Yleisradion tuotantojen laajuus ja määrä asettaa tiukkoja vaatimuksia käytetyille tietojärjestelmille. Ylen uusiessa tuotantojen suunnittelujärjestelmäänsä, tuli myös kalustonhallintajärjestelmän modernisointi ajankohtaiseksi. Tarkoitus oli, että tuotantojen suunnittelujärjestelmällä olisi hallittu myös tuotantoihin liittyviä kalustovarauksia. Hankitussa suunnittelujärjestelmässä olikin sisäänrakennettu kalustonhallinta, mutta vertailu Trailiin sai Yleisradion kääntymään Trailin kannalle.

“Kun tutustuimme Trailiin saimme suunnittelujärjestelmälle kirittäjän, joka asetti suunnittelujärjestelmästä saatavalle kalustonhallinnalle kovan vaatimustason. Kun suunnittelujärjestelmä ei kyennyt samaan kuin Trail, päätimme rakentaa talon sisäisen järjestelmän modulaarisesti niin että Trail toimii kaluston hallinnassa ja tuotannon suunnittelu tulee suunnittelujärjestelmästä.” kertoo Ville Venell, Yle Tuotanto ja Design -osaston päällikkö.

Ennen kalustonhallintajärjestelmä Trailin käyttöönottoa Yleisradion kalustonhallinnan käytännöt olivat kirjavia. Ylellä oli kaksi eri varastoa, joista toisessa kalustotietoa hallittiin itse rakennetulla järjestelmällä ja toisessa paikallisilla excel-tiedostoilla. Näiden lisäksi kalustovarauksiin liittyvää tietoa oli tuotantosuunnitelmissa, ja kaluston arvoa seurattiin talousjärjestelmissä. Kokonaiskuva oli pirstaleinen ja yhtenäiselle järjestelmälle oli selkeä tarve.

Trailin käyttöönoton myötä tilanne selkiytyi ja kalustotiedon saatavuus parani merkittävästi. “Kun otimme käyttöön Trailin, varausprosessin tiedonkulku rupesi toimimaan. Trail toi sujuvan varauskäytännön ja tiedon yhteen paikkaan. Lisäksi Trail auttoi varaston käyttäjiä tuntemaan varastoa ja varattavaa kalustoa.” Venell kertoo.

Lue koko kuvaus: Kalustonhallinta tehostaa Yleisradion tuotantojen suunnittelua