Suurin osa tiimistäsi on jälleen ylittänyt myyntitavoitteensa, mutta kuinka palkita onnistumiset läpinäkyvästi, reilusti ja luotettavasti?

Bonukset ja komissiot ovat tärkeä osa myyjien palkkaa ja henkilöstön motivointia, minkä lisäksi niillä on positiivinen vaikutus työilmapiiriin. Organisaatiot joutuvat kuitenkin käyttämään bonuslaskentaan paljon aikaa ja resursseja, joita ei olisi hukattavaksi.

Tässä blogissa kerromme, kuinka vähennät bonusten ja komissioiden laskentaan vuosittain käytettävää aikaa jopa 60 päivästä vain muutamiin päiviin – ja parannat samalla organisaatiosi tietoturvaa.

Bonus- ja komissiolaskennan yleisimmät haasteet

Myynnin ja muiden työsuoritteidensa perusteella palkittavien työntekijöiden komissiot ja bonukset ovat keskeinen osa palkkausta. Samalla bonuslaskenta on monimutkainen ja aikaa vievä prosessi, joka vaatii useiden eri tietolähteiden yhdistämistä ja laskentasääntöjen tarkkaa noudattamista.

Moni organisaatio painii esimerkiksi seuraavien haasteiden kanssa:

• Laskentasääntöjen monimutkaisuus ja muuttuvuus: Bonuslaskennassa on otettava huomioon erilaiset bonus- ja komissiomallit, jotka voivat vaihdella eri henkilöstöryhmien, myyntikanavien, tuotteiden ja asiakkaiden välillä. Lisäksi laskentasäännöt voivat muuttua esimerkiksi sopimuskausien, tavoitteiden tai kannustinjärjestelmien uudistusten myötä.
• Tietojen hajautuminen ja epäyhtenäisyys: Bonuslaskennassa tarvittavat tiedot ovat usein hajallaan eri järjestelmissä, kuten HR-, CRM-, BI- ja ERP-järjestelmissä. Tietojen kerääminen, yhdistäminen ja validointi on työlästä ja virhealtista. Lisäksi eri tietojärjestelmistä peräisin olevat tiedot voivat myös olla keskenään eri muodossa ja niiden laatu vaihdella, eikä kaikki tieto välttämättä ole edes ajantasaista.
• Manuaalisen työn suuri osuus ja alttius virheille: Bonuslaskennassa on usein käytettävä Exceliä ja muita ihmistyötä edellyttäviä työkaluja, jotta bonukset ja komissiot saadaan laskettua eri henkilöille ja ryhmille. Manuaalinen työ vie paljon aikaa ja altistaa virheille, minkä lisäksi se on vaikeasti hallittavaa. Laskennassa tapahtuvat virheet voivat myös aiheuttaa taloudellisia menetyksiä sekä tyytymättömyyttä ja luottamuksen menetystä henkilöstön ja asiakkaiden keskuudessa.
• Laskennan läpinäkyvyyden ja raportoinnin puute: Bonuslaskennan tulokset eivät välttämättä ole helposti nähtävillä, eivätkä laskennan perusteet ole aina selviä bonuksia vastaanottaville työntekijöille – tai edes laskennasta vastaaville henkilöille itselleen. Laskennan dokumentointi ja arkistointi on usein puutteellista ja tulosten raportointi rajoitettua tai monimutkaista.

Onnistu bonus- ja komissiolaskennassa automaation avulla

Ratkaisun avain onnistuneeseen bonusten ja komissioiden laskentaan piilee automaatiossa.

Valtaosa laskentaprosessista voidaan nimittäin automatisoida ohjelmistoratkaisun ja integraatioiden avulla siten, että kaikki laskentaan tarvittava, ympäri organisaation eri tietojärjestelmiä hajautunut tieto kerätään yhteen ainoaan palveluun, johon konfiguroidaan laskentaan tarvittavat säännöt ja parametrit. Itse laskennan voi asettaa suoriutumaan automaattisesti, tai sen voi käynnistää manuaalisesti nappia painamalla.

Laskentasääntöjä ja parametreja voi tarpeen vaatiessa muokata milloin tahansa. Toisin sanoen ratkaisu mukautuu joustavasti organisaatiossa tapahtuviin muutoksiin ja muuttuviin tarpeisiin.

Automatisoitu bonus- ja komissiolaskenta tarjoaa viisi tärkeää hyötyä:

1. Tehokkaampi laskenta: Automaatioon perustuvan ratkaisun avulla bonusten laskentaan käytettävä aika voi laskelmiemme mukaan tippua 60 päivästä vain muutamaan päivään. Ratkaisua hyödyntävässä organisaatiossa manuaalista työtä tarvitaan ainoastaan tulosten tarkastamiseen.
2. Lisääntynyt tietoturva: Exceliin perustuva laskenta vie paljon aikaa ja on riskialtista. Automaatioratkaisun avulla arkaluontoinen data pysyy turvassa ja on ainoastaan niiden henkilöiden nähtävissä, joilla on lupa sen tarkasteluun.
3. Parempi jäljitettävyys: Kaikki laskentaprosessiin tehtävät muutokset tallentuvat lokiin, mikä lisää läpinäkyvyyttä ja helpottaa seurantaa.
4. Joustava laskentamalli: Bonusten ja komissioiden laskentamallia voi tarvittaessa muokata helposti ja nopeasti.
5. Virheiden minimoiminen: Automaatioratkaisu on manuaalista laskentaa luotettavampaa ja tarkempaa, mikä on omiaan parantamaan niin henkilöstön kuin asiakkaiden luottamusta bonusjärjestelmään.

Turvallinen ja tehokas laskentaratkaisu on investointi, joka säästää aikaa ja rahaa sekä antaa asiantuntijoille paremmat mahdollisuudet keskittyä tuottavaan työhön.

Aiheuttaako bonusten ja komissioiden laskenta päänvaivaa organisaatiossanne? Kerromme mielellämme lisää siitä, minkälaisia kokemuksia asiakkaillamme on bonuslaskelmien automatisoinnista ja kuinka automaatioratkaisu on helpottanut laskentaprosessia merkittävästi.