Hypätään hetkeksi rakennusalan projekti-insinöörin saappaisiin. Työpäivä on aluillaan ja printtaat toimistolla sen aikana tarvittavia papereita. Edessä on työmaavierailu. Matkaan lähtee kynän ja papereiden lisäksi myös mittausvälineet ja kamera. Kohteessa aikaa ei ole tuhlattavaksi, ja lopulta käsiala alkaa kärsiä tiukasta työtahdista. Päivän päätteeksi kummastelet kynän jättämiä kiemuroita.

Kuviteltu tilanne on tuttu monelle rakennus- ja infra-alan projekteissa työskentelevälle, kertoo Dotag-työmaadokumentointisovelluksen kehittäjä Aki Vänskä, joka ennen it-alalle siirtymistä toimi suunnittelu- ja johtotehtävissä laivanrakennuspuolella. 

Erään epäonnisen työmaakäynnin hän muistaa loppuikänsä.

– Olin työskennellyt kiireessä, enkä toimistolle palattuani ollut varma, onko papereihin kirjoittamani numero yksi vai seitsemän. Aikaa tarkistusmittauksiin ei ollut, joten jouduin tekemään valinnan. Pidin suurempaa mittaa riskittömämpänä vaihtoehtona, joten kohteen suunnitelmat tehtiin siihen perustuen, hän kertoo.

Valitettavasti valinta oli väärä, eivätkä suunnitellut osat sopineet paikoilleen. Vänskä kertoo virheen maksaneen hänen silloiselle työnantajalleen ainakin satatuhatta euroa. 

Vahingosta seurasi myös jotain hyvää. Vänskä oivalsi, ettei hän voi olla ainoa, jonka kohdalle vastaava virhe on osunut. Syntyi Dotag-mobiilidokumentointisovellus, joka korvaa työmaaolosuhteissa kynän ja paperin.

Aikaa säästyy vähintään 10 tuntia työmaakäyntiä kohden

Alkuvuodesta 2019 lanseerattu Dotag on tällä hetkellä käytössä reilussa kymmenessä yrityksessä, joiden joukossa on muun muassa palo- ja turvaovien tuotantoon erikoistunut Saajos, linjasaneerauksiin erikoistunut turkulainen rakennustoimisto Albi, sekä Jatke Oy Uudeltamaalta 

Insinööristä it-yrittäjäksi hypännyt Vänskä kertoo oppineensa matkan varrella paljon uutta. Yksi kullanarvoisimmista huomioista liittyy sovelluksen loppukäyttäjien tarpeisiin – työelämässä ei ole aikaa vaikeiden prosessien opettelulle.

”Softa on pidettävä mahdollisimman yksinkertaisena.”

– Softa on pidettävä mahdollisimman yksinkertaisena. Mieluummin yksi nappi, mutta maksimissaan kolme per näkymä, jotta käyttäjällä ei ole liikaa vaihtoehtoja. Jos sovelluksen käyttöönotto ei ole suoraviivaista ja nopeaa, käyttäjien houkutus palata manuaaliseen työskentelyyn kasvaa liian suureksi.

 

Dotag syntyi Aki Vänskän omien kokemusten pohjalta.

 

Kuten alun esimerkistä ilmeni, projekti-insinöörin työmaakäynti alkaa yleensä toimistolla tarvittavien papereiden tulostamisella ja niputtamisella kansioihin. Dotagin käyttäjät ottavat niiden sijasta mukaansa tabletin, jonne tarvittavat pohjapiirustukset on siirretty  pöytäkoneelta verkon yli. Vänskä kertoo sovelluksen toimivan myös offline-tilassa, joten työmaalla verkkoyhteyttä ei välttämättä tarvita. Kaikki kerätyt tiedot tallennetaan Dotagin sisältämien työkalujen avulla.

– Jokainen merkintä tai huomio kuvineen ja tietoineen tallennetaan omaan piirustuslokaatioon. Niitä voi olla jopa tuhansia työmaata kohden.

Vänskän mukaan insinöörin työajasta suurin siivu menee työmailla tehtyjen merkintöjen puhtaaksikirjoitukseen, mutta Dotagin avulla työvaihe tehostuu huomattavasti. Ennen työmaahuomioiden puhtaaksikirjoittamiseen saattoi mennä päiviä, mutta nyt kaikki tapahtuu Vänskän mukaan muutamassa sekunnissa. 

”Sovellus tuottaa tehdyistä merkinnöistä PDF- tai Word-raportin, joka lähetetään käyttäjän sähköpostiin tai työpöytäkoneelle.”

– Sovellus tuottaa tehdyistä merkinnöistä PDF- tai Word-raportin, joka lähetetään käyttäjän sähköpostiin tai työpöytäkoneelle. Tarvittaessa käyttäjä voi muokata raporttia palatessaan toimistolle. 

Hän arvioi, että yleisesti Dotagin tuoma ajansäästö on noin 10 tuntia työmaakäyntiä kohden, mutta paljon riippuu toimialasta.

– Esimerkiksi palokatkopuolella aikaa voi säästyä jopa 130 tuntia per kohde.

Uudistetulla tuotteella maailmalle

Vänskän mukaan työmaadokumentoinnin ongelmat ovat olleet samanlaisia niin kiinteistö-, laivan- kuin infrarakentamisen saralla. Siksi tällä hetkellä markkinoilla olevassa Dotagissa on mukana vain kaikista yleisimmät, toimialariippumattomat työkalut. Seuraava versio on kuitenkin tulossa, sillä sovelluksen uudistustyöt alkoivat huhtikuussa 2020.

– Olemme haastatelleet sekä nykyisiä että potentiaalisia asiakkaitamme ja saadun palautteen perusteella tuomme softaan uusia ominaisuuksia. Muutoksista huolimatta yksinkertainen käyttöliittymä säilyy kaiken ytimessä, Vänskä lupaa.

 

Aki Vänskä lupaa, että uudistetun Dotagin ytimessä on edelleen yksinkertainen käyttöliittymä. Sovellus muun muassa tuottaa työmaalla tehdyistä merkinnöistä PDF- tai Word-raportin, joka lähetetään käyttäjän sähköpostiin tai työpöytäkoneelle.

 

Uudistuksen jälkeen Dotagia voi käyttää myös iOS-laitteilla. Merkintöihin liittyviin ominaisuuksiin on tulossa monta muutosta. Vänskä kertoo, että jatkossa niihin voi liittää erilaista metadataa tai esimerkiksi ennen-jälkeen-kuvia. Organisaation muut työntekijät pääsevät näkemään, millaisia merkintöjä tietyssä kohteessa on tehty. Lisäksi tarjolle tulee yrityskohtaisten merkintöjen suunnittelu. 

– Merkinnöissä päästään hyödyntämään muun muassa pudotusvalikoita, kustomoituja ikoneita sekä kommentointia. 

Vänskän visioissa on viedä sovellus maailmalle vuonna 2021. Hän puhuu työmaadokumentoinnista miljardin tunnin aikasyöppönä, joten potentiaalisilla markkinoilla riittää kokoa. Vänskä uskoo, että jokainen kynään ja paperiin luottava yritys astelee heikoilla jäillä. 

– Oikeastaan on olemassa vain kahdenlaisia insinöörejä. Niitä, jotka ovat jo sekoittaneet ykkösen ja seiskan, ja tehneet jopa sadantuhannen virheen. Ja niitä, joiden kohdalla vastaavan virheen tekeminen on vain ajan kysymys.

 

Voit lukea lisää mobiilidokumentoinnista Dotagin tuottamasta oppaasta, johon pääset tästä.

Tutustu myös Dotag-sovellusta esittelevään videoon alta.

 

Dotag-sovelluksen Ite wiki -profiili

Dotagin kotisivut