Löperön informaationhallinnan 3 riskiä – ja 1 ratkaisu
Näin Big Datan aikakaudella yritysten tietomassat ovat kasvaneet valtaviksi. Samalla ovat kasvaneet informaation hallintaan, käsittelyyn ja säilyttämiseen kohdistuvat vaatimukset – niin liiketoiminnan tehokkuuden kuin lainsäädännön noudattamisen kannalta.
Jos yrityksen informaationhallinta ja arkistointi on löperöä, vaivalloista tai tietoturvatonta, yritys joutuu useiden riskien armoille. Tässä blogissa esittelen kolme riskiskenaariota sekä kokemukseeni perustuen tehokkaimman ratkaisun niiden taklaamiseen.
1. Tehokkuusriski
Kuvittele 1000 hengen organisaatio, jossa jokainen työntekijä hukkaa joka päivä tunnin tehokasta työaikaansa oikean dokumentin tuoreimman version etsimiseen järjestelmästä. Mitä, jos kansainvälisen yrityksen päälakimies ei saa ajoissa sopimuksen oikeaa versiota? Entä, jos voimalaitoksen turvallisuusauditointiin vaadittavat ohjeistukset ovat kateissa? Informaatiotaan tehottomasti hallitseva yritys hukkaa kallista työaikaa ja antaa rahanarvoisen kilpailuedun naapurille.
2. Compliance-riski
Lakeihin perustuvat määräykset kuten EU:n GDPR-tietosuoja-asetus ja eri toimialojen omat kansainväliset compliance-vaatimukset velvoittavat huolelliseen informaationhallintaan. Jos yritys ei käsittele hallussaan olevia asiakas-, HR- ja viranomaistietoja näitä vaatimuksia vastaavasti, sanktiot voivat olla valtavia. GDPR-asetuksen rikkomisesta määrättävän sakon maksimisuuruus on neljä prosenttia yrityksen maailmanlaajuisesta vuosittaisesta liikevaihdosta, eli pahimmillaan satoja miljoonia euroja. Liian moni suomalaisyritys rikkoo lakia tietämättään: monilla on mm. käytössä käytäntöjä , jotka palauttavat vanhoista varmuuskopioista esimerkiksi henkilötietoja, joita ei asetuksen mukaan enää saisi säilyttää.
3. IT-riski
Tunnen yrityksiä, joilla on käytössä jopa 15 eri sisällönhallintaan liittyvää IT-järjestelmää. Jos järjestelmät eivät keskustele keskenään, syntyy toisistaan erillisiä tietosiiloja. Päällekkäisten järjestelmien ajan tasalla pitäminen hukkaa valtavasti työaikaa ja lisää epävarmuutta. Monissa yrityksissä arkistointia ei ole edes aloitettu. Tästä seuraa monia ongelmia ja riskejä. Jos esimeriksi SAP:issa tai Sharepointissa pyöritettävä valtavaa tietomassaa ei ole arkistoitu, voi tavallinen ohjelmistopäivitys viedä vuodessa kymmeniä ylimääräisiä työpäiviä asiantuntijan työtä.
Ratkaisu: Informaationhallinta ja arkistointi älykkäänä palveluna
Sisällönhallinnan ja arkistoinnin päätavoite on yksinkertainen: varmistaa, että oikea tieto on oikeiden ihmisten saatavilla oikeaan aikaan – tietoturvallisesti ja riskittömästi. Atoksella olemme koonneet Suomeen huipputason tiimin kehittämään uudenlaista Enterprise Information Management -palvelua, joka taklaa yllä esittelemäni riskitilanteet. Pilvestä tarjoamamme palvelu tarjoaa yrityksille täyden 360 asteen näkymän hallussaan olevaan liiketoimintainformaatioon, Big Dataan ja analytiikkaan. Ratkaisun avulla käyttäjä pääsee suoraan omasta käyttöliittymästään – esimerkiksi SAP:ista tai Sharepointista – tarkastelemaan ja käsittelemään tarvitsemaansa informaatiota.
Kaikki bisnes on nykyisin informaatiobisnestä. Tässä blogissa listaamani riskiskenaariot osoittavat, että se, miten yritys käsittelee informaatiotaan vaikuttaa kriittisesti koko yrityksen tulokseen ja olemassaoloon. Informaatiobisneksen aikakaudella yhdelläkään yrityksellä ei pitäisi olla varaa hoitaa informaationhallintaansa löperösti.
Timo Pyykönen - Manager Solution Design, Atos Suomi
timo.pyykonen@atos.net
Tutustu Atoksen muihin blogeihin mm. olympialaisten tietoturvasta, aidosti käyttökelpoisesta IoT:sta ja muista ajankohtaisista aiheista verkkosivuillamme.
Lisätietoja
Tagit
Liiketoimintaprosessi
Toiminnanohjaus ERP | |
Tietohallinto | |
Projektinhallinta | |
Asiakkuudenhallinta CRM |
Erikoisosaaminen
Dokumenttien hallinta | |
Master Data MDM | |
Sisällönhallinta | |
Arkkitehtuuri |
Toimialakokemus
Asiantuntijapalvelut | |
Kauppa | |
Pankki ja vakuutus | |
Telekommunikaatio |
Teknologia
SAP | |
Sharepoint | |
Microsoft |
Tarjonnan tyyppi
Konsultointi | |
Toteutustyö |
Omat tagit
Sharepoint
ERP
Crm
Atos IT Solutions and Services - Asiantuntijat ja yhteyshenkilöt
Asiantuntijoita ja yhteyshenkilöitä ei ole vielä kuvattu.
Atos IT Solutions and Services - Muita referenssejä
Atos IT Solutions and Services - Muita bloggauksia
It- ja ohjelmistoalan työpaikat
- Laura - Senior Developer (Retail Devices & Solutions)
- Frends iPaaS - Finance Manager
- Laura - Talotekniikan asiantuntija
- Laura - Development Manager, Partner Platforms
- Laura - Software Engineer (C++/Qt)
- Laura - IT asiantuntija
- Laura - Software Engineer
Premium-asiakkaiden viimeisimmät referenssit
- SD Worx - Uusi HR-järjestelmä tehostaa henkilöstöhallintoa ja vahvistaa Inlookin yhtenäistä tapaa toimia
- SD Worx - Suomalainen Arla Oy uudistaa palkkahallinnon prosessinsa SD Worxin palkkapalvelun avulla
- SD Worx - Joustava yhteistyö ja erittäin sujuva mukauttaminen tuovat helpotusta Telian palkkahallintoon
- Staria Oyj - Digital Workforce harmonisoi talouden kumppani- ja järjestelmäympäristön
- Valve - Bolt.worksin uusi modulaarinen WordPress-sivusto
- Valve - Nallikari – Lomakylän brändi- ja verkkopalvelukehitys
- Valve - NYAB Groupin identiteetin päivittäminen ja verkkopalvelun uudistus
Tapahtumat & webinaarit
- 07.05.2024 - Koulutus: Tekoäly markkinoijan työkaluna
- 07.05.2024 - Ilmainen CRM-webinaari: Microsoft Dynamics Sales | Sisäänrakennetun BI-moduulin käyttö toimintojen suunnitteluun ja tulosraportointiin
- 07.05.2024 - Aamiaisseminaari: Kehitä ohjelmistoja tehokkaammin tekoälyllä
- 14.05.2024 - Rakettiwebinaari: Koodista kassavirtaan
- 14.05.2024 - Ilmainen ERP-webinaari: NAV:stä Business Centraliin | Mitä versionvaihdosta tulisi tietää?
- 15.05.2024 - Ilmainen ERP-webinaari: Mitä tulee ottaa huomioon ERP:n ja CRM:n projektien käyttöönotossa, eli onnistuneen projektin A ja O.
- 16.05.2024 - Five Years Out Helsinki
Premium-asiakkaiden viimeisimmät bloggaukset
- SprintIT Oy - SprintIT säilyttää arvostetun Odoo Gold Partner -statuksen
- Efima Oyj - Älykäs ohjelmistorobotti – tekoäly palauttaa aiemmin kannattamattomaksi kuopatut RPA-automaatioideat takaisin kehityslistalle
- Nordea - Nordean työ taloustaitojen edistämiseksi palkittiin vuoden yhteiskunnallisena sponsorointitekona
- M-Files Oy - M-Files: A Global Leader in Information Management
- M-Files Oy - Unlocking the value of Knowledge Work Automation
- Timeless Technology - ControlByWeb ohjelmoitavat I/O kontrollerit ja ohjaimet prosessien ohjaamiseen sekä monitorointiin.
- Rakettitiede Oy - Kaksi yrityskulttuuria, yksi konsultti
Digitalisaatio & innovaatiot blogimediaBlogimediamme käsittelee tulevaisuuden liiketoimintaa, digitaalisia innovaatioita ja internet-ajan ilmiöitä |