Etätyö on tällä hetkellä väistämätön osa monen yrityksen arkea. Etätyön johtaminen voi olla kuitenkin käytännössä haastavaa. Miten varmistat, että etätyöskentely on tehokasta ja tiimilläsi pysyy yllä hyvä ryhmähenki?

1. Selkeytä käytännöt

Tee mahdollisimmat selkeät linjaukset etätyön käytännöistä. Työpäivien rytmittäminen ja tehtävien aikatauluttaminen auttavat pitämään pakan koossa. Täysin samat käytännöt kuitenkaan harvoin sopivat kaikille, joten tarvitset joustavuutta. Jokaisella työntekijällä on omat vastuualueensa ja tehtävänsä. Toinen voi tehdä työtään täysin itsenäisesti, kun taas toisen työpäivät rakentuvat tiimityöstä ja palavereista.

2. Vahvista luottamusta

Kokeeko etätyöntekijä olevansa suurennuslasin alla? Vai onko hänellä vapaus tehdä työtä omalla tyylillään ja itselleen sopivilla aikatauluilla?

Johtajana sinun täytyy ajatella etätyötä sekä yrityksen että yksilön näkökulmasta. Jotta etätyö toimii, sen täytyy pohjautua syvään luottamukseen. Näytä alaisillesi, että luotat heidän hoitavan hommansa myös etänä. Etätyöpäivät eivät vaadi sinulta sen kummempaa kyttäämistä kuin tavalliset toimistopäivät.

Työntekoa voi seurata joko tuntien tai tulosten perusteella. Tuloksiin perustuva käytäntö on pitkällä tähtäimellä usein toimivampi. Kun työntekijällä on vapaus toteuttaa tehtävänsä itselleen parhaiten sopivalla tavalla, jälki on varmasti laadukasta ja työt suoritetaan määräajassa.

Panosta tiimien yhtenäisyyteen

Menestyvän tiimin kulmakiviä ovat yhtenäisyys ja luottamus. Hyvin yhteen pelaava tiimi on tehokkaampi ja tuottaa parempia tuloksia. Kun etätyö tulee kuvioihin, yhtenäisyyteen ja tiimihenkeen on syytä kiinnittää erityistä huomiota.

Vinkki vitonen:

Varmista, että tiimisi kokoontuu säännöllisesti videolla. Ensinnäkin, kaikkien työpäiviin tulee piristystä, kun pääsee juttelemaan tiimiläisten kanssa edes lyhyen puhelun merkeissä. Toiseksi, puhelu on lähes poikkeuksetta chättäilyä tehokkaampi viestintätapa. Soittakaa ja käykää projektien kriittiset askelet läpi yhdessä. Näin saatte vietyä projekteja tehokkaammin eteenpäin.

3. Tee etätyöstä mielekästä

Etätyötutkimukseen vastanneista IT-johtajista huimat 90% kokee, että etäneuvottelupalvelut helpottavat työntekijöiden arkea ja 77% mielestä ne myös lisäävät työn mielekkyyttä. Mutta miten työn mielekkyyteen voi vaikuttaa?

Vähennä etätyöntekijän kuormitusta

Etätyössä henkilökohtaiset asiat sekoittuvat helposti työasioihin. Keskeytyksiä tulee helposti erinäisistä syistä ja työpäivät venyvät iltaan asti. Työntekijän täytyy itse osata vetää raja sille, milloin on töissä ja milloin vapaalla. Näiden alueiden sekoittuminen voi kuormittaa, joka pahimmillaan kulminoituu hyvinvoinnin ja työtehon heikkenemiseen.

Vinkki vitonen: 

Tiedosta kuormituksen mahdollisuus ja ennakoi. Tarjoa vinkkejä etätyön rytmittämiseen ja muistuta taukojen tärkeydestä. Joillekin sopii työnteon aloitus tuntia myöhemmin, toisille aiemmin. Joitakin voisi piristää ulkoiluhetki kesken päivän. Anna mahdollisuus omaan rytmiin.

4. Ota työkalut tueksi

Takelteleva kommunikaatio on taakka – se heikentää työtehoa ja hidastaa prosesseja. Etätyössä viestintä usein hankaloituu, kun kasvotusten kohtaamisia on harvemmin.

Teknologia tarjoaa ratkaisun. Kun käytössä ovat toimivat työkalut ja ne pelittävät, viestintää ei tarvitse murehtia. Laitteiden ja palvelujen merkitys näkyy konkreettisesti etäkokouksissa: etätyöläiset voivat osallistua kokouksiin videolla. Kaikki näkevät ja kuulevat toisessa päässä olevat henkilöt hyvin, ja asiat saadaan hoidettua tehokkaasti.

Videopalavereja voi pitää esimerkiksi seuraavien palvelujen kautta:  

Google Hangouts

Webex Meetings

Zoom

Microsoft Teams.

Kommunikoi ketterästi

Tiimiviestintäkanavat tuovat omalta osaltaan tehokkuutta viestintään. Etätyötutkimukseen vastanneista suomalaisista suuryrityksistä 86% hyödyntää jotakin tiimiviestintäkanavaa viestintänsä tukena. Tiimiviestintä helpottaa yrityksen sisäistä viestintää ja lisää työtehoa.

Vinkki vitonen: 

Ota käyttöön mahdollisimman vähän viestintäkanavia – sähköpostin lisäksi riittänee yksi tiimiviestintäpalvelu. Mitä yhtenäisemmät kanavat, sitä selkeämpää viestintä on. Loistavia palveluita tiimiviestintään ovat esimerkiksi 

Webex Teams, Slack ja Microsoft Teams.

Voit lukea tästä oppaasta lisää videoneuvotteluihin ja tiimiviestintään sopivista työkaluista.