Case Voimatel: Uudistus kaikilla lisukkeilla, kiitos! Voimatelissa hyödynnettiin monipuolisia ratkaisuja

Referenssi Uudistus kaikilla lisukkeilla, kiitos! Voimatelissa hyödynnettiin monipuolisia ratkaisuja

Mitä palveluita valitsisit järjestelmiisi, jos laittaisit kaiken uusiksi? Voimatelissä tietojärjestelmien kokonaisuudistusta rikastettiin integraatiopalvelulla, alihankinta- ja asiakasportaaleilla sekä Voimis-mobiilisovelluksella.

Voimatel on vuonna 2001 perustettu kotimainen yritys, joka suunnittelee, rakentaa ja ylläpitää sähkö- ja tietoliikenneverkkoja. Kun aiemmat tietojärjestelmät eivät enää palvelleet nopeasti kasvavaa yritystä, päätettiin niiden osalta tehdä kokonaisvaltainen uudistus.

Toiminnanohjausjärjestelmän uusimisen yhteydessä Voimatelissä syntyi tarvetta muillekin tiedonkulkua parantaville ratkaisuille. Digia valittiin toteuttamaan integraatioväylä useiden järjestelmien välille sekä mobiilikäyttöliittymä Voimis. Lisäksi Digia toimitti Voimatelille kokonaisuuteen liitetyt alihankinta- ja asiakaspalveluportaalit.

Yhdistetty tieto lisää hallintaa

Voimatelillä on hyvin erilaisia asiakkuuksia ja tehtävät vaihtelevat isoista jakeluverkkoprojekteista viankorjauksiin. Toimeksiantoja tulee päivässä satoja. Uudistusten myötä kokonaisuus on paremmin hallussa.

”Aiemmin tieto oli hajallaan siellä täällä ja asioita hoidettiin eri paikoissa. Tällä hetkellä kaikki tieto on integroitu samaan kokonaisuuteen ja pääsemme siihen kiinni myös mobiilisti”, kertoo Voimatelin kehityspäällikkö Henna Lankinen.

”Halusimme laittaa kaiken uusiksi.”

Lankisen mukaan Voimatel tavoittelee mittavalla uudistuksella prosessien tehostamista ja tiedonkulun sujuvuutta. Yritys haluaa myös parantaa asiakkaalle toimitettavan palvelun laatua.

”Isommat asiakkaat tilaavat meiltä sähköisen rajapinnan kautta ja meidän pitää kyetä toimittamaan heille tarvittavaa tietoa. Halusimme myös lisää joustavuutta, jotta voimme tehdä nopeammin muutoksia tilanteiden vaihtuessa”, toteaa Henna Lankinen.

Kaikki käyttävät Voimista

Suurin muutos koskee tiedon reaaliaikaisuutta ja löydettävyyttä. Tähän on ratkaisevasti vaikuttanut Digia Ote-teknologialla toteutettu Voimis-mobiilisovellus. Voimis on käytössä kaikilla Voimatelin noin 900 työntekijällä. Sovelluksen avulla voidaan tehdä esimerkiksi tuntikirjauksia ja tarkistaa työtietoja. Eniten mobiilisovellusta käyttävät asentajat, joille palvelu tuo mahdollisuuden päästä järjestelmään suoraan kentältä.

Voimis mahdollistaa mittavan ajallisen säästön tiedonkulussa, resursoinnissa ja dokumentoinnissa. Sovelluksen avulla asentajat näkevät puhelimellaan mm. työtilaukset, viikkosuunnitelman ja tilausten tiedot. Kirjausten lisäksi he voivat lisätä tietoihin liitteitä, kuvia ja kommentteja. Voimiksesta on myös laajempi työnohjausversio, johon kuuluu seurantaan ja resursointiin liittyviä ominaisuuksia.

”Kaiken kaikkiaan on äärettömän tärkeää, että meillä on nyt parempi näkyvyys työhön”, sanoo Lankinen.

Integraatioväylän kautta Voimatelin materiaalintoimittajat ja isommat asiakkaat on yhdistetty toiminnanohjausjärjestelmään. Myös talousjärjestelmiä ja muita sovelluksia on integroitu kokonaisuuteen. Uuden asiakasportaalipalvelun kautta asiakkaat voivat mm. tilata asennustöitä, seurata niiden etenemistä sekä hyväksyä laskuehdotuksia.

”Laskutus on konkreettinen esimerkki käytäntöjen helpottumisesta. Ennen laskuja siirrettiin manuaalisesti järjestelmästä toiseen ja jonkun piti käynnistää niiden lähetykset. Nyt laskut lähtevät automaattisesti. Tällä on iso merkitys, koska meillä on todella isot työtilausmassat”, Lankinen kertoo.

Yhteistyö tiivistyy tekemällä

Parin vuoden mittaiseen Voimatelin tietojärjestelmien uudistushankkeeseen on sisältynyt monia vaiheita määrittelyistä testaukseen ja käyttöönottoon. Muutostöitä on ollut runsaasti ja uusia palveluita on otettu kyytiin matkan varrella.

Yhdessä laajan projektiryhmän kesken on askel kerrallaan tutkailtu etenemistä ja kokonaiskuvaa.

”Meille tällaisen hankkeen kanssa työskentely oli aika uutta, mutta vuosien varrella yhteistyö ja erilaiset toimintamallit tulivat tutummiksi”, miettii Henna Lankinen. Tietojärjestelmiin ja Voimikseen on tulossa vielä viilauksia ja yleistä kehitystyötä.

”Digia teki jo alkuvaiheessa vaikutuksen hyvällä Ote-esityksellään ja myöhemmin päätimme ottaa sovelluksen osaksi järjestelmäämme”, sanoo Lankinen.

”Meillä on ollut hyvä ja tiivis porukka, joka on ilokseni pysynyt aika lailla samana hankkeen ajan. Digialaiset tuntevat hyvin meidän ratkaisut ja osaavat tarttua oikeisiin asioihin.”

Suosittelija:

Digia teki jo alkuvaiheessa vaikutuksen hyvällä Ote-esityksellään ja myöhemmin päätimme ottaa sovelluksen osaksi järjestelmäämme. Meillä on ollut hyvä ja tiivis porukka, joka on ilokseni pysynyt aika lailla samana hankkeen ajan. Digialaiset tuntevat hyvin meidän ratkaisut ja osaavat tarttua oikeisiin asioihin.

Henna Lankinen, kehityspäällikkö, Voimatel Oy