinto
Toiminnanohjaus ERP
Tuotanto
Viestintä

Erikoisosaaminen

Mobiilikehitys
Ohjelmistokehitys
Pilvipalvelut / SaaS

Toimialakokemus

Rakentaminen

Tarjonnan tyyppi

Konsultointi
Tuki- ja ylläpitotyö
Valmisohjelmisto

Omat tagit

Adminet
Huolto ja kunnossapito
huolto- ja asennuskäyttö
huolto
Huoltoliiketoiminta
huoltotyö
Huoltopalvelut
liikkuva huolto
asennusorganisaatio
Asennus
kiinteistöautomaatio
liikekiinteistö
Palkanlaskenta
palkanlaskentaohjelma
palkanlaskentaohjelmisto
laskutus
laskutusprosessi
automaattiset laskutusperusteet
Laskutusohjelma
Sähköinen laskutus
verkkolaskutus
automatisointi
automatiikka
prosessien automatisoiminen
prosessien automatisointi
taloushallinnon prosessien automatisointi
taloushallinnon automatisoidut prosessit
Mobiili ERP
Mobiili toiminnanohjausjärjestelmä
mobiili työ
mobiilikäyttö
mobiiliratkaisu
Etäkäyttö
Etätyö
Etätyöskentely
tuntikirjaus
tuntikirjausjärjestelmä
työmaaraportointi
Ostolaskut
Ostolaskujen käsittelyn automatisointi
sähköinen ostolaskujen kierrätys
Sähköiset ostolaskut
työtilaukset
työmaakäyttö
työmaadokumentointi
työmaan raportointi
resursointi
huoltokalenteri
kalenteri
Tarjouslaskenta
reaaliaikainen
reaaliaikainen kirjanpito
rahaliikenne
tiedonhallinta
skaalautuvuus
johdon raportointi
raportointiratkaisu
talouden automaatio
talouden ohjaus ja suunnittelu
Digitaalinen taloushallinto
talouden suunnittelu ja ohjaus
Sähköinen taloushallinto
Budjetointi ja ennustaminen
veroraportit
kiinteistönhoito
sähköinen työmääräin

Siirry yrityksen profiiliin Admicom Finland kotisivut Yrityshaku Referenssihaku Julkaisuhaku

Admicom Finland - Asiantuntijat ja yhteyshenkilöt

Asiantuntijoita ja yhteyshenkilöitä ei ole vielä kuvattu.

Admicom Finland - Muita referenssejä

Admicom Finland - Muita bloggauksia

Digitalisaatio & innovaatiot blogimedia

Blogimediamme käsittelee tulevaisuuden liiketoimintaa, digitaalisia innovaatioita ja internet-ajan ilmiöitä

Moni työmailla ahertava kaipaa digitaalista tiedonkeruumenetelmää – “Työ tehostuu, kun asiat hoituvat yhdessä sovelluksessa”
H2C tuo koodausopinnot kaupunkeihin, joissa ohjelmoinnin osaajista on pulaa - töihin it-alalle on monia väyliä
Traficomin selvitys: Nousevilla ICT-teknologioilla on iso vaikutus kestävään kehitykseen

Etusivu Yrityshaku Pikahaku Referenssihaku Julkaisuhaku Blogimedia