Projektisuunnitelma on kuin palapeli. Voimme aloittaa reunapaloista ja edetä isoista linjoista tarkempiin yksityiskohtiin, purkaa lopputuotoksen edellyttämät aktiviteetit ylhäältä alaspäin tehtävätasolle. Mainio harjoitus, jossa näennäinen yksinkertaisuus avautuu konkreettiseksi tekemiseksi ja hahmottuu aikajanalle. Se ’helppo homma’ usein osoittautuukin huomattavasti vaiheikkaammaksi ja enemmän aikaa vieväksi, kuin miltä ensinäkemältä vaikutti. Tai voimme aloittaa palapelin kokoamisen tunnistettavista yksityiskohdista, yhdistää niitä toisiinsa ja lopulta muodostuu kokonaiskuva.

Käytännössä projektisuunnitelman laatiminen on näiden yhdistelmää. Ositamme projektin toteutusvaiheet ylätason aktiviteeteista pienempiin tehtäväkokonaisuuksiin ja yksittäisiin tehtäviin. Teemme työtä useiden asiantuntijoiden ja eri tahojen kanssa; suunnittelun ja projektin edetessä esille nousee väistämättä uusia yksityiskohtia, jotka lisäämme oikeisiin kohtiin tuota reunapalojen muodostamaa kehystä. Joskus palanen on sujahtanut luontevasti kohtaan, joka myöhemmin osoittautuu vääräksi. Yhtä lailla kuin korjaamme palapelin palat kohdalleen, muokkaamme tarpeen mukaan projektisuunnitelmaa.

Laadukas projektisuunnitelma ei ole ainoastaan realistinen suhteessa tarvittavaan aikaan ja rahaan, vaan myös selkeä kattava suunnitelma toteutuksesta vaiheineen ja vastuineen. Laadukas projektisuunnitelma on tehty oikealla tasolla ja riittävällä syvyydellä suhteessa hankkeen monimutkaisuuteen ja siihen osallistuvien resurssien määrään.

Parhaimmillaan projektisuunnitelma toimii paitsi projektin ohjaamisen ja seurannan työkaluna, lisäksi myös projektin sisäisen viestinnän välineenä. Suunnitelma, joka on selkokielinen ja rakenteeltaan looginen, on myös käyttäjäystävällinen. Tällainen projektisuunnitelma on myös osa riskinhallintaa. Mitä laajempi ja kestoltaan pitempi projekti, sitä todennäköisempää on, että matkan varrella tulee resurssimuutoksia. Kapulanvaihto onnistuu, kun yhteisen suunnitelman avulla ollaan kärryillä siitä, mitä pitää tehdä, mitä on tehty ja mitä on tulossa seuraavaksi.

Joskus törmää ajatusmalliin, että ’ketterässä projektissa pyrimme minimoimaan dokumentoinnin ja pitämään luovuuden voimissaan, joten kahlitsevaa projektisuunnitelmaa ei tarvita’. Ikävä harhaluulo, jolla hyvätkin aikeet vesittyvät. Ketterässä projektissa emme määrittele projektin tuotosta etukäteen viimeistä piirtoa myöten valmiiksi ja dokumentoi sen jokaista itsestään selvääkin osaa. Mutta ketterässäkin projektissa meillä on tavoite, jonka tekemiseen tarvittavat vaiheet meidän tulee pystyä hahmottamaan, osittamaan tarvittavan pieniin osiin sekä vastuuttamaan tekeminen käytettävissä oleville resursseille ja aikajanalle.

Mentiinpä millä projektimallilla ja -metodologialla hyvänsä, projektisuunnitelma tarvitaan. Suunnitelma kertoo, millaisilla vaiheilla talo rakennetaan, mutta ei sitä millaisen talon rakennamme. Paraskaan suunnitelma ei toki pysty poistamaan yllätyksiä ja estämään kaikkia virheitä, mutta suunnitelma on projektijohdon työkalu pitää kokonaisuus hallussa myös yllätysten ilmaantuessa. Ilman suunnitelmaa projekti on tuuliajolla kuin vene ilman navigaattoria.