KonMari-menetelmä yritysmaailmassa

Bloggaus Muutama kuukausi sitten hurahdin tämän hetken ehkä kuumimpaan trendiin japanilaiseen KonMari -menetelmään. Menetelmän on kehittänyt japanilainen Marie Kondo ja sen tarkoitus on auttaa tavallisia ja usein sotkuisiakin ihmisiä kohdin järjestämisessä ja turhien asioiden karsimisessa elämästä. Moni menetelmään hurahtanut kertoo, että samalla myös muilla elämän alueilla on alkanut tapahtua positiivisia asioita ja puhutaankin KonMarin taiasta.

Asiakastiedot sekaisin

Nyt kun oma kotini on melkein KonMaritettu, niin olen alkanut pohtimaan metodin toimivuutta myös yrityselämässä. Liiketoimintakonsulttina törmään jatkuvasti yrityksiin, joissa myynti- ja markkinointitoimet ovat jatkuvaa kaaosta. Perimmäinen syy tähän löytyy yleensä huonosta asiakastietämyksestä, joka kulminoituu huonoihin asiakasrekistereihin. Pahimmassa tapauksessa myynnin toimet kohdentuvat sinne missä asiakkaat huutavat kovimpaan ja markkinointi suunnataan sinne mistä saadaan ostettua markkinointilistoja. Lopputuloksena on usein irrallisia markkinoinnin ja myynnin toimia ja tekemisen suunta on pahasti hukassa.

Mistä lähteä liikenteeseen?

KonMari -menetelmässä on tärkeää järjestää kerralla kuntoon samaan lajikkeeseen kuuluvat asiat, eikä järjestää niitä vaiheittain. Tässä on myös syy miksi usein yritysten asiakaslistat ovat sekaisin. Tyypillisin virhe on ostaa irrallisia asiakaslistoja tarpeen mukaan, jolloin yritykseen kerääntyy epämääräisten Excelien kokoelma, joiden ajantasaisuutta kukaan ei tunne. Pahimmassa tapauksessa listoja löytyy markkinoinnin lisäksi myös myyjien koneilta. On hyvä muistaa, että yrityksen pitää tehdä rekisteriseloste säilyttämistään asiakastiedoista sekä pystyä kertomaan siinä miten tietoja ylläpidetään, säilytetään sekä käsitellään. On siis tärkeää pistää kerralla kuntoon kaikki tietokannat.

Suosittelen, että ennen päivitystyötä esität organisaatiossasi seuraavat kysymykset:

Mistä asiakastietoja löytyy?
Koostuvatko listat yritystäsi kiinnostavista asiakkaista?
Mikä tekee asiakkaasta yrityksellesi potentiaalisen?
Miten hyvin tiedot ovat ajan tasalla?
Miten asiakastietämystä käytetään hyväksi?
Miten tiedot päivittyvät jatkossa?

Analyysillä oikea suunta selville

Niin kuin KonMari -menetelmässä, niin asiakastietämyksenkin kasvattamisessa vahvuus tulee valinnoista. Ensimmäinen askel on siis valita yrityksesi kannalta potentiaalisimmat asiakkaat ja tähän tarvitaan useimmiten kumppanin tuottamaan syväluotaavaa analyysiä kertomaan: Ketkä ovat yrityksesi kannalta potentiaalisimpia ja mitkä ovat tekijät, jotka vaikuttavat euromääräiseen potentiaaliin? JM Tieto on tehnyt asiakasrakenteen analyysejä 20-vuotta ja joka kerta asiakkaamme ovat tunnistaneet analyysin avulla uusia potentiaalisia asiakkaita sekä karsineet asiakaslistoiltaan yrityksiä, joilla ei ole potentiaalia. Yhtä tärkeää kuin uusien asiakkaiden tuominen on tuoda uusia päättäjiä ja toimipisteitä nykyisten kannattavien asiakkuuksien joukosta sekä tunnistaa näiden oikeita euromääräisiä potentiaaleja.

Asiakastietojen päivitys eli tietohuolto

Asiakastietojen päivitys ja segmentointi on hyvä startti, mutta sen lisäksi tarvitaan jatkuvaa tietohuoltoa. Onneksi tämä voidaan automatisoida esimerkiksi integroimalla CRM-järjestelmään eli asiakkuuksien hallintajärjestelmään ulkoinen asiakastietokanta, kuten Kauppalehden Päättäjät- ja vaikuttajat tietokanta. Tietojen automaattisesta päivityksestä käytetään myös nimeä tietohuolto, mutta on tärkeää huomioida, että eri toimijoille tämä tarkoittaa eri asioita. Aito tietohuoltoratkaisu mietitään aina räätälöidysti yrityksesi tarpeisiin ja sen avulla tavoitemarkkina täydentyy uusilla yrityksillä ja henkilöillä kun asiakaskunnassasi tapahtuu muutoksia.

Tietojen järjestämistä ja analyysiä auttaa, jos yrityksen käytössä on toimiva CRM, mutta vastaavasti heikosti toimivasta CRM:stä voi tulla asiakastietojen hautausmaa. Vaikka asiakkuuksienhallintajärjestelmän kautta voidaan ratkaista, niin asiakastietojen päivitys kuin analysointi, niin on tärkeää huomioida, että itse järjestelmä ei tätä tee vaan kyse on järjestelmällä tuetusta toimintamallista. Kun minulta kysytään mikä on tärkein tekijä asiakkuudenhallintajärjestelmää valittaessa, vastaan aina, että asiantunteva kumppani.

Asiakashallinnan taika tuo lisää myyntiä

Olen todistanut useamman kerran millainen vaikutus asiakastietämyksen kuntoon laittamisella on ollut yrityksen myyntiin. Ehkä voidaan puhua tässäkin kohtaa asiakkuuksienhallinnan taiasta, joka saa aikaa positiivisen kierteen.

Lupaan, että kun aloitat tämän menetelmän asiakastietojesi karsimiseksi ja järjestämiseksi, niin lopputuloksena huomaat liiketoimintasi kukoistavan. Tunnistat täysin uusia potentiaalisia asiakkuuksia, myynnille jää enemmän aikaa, kun se käy vain oikeissa asiakkaissa ja samalla tärkeimmät asiakkaasi kokevat asiakaspalvelusi tason nousseen.

Riikka-Maria Lemminki, johtava konsultti, JM Tieto Kauppalehti