Haaste jota lähdettiin ratkaisemaan

Lahti Energian pitkään palvellut intranet oli sekä sisältönsä että teknologiansa puolesta vanhentunut. Uudistusta kaipasi myös toimintajärjestelmä, joka linkittyi kiinteästi intraan. Microsoft 365 -työkalut olivat lahtienergialaisilla jonkin verran käytössä, mutta mahdollisuuksia ei täysin tunnettu eikä hyödynnetty täysillä. SharePoint ei ollut ennestään tuttu.

Lahti Energialla työskentelee yli 200 eri alojen ammattilaista. Noin puolet henkilöstöstä työskentelee voimalaitoksissa ja kenttätyössä, joten tärkeän tiedon ääreen on päästävä mobiililaitteella helposti.

Intranet-ratkaisu

Midpointed suunnitteli ja toteutti Lahti Energian uuden intranetin ja toimintajärjestelmän Microsoft 365 -ympäristöön. Lisäksi Microsoft 365 -työkalujen käyttötarkoituksia ja yhteisiä toimintatapoja kirkastettiin ja uudistettiin yhteistyössä Midpointedin kanssa.

Moderni intranet Sharepoint-alustalle

Lahti Energian uusi intranet toteutettiin SharePointin moderneilla viestintäsivustoilla, pitkälti SharePointin oletustoiminnoilla. Intranetin etusivu ja uutishuone tarjoavat kattavaa sisältöä ajankohtaisista asioista Lahti Energialla. Uutishuoneessa eri aihealueiden uutisia voi helposti etsiä ja suodattaa esimerkiksi aiheen ja omistajan mukaan.

Tavoitteena oli tehdä intranet, jonka sisällöt pysyvät entistä paremmin ajan tasalla. Siksi jokaiselle sisältösivulle määritetään omistaja. Intranetin hallintasivun kautta sisällönomistajat ja -tuottajat löytävät omat sisältönsä helposti ja voivat tarkkailla, että sisällöt pysyvät ajan tasalla.

Hajautettu sisällöntuotanto

Uuden intranetin myötä myös toimintakulttuuria uudistettiin niin, että vastuu sisäisestä viestinnästä hajautui enemmän eri puolille organisaatiota. Näin ollen intranetin ja toimintajärjestelmän sisällöntuottajia on lähes 100. Sisällöntuottajat saivat oppia sisällöntuotantoon Midpointedin vetämissä koulutuksissa ja tukisessioissa.

Meille oli tärkeää, että valitsimme kumppanin, joka puski meitä eteenpäin ja kasvatti ymmärrystämme SharePointista. Lopputulos on oikein toimiva ja raikas kokonaisuus.

Lahti Energian viestintäpäällikkö Anne Tuovinen.

Toimintajärjestelmä osana intraa

Toimintajärjestelmä sisältää ohjeita ja tiedostoja, jotka auttavat lahtienergialaisia toimimaan muun muassa ympäristö- ja turvallisuusstandardien mukaisesti. Standardien mukainen toiminta pitää pystyä todentamaan, joten tarvitaan tietoa siitä, kuka on lukenut mitkäkin ohjeet.

Toimintajärjestelmä toteutettiin SharePointin ja Power Platformin avulla niin, että toimintajärjestelmän ohjeet ovat luettavissa intranetin kautta, mutta ihmiset saavat Teamsiin tietoa siitä, mitä ohjeita heidän kuuluu lukea. Kun pakollinen ohje on luettu, henkilö kuittaa ohjeen luetuksi. Vahvana tausta-ajatuksena oli, että Teams on aktiivista tekemistä ja ilmoituksia varten, kun taas intranet ja toimintajärjestelmä SharePointissa kokoavat asioita yhteen.

Toimintajärjestelmän käytössä avainasemassa ovat esihenkilöt, jotka huolehtivat siitä, että oma tiimi saa luettavakseen tarpeelliset ohjeet. Taustalla pystyy seuraamaan, miten ohjeita on luettu ja ketä pitäisi esimerkiksi muistuttaa automatisoidulla viestillä.

Modernin työn pelikirja ja Teams-koulutukset

Intranet- ja toimintajärjestelmäprojektin jälkeen Lahti Energialla haluttiin kirkastusta ja vahvistusta myös Teamsin käyttöön. Lahti Energian modernin työn pelikirja syntyi yhdessä Midpointedin kanssa. Siihen kirjattiin tärkeimmät yhteiset pelisäännöt Teamsin ja muiden M365-palvelujen käytöstä. Koko henkilöstölle järjestettiin myös sarja Teams-koulutuksia, joissa käytiin läpi parhaita käytäntöjä mm. tiedostotyöhön, viestintään, kokouksiin, muistiinpanoihin ja tehtävänhallintaan.

Lopputulos

Lahti Energian intranet ja toimintajärjestelmä tuotiin nykypäivään. Microsoft 365 -työkalujen ja modernien työtapojen hyödyt kirkastuivat. Uudet toimintatavat juurtuvat asteittain Lahti Energian arkeen, ja yhteistyö Midpointedin kanssa jatkuu myös aktiivisen projektivaiheen jälkeen.