Taloushallinnon ja hankinnan ajankohtaisia ilmiöitä käsittelevä Nordic Leaders Circle huipentui vuoden 2021 osalta Smart Supply Chain & Procurement -tapahtumassa järjestettyihin paneelikeskusteluihin.

Keskusteluja luotsasi tuttuun tapaan toimittaja Peter Nyman, jonka rinnalla asiantuntijakommentaattorin paikan otti Baswaren Customer Insight Director Tuula Tuononen. Panelisteiksi saapuneet pohjoismaiset hankintajohtajat pääsivät valottamaan kantojaan niin digitalisaation ja ekosysteemien merkityksestä kuin tulevaisuuden menestyksen avaintekijöistä.

Avauspuheenvuorossaan Tuononen muistutti, että koronapandemian seurauksena bisneksen tekemisen malli on myllääntynyt perusteellisesti. Yritysten on syytä varautua yllättäviin muutoksiin jatkossakin, sillä esimerkiksi kansainvälisen politiikan kiistat tai sään ääri-ilmiöt voivat koska tahansa ravistella “uutta normaalia”. Epävarmuuden keskellä hankintatoimen on syytä opetella ketterä toimintamalli, Tuononen sanoi.

Yrityksissä ketteryyttä on rakennettu eri lähtökohdista, mutta lopulta moni on nostanut keskiöön yhteistyön vahvistamisen.

– Yksi keskeisistä asioista on ajattelutavan ja työskentelymallin muuttaminen proaktiivisempaan suuntaan. Se auttaa reagoimaan muutoksiin paremmin, ja silloin on mahdollista myös paremmin ennakoida tarvittavia toimenpiteitä, Eltel Networksin hankintajohtaja Marko Väisänen sanoi.

”Hankinta on osoittanut voivansa toimia ketterästi.”

Fortumin hankintajohtaja Ville Halonen oli samoilla linjoilla. Hänen mukaansa viime vuosina Fortumilla on tapahtunut paljon hyvää kehitystä.

– Hankinta on osoittanut voivansa toimia ketterästi. Olemme pyrkineet olemaan koko ajan mahdollisimman lähellä liiketoimintaa. Meillä on yhteiset KPIt ja kommunikaatiokanavat bisneksen kanssa, hän kertoi.

Teknologian toivotaan tuovan lisäarvoa päätöksentekoon

Teknologiakehitystä korona ei ole liiemmin hidastanut. Tuononen uskoi, että tulevaisuudessa yhä useammat suuryritykset siirtyvät ERP-keskeisyydestä kohti laajempaa digitaalista ekosysteemiä, johon kuuluu eri toimittajien ratkaisuja. Niistä osa voi olla tuotettu hyvinkin spesifiin käyttötarkoitukseen. Panelistit tunnistivat ekosysteemiin hyödyt, mutta lopulta kyse on aina siitä, miten yritykset onnistuvat muutoksen jalkauttamisessa.

– Uusien teknologioiden kohdalla muutosjohtaminen on kaikista tärkeintä. Tarvitaan myös rohkeutta tukeutua fail fast -ideologiaan. Jos yksi ratkaisu ei tuota hyötyjä, unohdetaan se ja keskitytään toiseen, ISS World Servicesin Morten Brask painotti.

Myöhemmin Brask korosti, että hänen mielestään uusien digitaalisten ratkaisujen tärkeimpiä tehtäviä on tuoda lisäarvoa päätöksentekoon. 

– Vielä kymmenen vuotta sitten tarjolla ei ollut ratkaisuja, joiden avulla yrityksessä voidaan saavuttaa sellainen läpinäkyvyys, joka tänä päivänä on mahdollista, hän totesi.

”Uusien teknologioiden kohdalla muutosjohtaminen on kaikista tärkeintä.”

Myös Väisänen vakuutti, että ihmiset eivät hylkää työkaluja, joiden tuoma hyöty on heille itsestään selvä.

– Mitä enemmän digitaalinen ratkaisu tuo lisäarvoa käyttäjälle sitä parempi. Ihmisten on saatava kokemus hyödystä, jotta he alkavat säännöllisesti käyttää uusia ratkaisuja. Kokemuksen luomiseksi tarvitaan puolestaan tieto siitä, miten ratkaisu toimii ja mitä hyötyä siitä on. Lopulta kyse on siis kommunikaatiosta ihmisten välillä, Väisänen totesi.

Halonen kertoi, että Fortumilla on viimeisten parin vuoden aikana otettu käyttöön muun muassa Baswaren P2P-ratkaisu. Hän kehui käyttöönoton sujuneen etätyön aikakaudesta huolimatta hienosti. Myös hänellä oli tarjota oma vinkkinsä siihen, miten työntekijät saadaan sitoutumaan uusien ratkaisujen käyttöön.

– Yksi hyvä motivoinnin keino on asettaa KPIt aluksi helposti saavutettavaksi. Kun ihmiset saavat ensin riittävän simppeleitä tehtäviä, he alkavat käyttää uutta järjestelmää.

Kaikkea ei voi automatisoida

Pandemia ja etätyö ovat korostaneet manuaalisen työn pullonkauloja. Digitaalisia työkaluja tarvitaan, jotta etänä voidaan työskennellä, bisnes pyörii ja asiakkaat pysyvät tyytyväisinä. Mutta missä lopulta kulkevat hankinnan prosessien automatisoinnin rajat?

– Ostamiseen liittyviä prosesseja on helpompi automatisoida. Haastavampaa automatisointi on sopimusten tekemisen ja neuvottelujen osalta, sillä niihin liittyy muun muassa lakiasioita. Ne prosessit ovat tietyllä tapaa aina keskustelua ihmisten välillä, Halonen arveli.

– Osa työstä voidaan automatisoida, mutta on paljon työtä johon ihmistä tarvitaan. En usko, että hankinta on koskaan täysin automatisoitua, Väisänen komppasi näkemystä.

“Omaan siiloon ei pidä jäädä”

Väisäsen, Halosen ja Braskin jälkeen ääneen pääsi uusi panelistikolmikko, joka tiiviissä vartin keskustelutuokiossa pureutui tarkemmin hankintatoimen muuttuneeseen rooliin. Yhtä mieltä oltiin siitä, että hankintaorganisaatio on muulle liiketoiminnalle koko ajan tärkeämpi strateginen kumppani, jolloin myös läpinäkyvyyden merkitys kasvaa. Aluksi Nyman kyselikin vinkkejä juuri läpinäkyvyyden lisäämiseksi.

– Hankinnan ammattilaisen pitää olla riittävän rohkea tuomaan uusia ideoita pöydälle. Omaan siiloon ei pidä jäädä, vaan toimitusketjun hallinnan ja myynnin kanssa on tehtävä enenevissä määrin yhteistyötä. Näin ollaan yhdessä luomassa bisnesälyä, Peikko Groupin Sourcing Director Markku Koponen vastasi.

 

Toisessa paneelissa Peter Nyman ja Tuula Tuononen keskustelivat Peikko Groupin Markku Koposen, Relia Groupin Yaron Nadbornikin ja Essityn Jessica Nordlinderin kanssa.

 

Realia Groupin VP & Group CPO Yaron Nadbornik korosti datan merkitystä läpinäkyvyyden synnyttämisessä. Kun puhe kääntyi laajemmin sidosryhmien hallintaan, Essityn CPO & Vice President Global Procurement Jessica Nordlinder painotti luottamuksen lisäämistä, mutta Koposen tavoin myös tiivistä yhteistyötä myynnin suuntaan. 

– Hankinnan pitää olla todella lähellä liiketoimintaa, jotta se voi tukea ja lisätä myyntiä, mutta myös innovoida ja luoda uutta arvoa, hän sanoi.

Menestymisen avaimet

Vaikka pandemia muutti monta asiaa, ei se välttämättä laittanut uusiksi yritysten pidemmän tähtäimen tavoitteita. Vastuullisuus ja digitalisaatioon panostaminen olivat olleet työpöydällä jo ennen koronaa. Nordlinder sanoi, että kuluneet puolitoista vuotta ovat oikeastaan vain vahvistaneet halua keskittää fokus näihin asioihin.

– Onneksi olimme aloittaneet prosessien laajemman digitalisoinnin jo ennen koronaa. Olemme nyt hyvässä tilanteessa, hän totesi.

– Pitää olla ratkaisut, joiden avulla koko toimitusketjuun saadaan luotua läpinäkyvyyttä, myös kolmansien osapuolen riskienhallinnan osalta. Vastuullisuusasiat ovat nousseet hankintaorganisaation toiminnan keskiöön, Koponen summasi omat mietteensä.

”Vastuullisuusasiat ovat nousseet hankintaorganisaation toiminnan keskiöön.”

Nadbornik palasi vielä kerran molempien paneelien punaiseksi langaksi nousseeseen kommunikaatioon nimetessään organisaationsa ykkösprioriteetin.

– Haluamme auttaa urakoitsijoita ja toimittajia olemaan entistä tehokkaampia ja asiakaslähtöisempiä, jotta he ymmärtävät huolehtivansa rakennusten ohella myös asiakkaistamme. Se on meille menestymisen avain. 

Myös Tuononen pääsi pohtimaan menestymisen avaimia omassa loppupuheenvuorossaan, ja lopulta hänkin nosti esiin yhteistyön. Sen kehittämiseen hankinnalla on erittäin hyvät lähtökohdat.

– Hankinnan ammattilaisten vahvuus on aina ollut yhteistyön tekeminen. Heillä on helikopterinäkymä yrityksen eri funktioihin, sidosryhmiin ja toimittajiin. Se on ollut tärkeää aikana, jolloin liiketoiminta ei nopeista muutoksista huolimatta ole saanut pysähtyä, hän tiivisti.

 

Baswaren verkkosivuilta ladattava e-kirja sisältää 10 tärkeintä hankinnan mittaria CPO:lle. Lue lisää ja lataa omasi täältä.

Tutustu myös Baswaren Ite wiki -profiiliin.