Termi ohjelmistorobotiikka (RPA, Robotic Process Automation) nousi Suomessa vuonna 2016 pinnalle kuin tyhjästä. Arcusysin Jyri-Pekka Makkonen ja Markus Hellas avaavat ohjelmistorobotiikan hyödyntämismahdollisuuksia prosessien kehittämisestä kiinnostuneille.

– Ohjelmistorobotiikka on tällä hetkellä isossa nousussa Suomessa. Käytännössä kaikki toimialat ovat kiinnostuneita aiheesta ja tapaamisia ohjelmistorobotiikan hyödyntämistä tutkivien yritysten ja julkisten organisaatioiden kanssa on viikottain, Jyri-Pekka Makkonen aloittaa.

Ohjelmistorobotiikka voi lukeutua tulevaisuudessa ihmistyön suurimpiin tuottavuusloikkiin.

– Jos viime vuosisadalla nähtiin tehdastyössä laajaa automaatiota, tälle vuosituhannelle tullessa tullaan näkemään vastaavaa toimisto- ja tietotyön automatisaatiota. Ohjelmistorobotiikkaa pidetään mielenkiintoisena, koska se nähdään tienä tuottavuuden kasvattamiseen.

 

Jyri-Pekka Makkonen ja Markus Hellas tavattiin Arcusysin Helsingin toimistolla Eerikinkadulla.


Moni varmasti pohtii, miksi termi ohjelmistorobotiikka sisältää sanan robotiikka? Kysehän on ohjelmistosta! Robotic-termin taustalla on ohjelmiston tapa matkia ihmisen työskentelyä. RPA käyttää tietojärjestelmissä samoja käyttöliittymiä, kuin mitä ihminenkin käyttäisi.

– Sen takia ohjelmistorobotiikka on kevyt ratkaisu automaation luomiseen arkkitehtuurimielessä. Käyttöliittymätasolla voimme toimia kevyesti ja ketterästi puuttumatta olemassa olevaan it-arkkitehtuuriin, Markus Hellas kuvaa.

Ohjelmistorobotille voi antaa käytettäväksi esimerkiksi asiakkuudenhallinnan järjestelmän, ERP:in tai vaikkapa palkkajärjestelmän, joita robotti ohjaa käyttäjätunnuksilla.

– Automatisoitavan prosessin täytyy olla kuvattavissa sääntöpohjaisesti. Tällaiset prosessit ovat tyypillisesti stabiileja ja kypsiä, joten ne soveltuvat hyvin RPA:lle. Meidän on myös hyvä tietää suurinpiirtein automatisoitavan työvaiheen nykyiset kustannukset, jotta voidaan arvioida hyötyjä. Jos yritys on kuvannut ja mallintanut prosessit, siitä on luonnollisesti etua suunnittelussa, Makkonen pohtii.

Ohjelmistorobotiikan hyötyjen kannalta volyymi ja toistuvuus ovat avainasemassa. Monimutkaiset ja raskaat usein toistettavat prosessit sisältävät luonnollisesti eniten automatisoitavaa potentiaalia. Eli sitä samaa manuaalista ihmistyötä, jota mekaaniset robotit ovat korvanneet jo pitkään teollisuudessa.

– Periaatteessa voimme automatisoida minkä tahansa back-office rutiinityön. Meillä tyypillisimmät kehityskohteet ovat tällä hetkellä palkkahallinto ja HR sekä talouden taustaprosessit, kuten erilaiset tarkistuslaskennat. Voimme automatisoida myös viranomaisvaatimuksina koostettavia raportteja, joita ihmiset tekevät viikoittain tai kuukausittain käsin, Hellas kuvaa.

”Teollisista töistä on poistunut paljon paljon niitä ruuvinvääntämisiä, joita Fordin tehtaalla aikanaan tehtiin.”

Jos aiemmin työntekijällä oli iso määrä lukuja tarkistettavanaan, niin nyt pyritään siihen, että robotti käy listan läpi ja tulostaa virhelistan, jotka ihminen puolestaan käy läpi. Se tarkoittaa työntekijän kannalta mahdollisuutta keskittyä ideointia ja harkintaa vaativiin töihin.  

– Teollisista töistä on poistunut paljon paljon niitä ruuvinvääntämisiä, joita Fordin tehtaalla aikanaan tehtiin. Samalla lailla toimistotyössä on tänä päivänä paljon puuduttavaa koneen näpyttelyä. Kuinka moni myyntimies tykkää matkalaskujen teosta? Sen sijaan kuittipinon voisi antaa robotille, joka tekee matkalaskut ihmisen puolesta, Hellas jatkaa.

– Ohjelmistorobotin mieli ei myöskään pahoitu samalla lailla kuin ihmisen, Makkonen heittää perään.

 

Markus Hellas keskustelee viikottain ohjelmistorobotiikasta kiinnostuneiden yritysten kanssa.


Ohjelmistorobotiikan hyötyjä ovat läpimenoaikojen lyheneminen, työn toteutuksen nopeus, virheiden määrän vähentyminen sekä mitattavuuden paraneminen.

– Ohjelmistorobotiikan hyödyntämisen myötä pystytään myös johtamaan tiedolla, koska ohessa syntyy dataa prosessin suorituksesta. Kun aikaisemmin kymmenet ihmiset toteuttivat tehtävän tavoillaan, meille ei syntynyt tarkkaa kuvaa sen toimituksesta. Prosessiautomaation myötä tieto syntyy suoraan digitaaliseen muotoon, Makkonen kuvaa.

Arcusysilla onkin pidetty tärkeänä, että samalla kun ohjelmistorobotiikka on otettu käyttöön, luodaan mittaristo robottien suorituskyvyn kehittämiseen.

Arcusys on toteuttanut ohjelmistorobotiikan ratkaisun esimerkiksi palkkahallinnon ulkoistukseen erikoistuneelle Silta Oy:lle. Silta tuottaa esimerkiksi verottajan kausiveroilmoitusprosessin RPA:n avulla asiakkailleen. Ilmoituksia tehdään kuukausittain satoja, eli aiemmin asiantuntijatason ihmiset tekivät jatkuvasti toistuvaa, mekaanista työtä.

Miten lähteä liikkeelle ohjelmistorobotiikan kanssa?

– Olemme kehittäneet ohjelmistorobotiikan roadmapin, joka sisältää kolme steppiä. Ensiksi tehdään yhdessä asiakkaan kanssa yhdessä robotiikan potentiaalianalyysi, eli pyritään tunnistamaan otolliset rpa:lla automatisoitavat prosessit, joissa saadaan investoinnille nopea takaisinmaksu.

Potentiaalianalyysin jälkeen tehdään yksi tai muutama pilotti, joilla todennetaan robotiikan toimivuus ja hyödyt pienessä mittakaavassa. Tämän jälkeen edetään laajamittaiseen tuotannolliseen robotiikan hyödyntämiseen, jota voidaan skaalata toimintojen sisällä.

Olemme käyttäneet Uipath Robotic Process Automation -teknologiaa. Siinä on Open Source -perusta ja se on RPA-ohjelmistoista yksi tuoreimmista ja teknologiapohjaltaan moderni.

Makkonen ja Hellas rohkaisevat yrityksiä pohtimaan ohjelmistorobotiikan mahdollisuuksia omalle liiketoiminnalleen:

– Ohjelmistorobotiikka on organisaatiolle helposti käyttöönotettava koneälyn muoto. Sitä voi kutsua koneälyksi, olkoonkin sääntöpohjaista. Esimerkiksi keinoälysovellukset ovat paljon monimutkaisempia ja vaativat experimentaalista tekemistä.

– Robotti on pystyssä huomattavasti nopeammin.


Tutustu myös Arcusysin kotisivuihin ja ite wiki-profiiliin. Arcusysilla on kolme fokusaluetta: Työn tehostaminen (johon ohjelmistorobotiikka lukeutuu), liiketoiminnan kasvattaminen digitalisaation avulla ja tiedolla johtamisen mahdollistaminen.