Ouneva Oy on sähköliitoskomponenttien ja ohutlevyosien sopimusvalmistaja, sekä osa kansainvälistä teollisuuden perheyhtiötä Ouneva Groupia. Yritys otti käyttöönsä Collapick Tempo Kunnossapito -lisäosat nykyisen ERP-järjestelmän rinnalle. Haastattelimme Ouneva Oy:n tuotantoinsinööriä Samu Näsästä, joka vastasi projektista asiakasyrityksen päässä. 

Huoltojärjestelmä yrityksen toimintatapauudistuksen ajuriksi

Näsäsen mukaan Ouneva Oy:n lähtötilanteessa huoltojen hallintaan ja kunnossapitoon ei käytetty järjestelmää. Yrityksen ERP-järjestelmä sisältää kunnossapidon työkaluja, joista käytettiin ainoastaan laiterekisteriä, joka kattoi kaikki Ounevan käytössä olleet laitteet. Huoltoraportit dokumentoitiin fyysisesti kansioihin tai sähköisesti verkkolevylle, ja esimerkiksi tiedot varaosista, niiden toimittajista sekä hinnoista löytyivät Excel-taulukoista sekä sähköpostissa käydyistä keskusteluista.

Vaikka yrityksen omat kunnossapitotoimenpiteet sekä alihankkijoiden tekemät huollot toteutettiin säännöllisesti ja asianmukaisesti aiemminkin, yrityksen tarkoituksena oli kehittää huoltotoimenpiteitä entistä paremmiksi. ”Muutamia koneita lukuun ottamatta ennakoivia huoltoja ei ole aiemmin kuitattu mihinkään tehdyksi. Suullisesti kerrotuista korjaustoimenpiteistä ei ole jäänyt talteen muuta dataa, kuin mahdollisesta varaosatilauksesta tulleet tiedot ” Näsänen kertoo.

”Tällainen isompi projekti on ollut käynnissä ja johdon mielessä jo tovin, mutta resurssipuutteiden takia emme ole saaneet sitä aiemmin aikaiseksi. Huoltojärjestelmän käyttöönoton yhteydessä tarkistimme, tarvitseeko kunnossapito- ja huoltotoimenpiteitä lisätä tai päivittää” Näsänen kuvaa

Collapick Tempo -lisäosat mukautuvat Ouneva Oy:n huollon tarpeisiin

Collapick valikoitui palveluntarjoajaksi räätälöitävyytensä vuoksi. Näsäsen mukaan yritys teki vertailua eri järjestelmätoimittajien välillä, josta muutamaan vaihtoehtoon paneuduttiin enemmän pitämällä palavereita, sekä kertomalla lisää järjestelmätarpeista. “Collapick tarjosi selkeästi enemmän räätälöitävyyttä kuin muut vastaavat toimijat. Yritys oli valmis muokkaamaan vähän yksilöidyn – meidän käyttöön sopivan version järjestelmästä, ja se erotti Collapickin muista. Olihan silläkin iso vaikutus, että Collapickin tuotteita on käytössä jo kahdessa yhtiömme yksikössä. Oli sellainen Group-kohtainen paine” Näsänen luonnehtii.

Ounevalla oli selkeät vaatimukset järjestelmälle. “Meillä oli tietyt toiveet mitä halusimme järjestelmään. Jos ne eivät löytyneet valmiina, sitä muokattiin meille sopivammaksi. Meitä varten tehtiin esimerkiksi säännöllisille ennakoiville huolloille, sekä korjaaville toimenpiteille erilliset työjonot. Aika hyvin pyytämämme toiveet täytettiin” Näsänen kiittelee. Muita Ounevalle tehtyjä muokkauksia ovat Collapickin Jarno Laineen mukaan esimerkiksi vikahistorian- ja kunnossapidon kokonaiskustannusten helppo seuranta, käyttäjäprofiilit eri järjestelmäkäyttäjille, pakotettu ennalta määrättyjen tietojen syöttö, huoltojen priorisointi kriittisyyden mukaan, sekä keskitetty dokumenttien hallinta. Collapick Tempo Kunnossapito -lisäosilla ratkaistiin myös huollon raportointi, huoltokalenterit, kalibrointisyklit, kunnossapito, sekä akuutti- ja vuosihuoltojen hallinta.

Ounevalle kehitettiin sisäisiin huoltotoimenpiteisiin kokonaan uusi Odoo ERP-pohjainen ratkaisu, joka kulkee nimellä Collapick Tempo Kunnossapito -lisäosat. Collapickin Kunnossapito -lisäosia voidaan käyttää yksinään omana huoltojärjestelmänään tai kuten Ounevan tapauksessa täydentämään nykyistä ERP-järjestelmää. Joustava ja moderni Odoo-liiketoiminta-alusta mukautuu moniin asiakastarpeisiin.

Projekti käynnistyi aloituspalaverilla, jossa luotiin projektisuunnitelma ja aikataulu. Säännöllisissä välipalavereissa sovittiin seuraavista stepeistä, sekä mitä tietoja yritysten kesken välitetään projektin etenemiseksi. Yrityksen tuotanto on jakautunut kahdelle tehtaalle, joka toi projektiin oman säväyksensä. “Meillä oli sellainen käytäntö, että järjestelmä testataan ensin yhdellä tehtaalla, ja kun totesimme sen toimivaksi siirryttiin toiselle tehtaalle. Siten samoja ongelmia ei tarvinnut ihmetellä molemmilla tehtailla, ja huoltojärjestelmä saatiin vähän valmiimpana pakettina toiselle tehtaalle” Näsänen kertoo.

Selkeän huoltojärjestelmän hyötyinä dokumentointi, huoltopyynnöt sekä vikahistoria

Järjestelmä pyöri molemmilla tehtailla toukokuun alussa, ja toukokuun loppupuolella se oli Näsäsen mukaan saatu suhteellisen laajasti käyttöön. ”Olemme ajoittaneet huoltojärjestelmään laitteiden säännölliset huollot, sekä huollon tarpeessa olevat kohteet. Varaosadokumentointi on ihan hyvällä tasolla, ja olemme vieneet järjestelmään varaosatietoja. Sieltä löytyvät esimerkiksi kaikki varaosakoodit, toimittajat ja hintatiedot, mikä vastaavasti helpottaa tilaamista. Varaosatilauksista on aina tehty ostotilaukset ERP:hen, mutta tulevaisuudessa ne toteutetaan Collapickin kunnossapitoratkaisun puolelta”. 

Lyhyestä käyttökokemuksesta huolimatta Näsänen on ehtinyt huomaamaan järjestelmän hyötyjä. ”Itselleni suurin hyöty on dokumentointi, sekä mitä se mahdollistaa. Kaikki löytyvät nyt samasta paikasta, kuten huolto-ohjeet ja manuaalit. Mikäli koneen osa hajoaa tai ei toimi kuten pitäisi, tuotannon koneilla on mahdollista tehdä huoltopyyntöjä. Se toimii ikään kuin huollon työjonona, eikä kaikki ole enää muistin varassa. Nyt riittää, että huoltopyyntö laitetaan järjestelmään kerran, ja huoltomiehet tekevät työn kun ehtivät. Vikahistorian kertyminen on myös kätevä toiminto. Jos koneeseen tulee millainen vika tahansa, voi järjestelmästä käydä katsomassa jälkikäteen laitteen aiemmat viat. Tällä aikavälillä tietoa ei ole kertynyt vielä merkittävästi, mutta olen huomannut sitä kertyvän koko ajan. Jatkossa sitä voi hyödyntää entistä enemmän”.

Näsäsen mukaan järjestelmää on yksinkertaista käyttää. “Se on todella helppokäyttöinen ja selkeä – ainakin niiltä ominaisuuksilta mitä käytän eniten ja päivittäin. Eniten järjestelmää käyttävät tuotannossa huoltomiehet, eikä heiltäkään ole tullut mitään huonoa palautetta käytettävyydestä”.

Projektin onnistumisen avaimena molempien osapuolten aktiivisuus sekä sitoutuminen projektiin

Näsäsen mukaan projekti eteni systemaattisesti molemmista suunnista, ja yhteistyö sujui kokonaisuudessaan hyvin. “Jos Collapick lupasi tehdä jotakin tiettyyn aikaan mennessä, niin myös tapahtui. Selvisimme yllättävän vähillä ongelmilla, sillä yleensä kaikki ei mene näin suoraviivaisesti. Tämä on ollut aika merkittävä muutos meidän käyttöömme, ja tällä hetkellä olemme olleet tyytyväisiä. Järjestelmä on saatu vasta täysipäiväisesti käyttöön, joten käyttö ei varmasti ole ihan täydellistä. Opettelemista on vielä, mutta olemme päässeet todella hyvin sisälle järjestelmään”.

Tulevaisuuden toiveena ja odotuksena yhteydenpidon toivotaan sujuvan kuten tähänkin asti. Vaikka projekti ei enää jatkukaan, tieto järjestelmän kehittämismahdollisuuksista lämmittää Näsästä. “Järjestelmässä on hyvää se, että mahdollisia muutostarpeita pystytään viemään eteenpäin. Huomasin muihin järjestelmiin tutustuessa, että paljon pienemmätkin järjestelmän sisäiset toiminnot saattoivat olla sellaisia, mihin yrityksellä ei vielä ollut olemassa mitään ratkaisuja”.

Collapickista Näsäsellä on ainoastaan positiivista sanottavaa. “Jäi hyvä fiilis tästä projektista ja ylipäätään Collapickista. Suosittelisin Collapickia yrityksenä, koska teidän kanssanne on helppo kommunikoida, ja vastauksia saa todella nopeasti. Kaikki olivat mukavia ja ystävällisiä, tietyllä tapaa samanhenkistä porukkaa. Päällimmäisenä jäi mieleen se, että teillä on töissä mukavia ihmisiä. Tämä projekti eteni myös juuri niin kuin oli sovittu. Selkeästi huomasi, että emme ole mikään pieni projekti, johon kukaan ei panosta. Näki, että teilläkin käytetään aikaa projektin edistämiseen. Työt etenivät nopeasti – kyllä se mielestäni kertoo siitä, että meillä asiakkaana on painoarvoa teille”.