Huomisen hoito syntyy tutkimustuloksista, joihin päästään datan avulla. Näihin johtavia tietoluovutuksia hallinnoidaan Luotsi-järjestelmässä. Yliopistollisen sairaalan yhtenä lakisääteisenä tehtävänä on tieteellisen tutkimustoiminnan turvaaminen ja sen kehittäminen alueellaan. Varsinais-Suomen hyvinvointialueen alainen Tutkimuksen ja Opetuksen Auria Tietopalvelut perustettiin vuonna 2014 tukemaan biopankkitoimintaa sekä koostamaan tieteellisen tutkimuksen vaatimia aineistoja. Tänä päivänä se haluaa olla edelläkävijä myös digitaalisen kehityksen saralla. Kehitimme yhdessä Auria Tutkimuksen ja Opetuksen Tietopalveluiden kanssa Luotsi-nimisen järjestelmän potilastietojen luovuttamiseen, toiminnanohjaukseen ja asiakashallintaan.

Lähtötilanne ja haasteet

Tutkimuksen ja Opetuksen Auria Tietopalveluille nykyaikaiset ja avoimeen lähdekoodiin pohjautuvat teknologiaratkaisut ja vahva ymmärrys potilasaineistoista ovat keskeisessä roolissa heidän toimintansa toteuttamiseksi ja asiakkaiden palvelemiseksi. Organisaatio palvelee mm. terveystieteellistä tutkimusta tekeviä akateemikkoja, lääketeollisuutta, lääkäreitä ja opiskelijoita sekä monia viranomais- ja valtionhallinnon tahoja. Jotta asiakaspalvelu olisi ensiluokkaista, Auria Tietopalvelut haluaa olla edelläkävijä myös tietotuotannon ratkaisujen saralla.

Auria Tietopalvelujen käyttämä potilastietojen luovutusrekisteri, johon tutkimuskohorttien luovutuksia ja asiakastietoja kirjattiin, ei toisiolakimuutosten jälkeen enää täyttänyt kaikkia lain asettamia vaatimuksia. Se oli myös alunperin toteutettu niin, että se ei enää palvellut niitä tarpeita, joita organisaatiolla ja järjestelmän käyttäjillä oli. Keskeisiä syitä uuden järjestelmän tarpeeseen olivat siis Auria Tietopalvelujen oma toiminnanohjaus sekä potilastietojen luovutuksen lokitus lakisääteisesti.

Tämän kaltaiselle organisaatiolle on luontaista hyödyntää ulkopuolisia ohjelmistoinsinöörejä omissa digitaalisen kehityksen projekteissaan. Näin he saavat tiimiinsä osaamista, jota heidän ei ole perusteltua hankkia, sillä ydintoiminnan suora tukeminen ei kaipaa laajaa full stack -osaamista.

“Kilpailutimme useamman ohjelmistokonsultteja tarjoavan toimijan Luotsi-hankkeen toteuttamiseksi ja Idention halu ymmärtää, kuunnella tarpeitamme ja tarjota monipuolisia lähestymisratkaisuja, sekä tahto saattaa hanke kunnialla maaliin herätti luottamuksemme”, projektipäällikkö Minna Blomster kertaa.

Luotsin käyttöönotto säästää asiakaspalvelussamme huomattavan määrän aikaa ja sen avulla toimintamme kehittäminen helpottuu merkittävästi

– Minna Blomster, projektipäällikkö, Tutkimuksen ja Opetuksen Auria Tietopalvelut

Mitä teimme

UX- ja UI-suunnittelu

Auria Tietopalveluissa uskotaan, että yksinkertainen ja tarkkaan harkittu kestää aikaa. Siksi he päättivät panostaa ohjelmiston suunnitteluvaiheeseen. Toteutimme yhdessä asiakkaan kanssa käyttäjätutkimuksen, jossa haastateltiin ja havainnoitiin aiemman luovutusrekisterin käyttäjiä. Tutkimuksessa selvisi, että käyttäjien haasteet eivät liittyneet niinkään itse järjestelmän tai sen käyttöliittymän toimivuuteen, vaan monimutkaiseen tapahtumasarjaan, jonka yhden kirjauksen tekeminen vaati. Lisäksi selvisi, että käyttäjät olivat keksineet erilaisia kikkoja, joilla he toteuttivat sellaisia asioita, joihin vanha järjestelmä ei taipunut. Näiden tietojen pohjalta lähdimme suunnittelemaan uutta järjestelmää, joka helpottaisi aidosti käyttäjien työtä ja palvelisi heidän tarpeitaan paremmin.

Tutkimuksen jälkeen hahmottelimme järjestelmäkartan ja informaatioarkkitehtuurin, jotka toimivat pohjana käyttöliittymän suunnittelulle. Uudessa käyttöliittymässä oli tärkeää selkeys ja käytettävyys. Otimme huomioon myös asiakkaan brändin, joka ohjasi väri- ja typografiavalintoja. Suunnitteluvaiheen lopputuotoksena toimitimme asiakkaalle uuden järjestelmän UI-designit Figmalla rakennetun interaktiivisen prototyypin muodossa. Prototyyppi sisälsi suurimman osan uuden järjestelmän näkymistä ja lisäksi loimme Figmaan komponenttikirjaston, jonka avulla asiakkaan oli mahdollista rakentaa tarvittaessa lisää näkymiä.

Ohjelmistokehitys

Projektin lähtökohta oli se, että uudesta järjestelmästä haluttiin rakentaa ensin minimum viable product eli MVP. Määrittelimme ensin yhdessä asiakkaan kanssa MVP:n tavoitteet, projektin aikataulun ja seurantatavat, kommunikaatiokanavat, projektiorganisaation ja roolit. Idention ohjelmistokonsultti oli vastuussa uuden järjestelmän kehityksestä.

Alkuvaiheessa tuli ensin tehdä teknologiavalinnat, joita kävimme läpi yhdessä asiakkaan kanssa. Keskeisiä kriteerejä olivat osaajien löytyminen myös tulevaisuudessa, teknologioiden, ohjelmistokielten ja rajapintojen kypsyys ja vakaus, sekä ohjelmistokielten kehitysyhteisöjen toimivuus ja ohjelmoinnin ketteryys . Projektissa päädyttiin käyttämään Reactia, Remixiä ja TypeScriptiä. Autoimme myös Auria Tietopalveluiden tiimiä ottamaan haltuun uudet teknologiat ja vastasimme mm. projektinjohtajan tiedusteluihin integroinneista eri alustoille.

Rakensimme yhdessä asiakkaan kanssa kokonaan uuden järjestelmän, joka pitää sisällään hallintapaneelin, hankelistauksen ja asiakas-välilehden. Järjestelmän kautta hankkeita eli asiakkaiden tietopyyntöjä voidaan hallita vaivattomasti. Se pitää sisällään hakutoiminnon, hankkeen statuksen, keskeiset tiedot ja mahdollisuuden muokata hankkeita ja asiakkuuksia. Ennen kaikkea se mahdollistaa tietoluovutusten, hankkeiden ja tarjottavien palvelujen lokituksen lakisääteisesti. 

Uusi järjestelmä tekee myös viranomaisten palvelemisen entistä helpommaksi. Mikäli viranomaiset kysyvät tietojen luovutusperusteita, voi kyselyyn vastata kuka tahansa työntekijöistä ilman teknistä taustaa tai osaamista, graafista käyttöliittymää hyödyntäen. Vanha järjestelmä ei mahdollistanut tätä, vaan vaati käyttäjältään vähintään SQL:n perusteet.

Yhteistyössä vallitsivat alusta asti vahva molemminpuolinen luottamus ja positiivinen tekemisen meininki. Kehitystyötä tehtiin järkevästi ja ennen kaikkea laadukkaasti askel kerrallaan.

–

Joni Virtanen, Ohjelmistoinsinööri, Identio

Lopputulos ja tulevaisuus

Luotsi-ohjelmisto tulee toimimaan selainikkunassa Auria Tietopalvelujen sisäverkossa ja helpottaa niin tietopoimijoiden, tietoluovuttajien, yksikön johdon kuin asiakaspäällikön työtä. Luotsi tukee palvelutoiminnanohjausta, asiakashallintaa ja laskutuksen seurantaa. Ohjelmiston tietokantaan tallentuva tieto auttaa asiakasta myös tunnistamaan palvelun tuottamisessa aiheutuvia kustannuksia ja aikatauluttamaan töitä tulevaisuudessa.

Uuden ohjelmiston myötä Auria Tietopalvelut voi vastata rekisterin tietojen luovutuksista toisiolain mukaan. Heidän laskelmiensa mukaan uusi ohjelmisto säästää huomattavasti aikaa asiakaspalvelutyössä, sillä uusi ohjelmisto mahdollistaa myös asiakashankkeiden statuksen seurannan. Auria Tietopalveluilta vahvistetaan, että Luotsi ajaa organisaatiota entistä standardisoidumpaan ja laadukkaamman tietotuotannon suuntaan.

Auria Tietopalveluilla uskotaan vahvasti, että myös muut suomalaiset rekisterinpitäjät hyötyisivät tästä ratkaisusta tulevaisuudessa.