Digitaalisen työskentelyn laatu paranee, kun panostetaan puhumisen sijasta osallistujiin ja esittämisen sijasta yhdessä tekemiseen. Tässä auttavat työskentelyn rakenne, monipuoliset tiedonrakentelun ja näkyväksi tekemisen tavat, selkeä viestiminen ja luottamuksellinen ilmapiiri.

Palaverit, koulutukset ja kehittämistyö ovat kokeneet muodonmuutoksen, kun työpaikkojen tapaamiset siirtyivät koronaviruksen vuoksi verkkoon. Kuten opetusalan digiloikassa, sujuvinta on ollut organisaatioissa, joissa jo ennen koronavirusta oli rutiinit verkkopalavereihin, yhteiskirjoittamiseen ja ideointiin digitaalisin työvälinein. Moni on myös kiitellyt oman työpaikkansa nopeutta ottaa käyttöön uusia työtapoja, kun tilanne on sitä vaatinut.

Luo samanaikaista ja eriaikaista työskentelyä

Verkossa voidaan työskennellä yhdessä samaan aikaan ja eriaikaisesti. Tyypillisesti samanaikaisesti (synkroninen) työskennellään verkkotapaamisessa, jossa on lyhyitä alustuksia, sekä pari- tai ryhmätyöskentelyä yhteisen tehtävän parissa. Eriaikaisesti (asynkroninen) työskennellään tapaamisten välillä yhteisellä verkkotyöskentelyalustalla.

Opettele hyödyntämään vuorovaikutteisia aktiviteetteja, kuten yhteiskirjoittamista, keskusteluja, kyselyjä, mindmappeja, online whiteboardeja ja äänestyksiä, sekä tallentamaan sisältöjä helposti löydettäviin paikkoihin. Koulutuksilla, strategiaprosesseilla ja projekteilla on hyvä olla omat ympäristöt, joissa niiden parissa pystytään työskentelemään aidosti yhdessä. Tällaisina voivat toimia yritysten pilvipalvelut ja muut vuorovaikutteiset verkkoympäristöt. Kun sisällöt ja aktiviteetit ovat organisoidusti tallessa, on samanaikainen ja eriaikainen työskentely digitaalisesti helpompaa.

Rakenne ja prosessi (kuva: Howspace)

Kokonaisuuksilla on hyvä olla nimettyjä vetäjiä, jotka huolehtivat digitaalisista sisällöistä ja aktiviteeteista, sekä niihin liittyvästä viestimisestä sovitun porukan kesken. Tapaamisten vetovastuut voivat vaihdella, samoin eriaikaisen työskentelyn fasilitointivastuu. Osallistava digitaalinen työskentely vaatii ennakointia, hyvää suunnittelua ja jatkuvaa viestintää, joka voi tuntua kuormittavalta, jos ei ole siihen tottunut. Tehkää siis yhteistyötä.

Tee etätyöskentelylle rakenne

Etänä oppimisen ja työskentelyn ei pitäisi olla hahmoton verkkopalaverisuma. Opettele soveltamaan fasilitoinnin ja opetuksen maailmasta tuttua “ennen, aikana, jälkeen” -rakennetta. Tässä “aikana” tarkoittaa virtuaalista kasvokkain tapaamista.

Pohdi, mitä kannattaa työstää jo ennen varsinaista tapaamista, jotta arvokas yhteinen aika ei kuluisi epäolennaisuuksiin. Tavoitteen konkretisointia voidaan tehdä yhdessä, jolloin osallistujat ovat jo valmiiksi sitoutuneempia työskentelemään tavoitteen saavuttamiseksi. Pienetkin ennakkotehtävät auttavat orientoitumaan tekemiseen, ja niitä voitte tarvittaessa suunnitella yhdessä. Kerro tulevan virtuaalitapaamisen tavoite, sisältö ja tiedossa olevat aktiviteetit etukäteen osallistujille. Käytä verbejä: tavataan, kuunnellaan, katsotaan, pohditaan, keskustellaan, ideoidaan, kiteytetään, äänestetään, päätetään jne. Näin osallistujat tietävät, mitä heiltä odotetaan.

Kun sisällöt ja aktiviteetit ovat organisoidusti tallessa, on samanaikainen ja eriaikainen työskentely digitaalisesti helpompaa.

Suunnittele aktiviteetit, joita tapaamisen aikana tehdään tavoitteeseen pääsemiseksi. Näitä voivat olla mm. kuulumisten ja tunnelmien vaihtaminen, tapaamisen tavoitteen, sisällön ja aikataulun kertaaminen, ennakkotehtävän purku, alustus aiheesta, pari- tai ryhmätyöskentely, toiminnan kiteytys, ohjeet jatkoa varten ja palaute. Suunnittele tapaaminen kuitenkin niin, että kohtaamisissa säilyy väljyys – on aikaa ajatella.

Pohdi jo etukäteen, minne muistiinpanot, ideat ja keskustelut tallennetaan, jotta niitä voi palata jatkotyöstämään tapaamisten jälkeen. Muista kerätä palautetta, jotta pystytte yhdessä kehittämään työskentelyä vielä paremmaksi.

Mahdollista myös epävirallisemmat, rakenteettomat tapaamiset. Näitä voivat olla esimerkiksi aamukahvitapaamiset, lyhyet sparrauskeskustelut tai erilaiset digivisailut pienen porukan kesken. Ne antavat ilmaa arjen keskelle ja mahdollisuuden tärkeälle vuorovaikutukselle ja oppimiselle ilman tiukkoja tavoitteita.

Vahvista luottamuksen ilmapiiriä

Turvallinen ja luottavainen ilmapiiri on aktiivisen työskentelyn elinehto verkkoympäristöissä. Kun esittelet itsesi vetäjänä videolla tai kuvan ja tekstin avulla, voit olla varma, että muutkin rohkaistuvat kertomaan itsestään. Kysy porukalta ennakkoon motivaatiota osallistua tapaamiseen tai pyydä vastauksia kysymyksiin, joilla saat näkyviin käsityksiä ja ajatuksia aiheesta. Näin tiedät, mistä lähteä liikkeelle. Mahdollisuus anonyymiin vastaamiseen voi parantaa osallistumista.

Videoiden ja äänen käyttöön tottumiseen auttavat vapaamuotoiset jäänmurtajat ja toistot. Ottakaa tavaksi tervehtiä toisianne aina videokuvat päällä. Mikäli verkkoyhteys ei salli osallistujille jatkuvaa videon käyttöä, niin ainakin vetäjien tulisi pitää omat videonsa päällä koko ajan. Aloitus- ja lopetusfiiliksiä voidaan kysellä kirjoittaen chatissä, kuvien avulla tai jakamalla omaa päivää kuvaava adjektiivi, verbi tai metafora. Vetäjän puheen ja kirjoittamisen tyyli tarttuu osallistujiin. Jos toivot rentoa ilmapiiriä, yritä viestiä rennosti.

Yleisin puute verkkotapaamisissa ja -koulutuksissa on vuorovaikutuksen vähyys. Anna aikaa ajattelulle, kirjoittamiselle, keskustelulle ja muistiinpanojen tekemiselle. Kun haluat osallistujien tuottavan ajattelua ja ideoita, kysy hyvä kysymys, laita ajastin päälle, pysy itse hiljaa ja puhu vasta kun antamasi aikaraami on kulunut umpeen.

Vinkkejä verkkokoulutukseen löytyy myös Etäopetuksen näytön paikka -oppaasta, joka keväällä 2020 laadittiin IT-kouluttajat ry:n aloitteesta tutkintokoulutusta varten ja vietiin Wikikirjastoon.

https://okf.fi/etaopetuksennaytonpaikka

Teksti: Pauliina Venho