CASE: HELSINGIN YLIOPISTO

Helsingin yliopisto on Suomen suurin ja vanhin tiedekorkeakoulu. Vuodesta 1640 se on ollut mukana luomassa reilua ja tasa-arvoista yhteiskuntaa, jota monilla mittareilla pidetään maailman parhaana. Tänään monitieteinen tiedeyhteisö ratkoo ongelmia, jotka koskettavat meistä jokaista, Suomessa ja kansainvälisesti. 31 200 opiskelijan ja työntekijän tiedeyhteisö synnyttää ratkaisuja, jotka muotoilevat planeettamme tulevaisuutta.

Helsingin yliopiston viestinnän ja yhteiskuntasuhteinen markkinoinnin asiantuntija Joanna Kokonmäki kertoo, että työntekijöitä Helsingin Yliopistossa on yli 7800. Joanna on ollut vuodesta 2015 Helsingin yliopistolla töissä markkinoinnin ammattilaisena.

”Maineenhallinnan kannalta yliopistomaailma on erittäin kansainvälinen. Esimerkiksi tiedeyhteisömme tutkijoista 25% on kansainvälisiä ammattilaisia. Tiede ylipäätään on globaalia”, Joanna kertoo.

”Yliopistomaailmassa viestintätarpeita on monenlaisia, mutta kaupallista terminologiaa karsastetaan, sitä ei pidetä akateemiseen maailmaan sopivana. Toki ajat ovat muuttumassa, kun kilpailu kovenee yliopistojen välillä, ja yritetään houkutella lisää kansainvälisiä tutkijoita sekä opiskelijoita. Täytyy erottua. Yliopistojen kiristynyt rahoitustilanne edellyttää myös enenevässä määrin rahoituksen hankkimista ja siitä viestimistä itse”, Joanna sanoo.

Mikä oli polttavin tarve, johon Gredin digitaalinen aineistonhallintapalvelu (DAM) hankittiin?

”Oli tarpeen löytää yksi alusta, jolle pystytään kokoamaan käyttäjien kannalta helppoon muotoon yhtenäisesti kaikki aineistot”, Joanna kiteyttää. ”Sitä ennen täällä oli erillinen kuvapankki ja erillinen aineistopankki, eikä se ollut kätevää käyttäjille”, Joanna kertoo.

Gredin Helsingin yliopistolle luoma palvelu kantaa nimeä UNI MATERIAL BANK. Se sisältää Helsingin yliopiston kaikki viestimisessä tarpeelliset aineistot. Aineistoja on yli 24 000, ja niitä on kätevä hakea hakusanoilla. Palvelusta löytyvät logot, PowerPoint-esityspohjat eri tiedekunnille, visuaalisen ilmeen ohjeisto ja muokattavat pohjat eri käyttötarkoituksiin. Vahva työkalu sisältää kuvia kaikkeen tarpeelliseen käyttöön. Sieltä löytyvät rakennus-, teema-, henkilö-, yhteisö- ja tiedekuvat. ”Ja tietenkin esittelymateriaalit, kuten yliopiston esittelyyn tarkoitetut PowerPoint -esitykset ja videot”, Joanna kertoo.

Miten hallita yli 7800 erilaista käyttäjää?

Helsingin yliopisto on edistyksellinen suunnan näyttäjä uusien digitaalisten palvelujen hyödyntäjänä.

Mitä eri käyttäjiä palvelulla sitten on? ”Tietenkin ensinnäkin markkinointi- ja viestintäväki, sekä muut omasta työstään viestivät. Mutta meillä on Helsingin yliopistossa kaikkiaan yli 7800 työntekijää, ja olemme antaneet heille kaikille pääsyoikeuden palveluun”, Joanna kertoo. ”Esimerkiksi tutkijat hakevat palvelusta oman tiedekuntansa powerpoint-esityspohjat”, Joanna havainnollistaa.

”Tottakai erilliset aineisto- ja kuvapankit, kuten myös monien henkilökohtaisten käyttäjätunnusten loukku olisivat vaikeita viestiä, ja vaikeita myös käyttäjille. Se, että Gredin kautta meillä on yksi alusta, on ilmeisin plussa. Sieltä löytyy kaikki. Miinuksena oli aluksi järjestelmätunnusten käyttö meidän isossa, tuhansien käyttäjien yhteisössä, mutta ratkaisimme sen asian integroimalla Gredin kanssa! Palvelumme käytettävyys parani heti huomattavasti, kun se integroitiin jo yliopistolla käytössä olevan tunnistautumisjärjestelmän kanssa. Helppoa käyttäjillekin muistaa yhdet tunnukset”, Joanna kertoo.

Nyt järjestelmä tunnistaa myös, tuleeko palvelua käyttämään esimerkiksi opettaja vai viestinnän väki. Eri käyttäjille on nyt erilaiset näkymät. ”Viestintä- ja yhteiskuntasuhteet -yksikössämme on 90 työntekijää, ja järjestelmä tunnistaa myös meidät erikseen”, Joanna kuvailee.

”Käyttäjähallinnan integraation jälkeen Helsingin yliopiston palvelun käyttö on kasvanut yli 360 prosenttia, mikä on mahtitulos”, Gredin myyntijohtaja Matti Tammisalo summaa.

Joannalla on loistava vinkki kaikille Gredi Content HUB -aineistonhallintapalvelun käytön aloittaville yliopistoille ja korkeakouluille. ”Miettikää huolella käyttäjäryhmät heti palvelun luomisen yhteydessä! Se nopeuttaa koko palvelun suunnittelua ja helpottaa käyttöä sekä parantaa käyttäjäkokemusta. Sama pätee niin suurissa yliopistoissa, kuin tietenkin myös suurissa yrityksissä”, Joanna tuumaa.

Mitä uutta Helsingin yliopisto luo muokattavilla pohjilla?

Helsingin yliopisto aikoo jatkossa luoda maailmaan uutta laajentamalla Gredin palvelun hyödyntämistä. ”Suurin potentiaali meillä on muokattavissa pohjissa! Niillä ihmiset pystyvät ilman taitto-ohjelmien käyttötaitoja tekemään itse esimerkiksi kutsuja. Meillä on jo olemassa palvelussamme muokattavat pohjat esimerkiksi esitteille, kutsuille ja flyereille. Tutkijat käyttävät usein julistepohjia oman työnsä esittelyyn kansainvälisissä konferensseissa. Eniten meillä käytetään nyt flyer-pohjia”, Joanna kertoo.

”Myös laajempia esitemateriaaleja voisimme harkita tehtäväksi muokattavilla pohjilla”, Joanna visioi.

Unigrafia kehittää palvelua yhdessä Helsingin yliopiston ja Gredin kanssa

Helsingin yliopistolla on käytössään Gredin luoma palvelu Gredin asiakkaan Unigrafian kautta. Unigrafian omistavat Aalto-yliopisto, Haaga-Helia ammattikorkeakoulu, Taideyliopisto ja Helsingin yliopisto.

”Unigrafian rooli on tuntea omistajiensa erityistarpeet, ja mukauttaa Gredin digitaalinen aineistonhallintapalvelu vastaamaan niihin”, kertoo kumppanuuksista ja kehitysprojekteista vastaava Jorma Ahlqvist Unigrafialta. ”Helsingin yliopistolla Gredin palvelua käyttää kolme eri yksikköä – Viestintä, Tilapalvelut ja Kansalliskirjasto”, Jorma Ahlqvist summaa.