Jos projektien määrä yrityksessä lisääntyy ja niistä tulee monimutkaisempia, voi olla järkevää perustaa projektitoimisto, Project Management Office (PMO). Syitä siihen, miksi PMO voi olla oikea askel, on monia, samoin kuin tehtävät, joita PMO voi ottaa tehtäväkseen. Siksi tämä uusi osasto tulisi mukauttaa kunkin yrityksen ja sen vaatimusten mukaan. Tämän oppaan avulla voit varmistaa, että tämä tehdään mahdollisimman hyvin heti alusta alkaen ja että kaikki sidosryhmät ottavat uuden osaston hyvin vastaan.

MIKÄ ON PMO? MITÄ TEHTÄVIÄ SE VOI TOTEUTTAA?

Projektitoimisto (PMO) on yrityksissä keskeinen toimisto, joka palvelee projekteja, projektijohtajia ja moniprojektijohtamista. Se auttaa erityisesti projektin valmisteluun, suunnitteluun, valvontaan, dokumentointiin ja seurantaan liittyvissä tehtävissä sekä ylläpitää yleiskuvaa kaikista projekteista. Siksi se voi suorittaa erilaisia tehtäviä:

• Strategiset tehtävät: PMO:lla on hyvä yleiskuva projektiportfoliosta minkä lisäksi se tietää myös yrityksen strategian. Siksi se voi valita ja priorisoida projektit, jotka auttavat yritystäsi toteuttamaan strategiansa. Lisäksi PMO voi ottaa vastuulleen kaikkien projektien keskitetyn mahdollisuuksien ja riskien hallinnan.
• PMO voi myös vastata suuntaviivojen laatimisesta, standardien kehittämisestä tai uusien työkalujen ja menetelmien käyttöönotosta. Tämä varmistaa yhdenmukaiset PM-standardit ja laadun.
• Tukitehtävät: PMO:n tehtäviin voi kuulua myös projektien toteutusneuvonta ja tiedon, teknisen tuen tai mallipohjien tarjoaminen sekä henkilöstön valmennus ja kouluttaminen projektinhallintamenetelmissä. PMO voi myös auttaa kokoustilojen varaamisessa, työvälineiden järjestämisessä, kokousten valmistelussa ja seurannassa sekä projektitietojen tallentamisessa ja ylläpidossa.
• Valvontatehtävät: PMO:n tehtävänä voi olla myös projektin seuranta ajan, tavoitteiden saavuttamisen, kustannusten ja laadun suhteen sekä tarkastaa, että määriteltyjä standardeja noudatetaan.
• Hallintatehtävät: Operatiiviset PMO:t puuttuvat myös suoraan projekteihin. He koordinoivat esimerkiksi resurssien käyttöä eri projektien välillä, nimittävät projektipäälliköitä ja tiimin jäseniä tai tarjoavat oman tiiminsä henkilöstöä projektin toteuttamiseen.

MILLOIN ON JÄRKEVÄÄ OTTAA KÄYTTÖÖN PMO?

Koska PMO:n toteuttaminen ei ole vain kallista, vaan vie myös paljon aikaa, sinun tulee harkita huolellisesti, onko se järkevää sinun tapauksessasi. Mitä enemmän erilaisia projekteja on ohjattava ja mitä enemmän resursseja käytetään eri osastojen, toimipaikkojen tai jopa eri maiden välillä, sitä hyödyllisempi on projektitoimisto koordinoivana rajapintana. Se on hyödyllinen myös silloin, kun yrityksen strategian pohjalta on tehtävä nopeita päätöksiä ja priorisointeja, sekä silloin, kun monet sidosryhmät haluavat pysyä tarkasti ajan tasalla käynnissä olevista projekteista.

PMO:N EDUT

(sen lähestymistavasta ja tehtävistä riippuen)

• Hankkeiden strateginen valinta ja priorisointi
• Projektien onnistuneempi toteutus kustannus-, aika- ja laatutasolla
• Suurempi määrä valmistuneita projekteja paremman koordinaation ja parantuneen tuottavuuden ansiosta
• Optimoitu resurssien käyttö
• Parempi tehokkuus ja pienempi riski standardoitujen järjestelmien, prosessien ja menetelmien ansiosta
• Läpinäkyvää viestintää yli tiimirajojen
• Projektipäälliköiden ja tiimin jäsenten koulutus

PMO:N HAASTEET

(sen lähestymistavasta ja tehtävistä riippuen)

• Korkeat kustannukset
• Käyttöönotto on monimutkaista ja aikaa vievää
• Se voi johtaa lisääntyneeseen hallintoon ja hitaampiin prosesseihin
• Yrityksen sisällä ei välttämättä aina anneta hyväksyntää

IMPLEMENTATION OF A PMO – A PROJECT

Since the tasks and responsibilities of a PMO should be adapted to the needs of your company, the implementation of a PMO is structured like a project: First, you prepare an analysis of the current situation, from which you then derive a customised concept, subsequently introducing it and transferring it into regular operation.

1. Tilanneanalyysi

Jotta PMO:n tavoitteet ja tehtävät voidaan määritellä optimaalisesti seuraavassa vaiheessa, sinun tulee ensin luoda projektilista. Jos käytät jo projektinhallintaohjelmistoa portfolionhallintatoiminnolla, voit tarkastella koko listaa sieltä. Sinun tulisi myös analysoida projektinhallintaympäristösi nykytila. Kysy itseltäsi:

• Mitä prosesseja, menetelmiä ja työkaluja käytetään tällä hetkellä? Ovatko ne tehokkaita ja vaikuttavia?
• Miten projektitiimejä koulutetaan?
• Milloin projektia käsitellään projektina?
• Mitä projekteja on parhaillaan käynnissä ja mikä on niiden prioriteetti?
• Kuinka hyödyllisiä nykyiset tilaraportit ovat?
• Missä ovat ongelmat tai heikkoudet?

Tämän analyysin lisäksi sinun tulee myös käydä keskusteluja yksittäisten sidosryhmien kanssa ymmärtääksesi, mitä PMO:lta odotetaan. Tämä tarkoittaa, että sinun tulee selvittää, keitä sidosryhmät ovat ja mitä etuja he odottavat.

Jos vertaat toiveita todellisen analyysin tuloksiin, voit saada suosituksia tulevaa PMO:ta varten.

2. Konseptin määritys:

Nyt sinun tulee määrittää, mitkä tehtävät, oikeudet ja pätevyydet uudelle PMO:llesi tulisi antaa ja missä sen painopisteen tulisi olla. Tila-analyysi ja tunnistetut vaatimukset toimivat pohjana tälle. Lisäksi sinun tulee tässä vaiheessa miettiä, mihin yrityksesi hierarkiaan PMO tulisi integroida ja keitä työntekijöitä tarvitaan.

Vinkkimme: Sidosryhmillä on usein erilaisia odotuksia uutta PMO:ta kohtaan. Mutta kestää kauan, ennen kuin kaikki työntekijät todella hyväksyvät sen ja voivat toimia tehokkaasti. Siksi on helpompi keskittyä aluksi muutamaan olennaiseen tehtävään ja laajentaa tehtävien laajuutta vähitellen. Tämä lisää hyväksyntää ja ymmärrystä organisaatiossasi.

3. Toteutus:

Nyt voit aloittaa PMO:si toteutuksen, palkata PMO-päällikön ja hänen tiiminsä, sekä kouluttaa tiimiä. Rekrytoinnissa etsi monen vuoden kokemusta projektinhallinnasta kuin myös palvelulähtöisyyttä, mutta myös vakuuttavuutta.

Sinun tulee myös varmistaa hyvä viestintä sidosryhmien ja henkilöstön kanssa toteutuksen aikana. Sisäinen markkinointi auttaa viestimään uuden osaston tarjoamista tehtävistä ja palveluista.

Valmistele myös PMO:n tehtävät nyt: voidaan esimerkiksi määritellä kriteerit projektinhallintamenetelmän valinnalle, suunnitella prosesseja tai koota luettelo käytettävissä olevista resursseista ja niiden tehtävistä.

4. Normaali toiminta:

Toteutuksen jälkeen seuraa normaali toiminta, eli projektitoimistosi tiimi ottaa nyt vastuulleen hoitaa kaikki tehtävät itsenäisesti. On tärkeää, että PMO:n tehtäviä ja vastuualueita tarkastellaan säännöllisesti normaalin toiminnan aikana. Tällä tavalla PMO:n toimintaa voidaan optimoida ja mukauttaa paremmin yritykseesi ja sen nykyisiin tarpeisiin.

VINKKEJÄ PMO:N KÄYTTÖÖNOTTOON

• Nopeat onnistumiset: Muutama nopea onnistuminen välittömästi PMO:n käyttöönoton jälkeen voi herättää innostusta ja lisätä hyväksyntää yrityksessä. Joten harkitse jo suunnitteluvaiheessa, missä voit saavuttaa nopean onnistumisen tai missä ongelmissa voit tukea projektitiimejä helposti. Tätä varten tarkka ja rehellinen analyysi nykyisen projektinhallinnan heikkouksista on tärkeä.
• Ota sidosryhmät mukaan: Varmista, että kommunikoit avoimesti kaikkien sidosryhmien kanssa varhaisessa vaiheessa. Näin jokainen tietää tarkalleen, miksi PMO on otettu käyttöön ja missä se voi tarjota apua. Jos sidosryhmät ovat tietoisia projektitoimiston eduista, he todennäköisemmin työskentelevät rakentavasti kanssasi. Kokemuksemme mukaan osa henkilöstöstä saattaa kuitenkin aluksi suhtautua epäilevästi uuteen PMO:hon. Siksi on erityisen tärkeää, että johto seisoo lujasti tämän uuden osaston takana.
• Määrittele tehtävät selkeästi: PMO voi ottaa vastaan lukemattomia erilaisia tehtäviä, samanaikaisesti, eri osastoilla ja eri paikoissa. Varsinkin alkuvaiheessa tämä voi johtaa hämmennykseen ja työn ylikuormitukseen. Siksi on järkevää aloittaa muutamalla olennaisella tehtävällä, jotka on tarkasti määritelty pienellä laajuudella, minkä jälkeen PMO:n tehtäviä voi sitten laajentaa tarpeen mukaan.

YHTEENVETO

Jokainen projektitoimisto on erilainen, sillä se on aina mukautettava yrityksen yksilöllisiin tarpeisiin. Siksi se voi myös hoitaa monia erilaisia tehtäviä – puhtaista tukitoiminnoista kokonaisten projektien hallintaan. PMO voi kuitenkin toimia todella hyvin vain, jos kaikki sidosryhmät ymmärtävät tämän osaston lisäarvon ja tekevät yhteistyötä sen kanssa. Siinä tapauksessa se voi vaikuttaa merkittävästi yrityksen menestykseen.

Projektinhallintaohjelmisto myPARM portfolionhallintatoimintoineen voi auttaa sinun PMO:ta tarkastelemaan ja suunnittelemaan projektiportfoliotasi sekä priorisoimaan projekteja. Integroitu mahdollisuuksien ja riskien hallinta auttaa sinua tekemään oikeita päätöksiä arvioidessasi uusia ideoita ja projekteja. Määrällisiin ja laadullisiin kriteereihin perustuvien simulaatioiden avulla voit seurata yrityksesi strategiaa mielekkäällä tavalla. Merkittävät dashboardit tukevat sinua myös portfoliosi seurannassa, hallinnassa ja arvioinnissa.