On ohjelmistorobotiikkaa, tekoälyä ja älykästä automaatiota. Joku puhuu vielä hyperautomaatiostakin. Saavatko erilaiset automaatiotermit kielesi solmuun, ja hirvittääkö keskustelu niitä viljelevän konsultin kanssa? Älykkään automaation asiantuntijamme, Elina Rajuvaara, kokosi käyttöösi listan keskeisimmistä automaatiotermeistä ja selkokieliset kuvaukset siitä, minkälaisiin käyttökohteisiin kukin automaatioratkaisu soveltuu.

Istut automaatiokartoituksessa ja kuuntelet, kun kokenut automaatiokonsultti suoltaa suustaan toinen toistaan hienompia termejä. Ainakin ohjelmistorobotiikka, RPA, älykäs automaatio, tekoäly ja koneoppiminen mainitaan. Taisi hän kertoa jotain hyperautomaatiostakin. Termien vilistessä korvissasi pähkäilet, onko rakkaalla lapsella vain monta nimeä vai onko näillä termeillä oikeasti jotain eroa toisiinsa.

Moni tunnistaa tarpeen prosessien tehostamiselle ja automatisoimiselle, mutta erilaisiin ratkaisuihin tutustuessa saattaa alkaa huimata.

Moni tunnistaa tarpeen prosessien tehostamiselle ja automatisoimiselle, mutta erilaisiin ratkaisuihin tutustuessa saattaa alkaa huimata. Vaihtoehtoisia automaatioratkaisuja löytyy lukuisia, ja uusia tuntuu putkahtelevan markkinoille kuin sieniä sateella. Eikä tilannetta helpota sekään, että moni automaatioratkaisuista mielellään kertova konsulttitalo puhuu sujuvaa iiteetä, eikä aina muista kääntää kieltään kuulijan korville.

Jotta seuraavaan automaatiokeskusteluun olisi mukavampi osallistua, kokosin yhteen tärkeimmät automaatiotermit ja niiden selitykset. Ja vaikka automaatiokonsultti itse olenkin, teen parhaani kertoakseni kustakin kansankielellä.

Ohjelmistorobotiikka – kun kaipaat rutiineillesi tekijän

Ohjelmistorobotiikka on teknologia, jonka avulla on helppoa ja kustannustehokasta automatisoida toistuvia ja rutiininomaisia tietotyön tehtäviä. Ohjelmistorobotiikkaa kutsutaan myös sen englannin kielisellä lyhenteellä RPA, joka tulee sanoista Robotic Process Automation.

Ohjelmistorobotti imitoi ihmisen toimintaa eri järjestelmissä: kirjautuu sisään omilla tunnuksilla, navigoi oikeaan näkymään, poimii tarvittavat tiedot ja suorittaa oikeat näppäinpainallukset. Ohjelmistorobotti oppii ihmisten tavoille seuraamalla sille opetettuja selkeitä ja yksiselitteisiä sääntöjä ja toimintamalleja. Sääntöjä orjallisesti seuraava ohjelmistorobotti ei sovella eikä sooloile, joten monimutkaisempiin, itsenäistä ajattelutyötä vaativiin tehtäviin ohjelmistorobotti ei sovellu.

Parhaiten robotisoitavaksi sopivia ovatkin säännönmukaiset ja tarkasti määritellyt volyymiprosessit, kuten aiemmassa blogissani kerron. Tällaisia ovat esimerkiksi ostolaskujen käsittely, asiakaspalvelun rutiinityöt tai vaikkapa tiedon syöttäminen logistiikan prosesseissa. Näitä rutiininomaisia naputtelutehtäviä ihminen saattaisi pitää puuduttavana puurtamisena, mutta rutiineja rakastava ohjelmistorobotti hoitaa ne mielellään – ja kyllästymättä. Kun ohjelmistorobotti hoitaa rutiinitehtävät, säästyy asiantuntijoiden aikaa monimutkaisempien ja mielekkäämpien työtehtävien suorittamiseen, kuten tulkintojen tekemiseen ja analyysin tuottamiseen.

Ohjelmistorobotiikkaan liittyen kuulee usein puhuttavan palvelinrobotiikasta ja työpöytärobotiikasta, joiden erot ja käyttökohteet on hyödyllistä ymmärtää. Ohjelmistorobotiikka voidaan jakaa näihin kahteen kategoriaan sen perusteella, toimiiko robotti itsenäisesti ja ajastetusti taustalla (palvelinrobotiikka) vai käynnistyykö automaatio työntekijän omalla työasemalla joko hänen itsensä toimesta tai jonkin tapahtuman seurauksena (työpöytärobotiikka).

Suurin osa yritysten suurivolyymisten rutiiniprosessien parissa työskentelevistä ohjelmistoroboteista edustaa itsenäisesti ja ajastetusti toimivaa palvelinrobotiikkaa (Unattended RPA). Ohjelmistorobotti suorittaa sille opetetun tehtävän ennalta määrättynä ajankohtana ja raportoi lopuksi ihmiskollegoilleen suorittamastaan työstä. Robotin toiminta ei siis edellytä ihmiskollegoilta sen suurempaa huomiointia.

Työpöytärobotiikka (Attended RPA) tähtää sen sijaan yksittäisen työntekijän työn tuottavuuden kasvattamiseen ja pienempien päivittäisten rutiinien automatisoimiseen. Työpöytärobotti ei käynnisty itsestään, vaan vaatii työntekijän aloitteen tai jonkin muun ennalta määritellyn tapahtuman käynnistyäkseen. Työntekijä voi esimerkiksi muodostaa toistuvan raportin käynnistämällä ohjelmistorobotin omalta työasemaltaan, tai automaatio voidaan käynnistää, kun ennalta määritelty sähköposti vastaanotetaan. Näppärä kansalaiskehittäjä voikin itse rakentaa omia automaatioitaan työnsä sujuvoittamiseksi työpöytärobotiikalla. EfiAcademy-koulutuksissamme kerromme tästä lisää.

Työpöytä- ja palvelinrobotiikkaa voidaan myös yhdistää samaan ratkaisuun suorittamaan prosessin eri vaiheita, mutta se onkin jo toisen blogin aihe.

Älykäs automaatio – kun ohjelmistorobotiikkaan yhdistetään tekoälyä

Aina työtehtävät eivät sovellu sääntöjä ja vakiintuneita toimintatapoja noudattavan ohjelmistorobotin suoritettaviksi. Voi olla, että sääntöjä kertyy liikaa, eikä niiden ennalta määrittäminen ja opettaminen ohjelmistorobotille olisi enää järkevää. On myös mahdollista, että työtehtävään liittyy ajattelutyötä, esimerkiksi tietojen päättelyä, johon ohjelmistorobotin toimintalogiikka ei enää taivu.

Silloin tarvitaan tekoälyä ohjelmistorobotiikan tueksi. Tällaisista ohjelmistorobotiikkaa ja tekoälyä yhdistävää ratkaisua kutsutaan älykkääksi automaatioksi (Intelligent Automation, IA). Sääntöjen seuraamisen lisäksi älykkään automaation ratkaisu kykenee ajattelutyöhön, esimerkiksi tietojen päättelyyn tai vaikkapa vapaamuotoisen tiedon, kuten kuvien, käsittelyyn. Älykkään automaation ratkaisu oppii suorittamaan näitä ajattelutyötä vaativia tehtäviä kerryttämänsä historiatiedon pohjalta. Ratkaisu oppii jatkuvasti lisää ja kehittyy entistä tarkemmaksi kerryttäessään lisää ja lisää tietoa päätelmiensä tueksi.

Älykästä automaatiota voidaan soveltaa moniin erityyppisiin työtehtäviin: esimerkiksi tietojen poimimiseen laskujen kuva- ja PDF-tiedostoista, avainsanojen tunnistamiseen sopimustekstistä tai vaikkapa tositetietojen poikkeuksien löytämiseen.

Tekoäly – kun tekeminen vaatii itsenäistä päättelyä

Tässä yhteydessä on hyvä käydä perusteellisesti läpi myös tekoälyn (Articifial Intelligence, AI) määritelmä. Monesti tekoälyä näkee käytettävän synonyyminä koneoppimiselle, mutta koneoppiminen on vain yksi tekoälyn osa-alue muun muassa luonnollisen kielen käsittelyn (Neuro-Linguistic Programming, NLP) sekä kuvien ja kielen käsittelyyn tarkoitettujen työkalujen lisäksi.

Kuten jo älykkään automaation kohdalla opimme, tekoäly kykenee nimensä mukaisesti älykkäämpiin suorituksiin kuin ohjelmistorobotti. Eli päättelemään asioita historiatiedon pohjalta ja syventämään ymmärrystään aiemmasta oppimalla. Aivan kuten me ihmiset.

Esimerkiksi taloushallinnossa tekoälyä – tarkemmin sanottuna koneoppimista ja tietojen poimimista laskun kuvalta – hyödynnetään tiliöintien ja laskun kiertoon lähettämisen automatisointiin. Ostolaskujen käsittelyyn luotu tekoälyratkaisu oppii tekemään päättelyitä laskun tiliöinneistä ja reitityksistä aiemman laskuhistorian ja niiden tiliöinti- ja tarkastajatietojen pohjalta. Tekoäly luo datan avulla automaattisesti itselleen käsittelysäännöt ja ennustaa niiden pohjalta tiliöintejä ja reitityksiä uusille ostolaskuille. Laskun kierron jälkeen opitut tiedot palautuvat takaisin tekoälyratkaisulle, jonka päättelykyky kehittyy entisestään toteutuneiden tiliöintien ja tarkastajatietojen pohjalta.

Hyperautomaatio – kun puhutaan digitalisaation työkalupakista ohjelmistorobotiikkaa ja tekoälyä laajemmin

Jos vielä edellisten termien haltuun ottaminen ei tee oloasi tukalaksi, niin viimeistään siinä vaiheessa voi alkaa heikottaa, kun joku mainitsee termin hyperautomaatio. Hyperautomaatiolle ei ole yhtä vakiintunutta määritelmää kuin muille termeille, ja joskus sitä käytetään synonyyminä älykkäälle automaatiolle.

Gartner käyttää hyperautomaatio-termiä näkemykselleen siitä, että yrityksen digitaalisessa työkalupakissa olisi hyvä olla kattava valikoima erilaisia teknologioita. Ei ainoastaan ohjelmistorobotiikkaa ja tekoälyratkaisuja, vaan useita erilaisia digitaalisia työkaluja ja digikumppaneita tukemaan yrityksen kokonaisvaltaista digitalisaatiomatkaa. Hyperautomaation teknologioihin kuuluvat aiemmin esiteltyjen automaatioratkaisujen lisäksi esimerkiksi modernit työvälineet automaatiokohteiden tunnistamiseen, kuten prosessi- ja tehtävälouhinta.

Hyperautomaation keskiössä ovat automaation kannattavuus ja vaikutus liiketoimintaan sekä näiden jatkuva mittaaminen. Tärkeintä kaikessa on valita kuhunkin käyttötapaukseen parhaat teknologiat – tai niiden yhdistelmä – ja rakentaa niistä tarkoituksenmukainen automaatio kuhunkin käyttötarkoitukseen.

Automaatiokumppani – kun kaipaat suuntaa ja selvennystä

Vaikka prosessiautomaation perustermistön omaksuminen ei ole pahitteeksi kenellekään, on hyvä muistaa, että asiantuntevan automaatiokumppanin kanssa et ole yksin termiviidakossa.

Kannustan aina kääntymään kumppanin puoleen ja kysymään rohkeasti, jos jokin termi ei ole tuttu. Osa asiantuntevan automaatiokumppanin asiantuntemusta on nimittäin kyky kertoa tarjoamistaan ratkaisuista asiakkailleen ymmärrettävästi. Prosessiautomaatio on nopeasti kasvava ja kehittyvä ala, jossa uutta termistöä ilmestyy keskusteluun jatkuvasti. Lisäksi tutkimustalot kehittävät kaiken aikaa uusia termejä myydäkseen tuoreimmat raporttinsa uusin automaatiotermi kannessaan.

Loppujen lopuksi asiakkaana olennaisinta ei kuitenkaan ole se, että tunnet jokaisen automaation trenditermin, vaan se, että osaat tunnistaa oman toimintanne pullonkauloja ja kuvata automatisoidun ratkaisun tavoitetilaa. Asiantunteva kumppani tuntee eri teknologiat ja osaa suositella käyttökohteeseen parasta ratkaisua. Lisäksi hyvä kumppani kehittää ja jakaa omaa osaamistaan ja pitää asiakkaansa kärryillä automaation uusista kehitystrendeistä. Tähän mekin pyrimme.

Kirjoittaja

Elina Rajuvaara

Intelligent Automation Consultant

Kirjoitus on julkaistu aiemmin Efiman sivuilla.