Kun Etelä-Karjalan pelastuslaitoksella syntyi tarve saada sopimuspalokuntien harjoitusten ja pätevyyksien seuranta haltuun, Probis kutsuttiin hätiin.

– Vuosi oli 2006 ja aiempi probislainen, silloinen Etelä-Karjalan pelastuslaitoksen palopäällikkö Sampsa Lintunen otti meihin yhteyttä, kehittäjä ja projektipäällikkö Teemu Lappalainen kertoo.

Tuloksena syntyi niin sanottu “STORE-1”, johon kirjattiin harjoitukset ja hälytykset ja josta saatiin tilastolliset raportit palkanmaksua varten. Vakituisen henkilöstön ominaisuuksia kehitettiin enemmän ohjelmistotarpeen laajetessa.

Täysin vakinaisen henkilöstön tarpeisiin tarkoitettu “STORE-2” puolestaan sai alkunsa, kun Probis voitti Pohjois-Savon pelastuslaitoksen kilpailutuksen resurssienhallintajärjestelmästä. Silloin Probiksella laadittiin STOREsta uusilla tekniikoilla uusi versio, jonka ytimeen tuli työaika- ja työvuorosuunnittelu.

– Nykyisin käyttöpaikkoja on neljä, Etelä-Karjalan ja Pohjois-Savon lisäksi Kymenlaakson pelastuslaitos ja Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri eli EKSOTE, kehittäjä ja tietoturvavastaava Juho-Matti Vähäjylkkä summaa.

– STOREn kehittämisessä tehdään jatkuvaa yhteistyössä käyttäjäorganisaatioiden kanssa. Yhdessä toimien kehittäminen on paitsi mahdollisimman osuvaa myös kustannustehokasta.

STORE helpottaa työaika- ja työvuorosuunnittelua

Työaikasuunnittelu STOREssa tarkoittaa käytännössä henkilöstön työssäolon optimointia eri tavoin ottaen huomioon yhtäältä resurssitarpeet ja toisaalta työaikaa koskevat säädökset ja sopimukset.

– STOREn avulla käyttäjät ovat saaneet tasausjaksonsa järkevämmiksi. Työntekijöiden henkilökohtainen viikkotyöaika voi vaihdella, mutta määrätyllä ajanjaksolla työtunteja tulee aina tietty määrä, Vähäjylkkä kertoo.

Joissain käyttöpaikoissa työaikasuunnittelua varten on perustettu resurssitoimisto eli työaikasuunnittelua tekee erillinen henkilöstö. Työvuorosuunnittelun puolestaan hoitaa vuoromestari, joka jakaa tehtävät eli “kuka istuu minkäkin auton rattiin ja kuka käyttää mitäkin letkua”, niin kuin Vähäjylkkä asiaa kuvailee. Työvuorosuunnittelu on tärkeää, sillä pelastuslaitokset ovat antaneet palvelulupauksen, joka määrittää, millä pätevyyksillä varustettua henkilökuntaa on milloinkin oltava paikalla.

– STOREssa on mahdollista tehdä pitkän aikavälin suunnittelua, jota voidaan tarkentaa ajankohdan lähetessä. Ohjelmisto näyttää värikoodeilla, onko porukkaa paikalla liian vähän, liikaa vai sopivasti. STORE näyttää myös sen, mitä vahvuuksia vuorossa on oltava ja täyttyykö palvelulupaus kunkin vuoron osalta, Lappalainen kertoo.

– Tämän lisäksi on myös mahdollista tarkkailla henkilöstön pätevyyksiä yleisellä tasolla ja suunnitella harjoituksia sen mukaan, miten pätevyydet ovat voimassa. Jos vuoromestari on lisäämässä tietyn vuoron tiettyyn tehtävään henkilöä, jolla ei ole tarvittavia pätevyyksiä, STORE osaa varoittaa tästä.

STORE järkevöittää toimintaa ja vähentää kustannuksia

Vaikka STORE digitaalinen ohjelmisto onkin, saa siitä tarvittaessa myös perinteisiä tulosteita esimerkiksi aseman seinälle kiinnitettäväksi.

– Tulosteesta näkee helposti yhdellä vilkaisulla, kuka tänään on missäkin tehtävässä, mitä ja mihin keskittyviä harjoituksia pidetään ja jos joku normaalisti vuoroon kuuluva on muualla, Lappalainen kuvailee.

– STORE antaa myös lisätä omia tehtäviä, joilla voi jakaa huolto- ja ylläpitotoimia. Halutessaan STORElla voi jakaa kaikki tehtävät aina kahvinkeittovuoroa myöten, Vähäjylkkä naureskelee.

Kun pelastuslaitos tai muu toimija ostaa STOREn, saa se probislaisten pitämän pääkäyttäjäkoulutuksen, jonka pohjalta pääkäyttäjät voivat opettaa muita.

– Kaikkien ei ole tarpeen osata kaikkea. Niin sanotut perustyöntekijät katselevat pääasiassa omia tietojaan ja kollegoiden työaikoja esimerkiksi vuoronvaihtajaa etsiessään, Vähäjylkkä kertoo.

– Esimiehet puolestaan kirjaavat hälytystapahtumat ja koulutusvastaavat harjoitukset.

Sopimuspalokuntien hälytyksistä esimiehet kirjaavat lähtö- ja paluuajat sekä osallistujat. Näiden tietojen perusteella STORE osaa päätellä erilaiset palkanmaksuun kuuluvat lisät automaattisesti.

– STORE on helpottanut sopimuspalokuntien palkanmaksun raportointia ja automatisoinut palkanmaksun prosessia. Vakinaisen henkilöstön kanssa pelastuslaitokset ovat luopuneet erillisistä haittalisistä ja siirtyneet kokonaistyöaikaan, Lappalainen kertoo.

– Lisien tilalle tuli 41 prosentin palkankorotus, joka vastaa aika tarkalleen vuoden aikana kertyneitä lisiä. Tämä on myös parantanut työturvallisuutta, kun sunnuntain tuplapalkka ei enää houkuttele esimerkiksi flunssan vuoksi puolikuntoisia pelastajia töihin.

Tutustu STOREen tarkemmin osoitteessa probis.fi/store.