Arek Oy rakentaa, ylläpitää ja kehittää eläkevakuuttamisessa tarvittavia yhteisiä tietojärjestelmäpalveluita. Yrityksen kunnia-asioita ovat järjestelmäpalveluiden korkea saatavuus, riskienhallinta ja kustannustehokkuus. Arek tekee sujuvaa ja mutkatonta yhteistyötä työeläkealan toimijoiden kanssa luotettavasti, vastuullisesti yhteistyössä ja ilolla.

Arekilla käynnistettiin kehittämisohjelma, jonka yhtenä tärkeänä osa-alueena on toimintojen ketteröittäminen läpi IT-organisaation. Ketteröittämisen tavoitteina ovat projektien ja prosessien läpimenoajan lyhentäminen, pullonkaulojen poistaminen toimintatavoista, jatkuvan kehittämisen tuominen osaksi normaalia toimintaa ja läpinäkyvyyden lisääminen. Myös yhteistyön syventäminen ja roolien

selkeyttäminen Arekin, toimittajien ja asiakkaiden välillä toimitusprosesseissa oli kehittämisohjelman keskiössä.

“Halusimme ottaa mukaan Taskmillin Agile Coachin, koska toimintaympäristömme on sen verran uniikki. Halusimme ketteröittää kehittämisen lisäksi myös palvelunhallinnan sekä yhdistää nämä toimimaan saumattomasti. Tärkeää meille oli myös se, että asiakkaamme otetaan heti alkumetreiltä mukaan suunnittelemaan uutta toimintamallia ja yhteistyön tapaa,” Arekin CIO Carita Broms-Paulasuo

kertaa yhteistyön alkua.

Taskmill ja Agile Coach Virpi Repo lähtivät auttamaan Arekia näiden tavoitteiden saavuttamisessa.

Uusi ketterä tapa toimia läpi organisaation

Arekin ja Taskmillin yhteistyö on ollut hedelmällistä laajalla alueella. Yhteistyön keskeisin kohde on ollut Arekin asiakkaiden, areklaisten sekä Arekin toimittajien välisen ketterän toimintatavan suunnittelu, johon kaikki osapuolet ovat osallistuneet. Arekin asiakkaina toimivat yhdeksän eläketoimijaa tekevät tästä toimintaympäristöstä ainutlaatuisen ja siksi kokonaisuuksien hahmottaminen, yksityiskohtia unohtamatta, on vaatinut erityisen tarkkaa suunnittelua. Ketterän toimintatavan suunnitteluun on kuulunut tärkeänä osana myös tarvittavien koulutusten suunnittelu ja toteuttaminen, sekä toimintatavan käyttöönoton tuki.

Läpi organisaation käyttöön tuleva ja Taskmillin asiantuntijan kuvaama malli ja työskentelytapa on saanut nimekseen “Arek-ketterä”. Arek-ketterä kuvaa kehitystyössä ja ylläpidossa käytettävän toimintatavan sekä roolit. Toimintatapa pohjautuu inkrementtipohjaiseen suunnitteluun ja kehitystiimit tulevat toimimaan Scrum-mallin mukaisesti. Asiakkailla eli kaikilla yhdeksällä eläkevakuutusalan

toimijalla on suuri rooli Arek-ketterän suunnittelussa ja varsinkin nyt käyttöönotossa. Arek on halunnut suunnitella mallin asiakaskeskeisesti ja yhdessä asiakkaiden kanssa, koska juuri asiakkaiden tarpeita tämän toimintatavan avulla toteutetaan.

Ketteryys ulottuu myös palvelunhallintaan

Arekilla tehdään myös tietojärjestelmäpalvelujen jatkuvaa kehitystä sekä ylläpitoa. Jotta ketteryyden avulla saadaan paras mahdollinen tehokkuus läpi organisaation, Taskmillin asiantuntija on ollut mukana kehittämässä myös IT-palvelunhallinnan prosesseja sekä näihin liittyviä Service Management Officen rooleja. Työn alla on jatkuvan kehityksen ja ylläpidon toimintatapojen ketteröittäminen ja näiden

yhteensovittaminen sekä Arek-ketterä toimintatavan, että IT-palvelunhallinnan prosessien kanssa.

Tällä hetkellä Arekilla otetaan ketteröittämisen osana käyttöön uudet työkalut, Jira ja Confluence. Taskmillin asiantuntija on mukana suunnittelemassa ja tukemassa näiden työkalujen käyttöä osana uusia toimintatapoja.

Konkreettiset hyödyt alkoivat realisoitua heti

Vaikka Arekin ketteröittämisen muutosmatka on vielä kesken, niin jo nyt Arek on yhteistyön myötä päässyt hyödyntämään ketteriä periaatteita kompleksisessa eläkevakuuttamisen ympäristössä. “Olemme erittäin tyytyväisiä Taskmillin apuun tällä muutosmatkalla ja

yhteistyömme tulee jatkumaan edelleen. Erityisesti kehittämisen puolella olemme pystyneet pilkkomaan laajoja kokonaisuuksia pienempiin osakokonaisuuksiin ja aikatauluttamaan tekemistä vaiheittain. Lisäksi palveluhallinnassa olemme saavuttaneet ensimmäisiä näkyviä hyötyjä, joiden konkretisoituminen jatkuu edelleen uusien työkalujen käytön, sekä jatkuvan kehittämisen ja ylläpidon ketteröittämisen myötä”, Carita Broms-Paulasuo kertoo.

“Areklaiset ovat suhtautuneet käynnissä olevaan muutokseen innokkaasti ja osallistuneet erittäin aktiivisesti ketterän toimintatavan suunnitteluun omien osa-alueidensa syväosaajina. Arek-ketterä toimintatapa on suunniteltu ylätasolla ja nyt pääsemme käytännön ja kokeilujen kautta kehittämään sitä edelleen. Minut on otettu konsulttina erittäin hyvin vastaan ja osaamistani arvostetaan. Yhteistyö on

ollut erittäin sujuvaa ja on todella hienoa saada auttaa Arekia tällä muutosmatkalla”, Taskmillin asiantuntija Virpi Repo hehkuttaa.