Jyväskylän ammattikorkeakoulu teki tuottavuusloikan harjoitteluprosessin digitalisoinnilla
Digitalisaatio ei ole enää pelkkä muotisana. Se on tänä päivänä vakiintunut osaksi nykyaikaista opetusta ja työelämää. Tulevaisuuden ammattikorkeakoulut eivät ainoastaan omaksu digitaalisia työkaluja, vaan ne mukautuvat ja innovoivat niiden avulla, tehostaen sekä opetuksen, että hallinnon prosesseja.
Tässä artikkelissa esittelemme, kuinka Jyväskylän ammattikorkeakoulu, yhdessä Workseed Oy:n kanssa, otti merkittävän askeleen kohti digitaalista tulevaisuutta harjoitteluprosessinsa uudistamisessa.
Yleistä opiskelijaharjoitteluista
Ammattikorkeakoulujen opiskelijaharjoittelut ovat merkittävä osa opintoja. Ne tarjoavat opiskelijoille käytännön kokemusta ja mahdollisuuden soveltaa oppimaansa teoriaa. Harjoittelujaksojen kautta opiskelijat:
- Hankkivat arvokasta työkokemusta omalta alaltaan.
- Kehittävät ammatillisia taitojaan.
- Saavat arvokasta näkemystä alansa työelämästä.
Tämä ei ole vain opiskelijoiden etu. Samalla organisaatio tulee tunnetuksi työnantajana ja työnantaja saa potentiaalisia työntekijöitä.
Yksittäinen opiskelijaharjoittelu kestää 5–20 kuukautta koulutusalan mukaan. Harjoittelun voi tehdä myös osa-aikaisesti, osissa ja eri työnantajien ohjauksessa. Opiskelijat voivat hakea harjoittelupaikkoja avoimista työpaikkailmoituksista tai ammattikorkeakoulun tarjoamien kanavien kautta.
Jamkin uudistuksen taustatekijät
Jyväskylän ammattikorkeakoulussa (JAMK) tunnistettiin tarve uudistaa harjoitteluprosessia jo vuonna 2021. Kehitystyön taustalla olivat seuraavat keskeiset ongelmakohdat:
- Harjoittelusopimusten sähköisen hyväksynnän ja arkistoinnin tarve
- Ongelmana, että harjoittelusopimusten paperinen käsittely oli aikaa vievää. Tämä prosessi sisälsi printtauksen, allekirjoituksen, lähettämisen, skannauksen ja arkistoinnin. Tästä seurasi, että manuaalinen prosessi kulutti ohjaavien opettajien arvokasta aikaa, joka olisi voitu käyttää opiskelijoiden ohjaamiseen.
- Ratkaisutoive: Haluttiin sähköinen allekirjoitus ja automaattinen arkistointi, joka säästäisi aikaa ja tehostaisi prosessia.
- Virheiden riski manuaalisessa käsittelyssä
- Ongelmana, että inhimilliset virheet, kuten kadonneet lakisääteiset sopimukset ja unohtuneet arkistoinnit, olivat mahdollisia. Tästä seurasi epäselvyys siitä, että kaikki dokumentit on arkistoitu asianmukaisesti.
- Opiskelijaohjauksen laadun vaihtelut ja työvälineiden rajoitteet
- Ongelmana, että opettajien antaman ohjauksen laatu koettiin epätasaiseksi ja yhteydenpito kymmenien harjoitteluissa olevien opiskelijoiden kanssa koettiin työlääksi sähköpostilla, harjoitteluraporteilla ja etätapaamisilla. Ohjauksen kuormittavuus kasvoi, koska yhteydenpito vaati aktiivista kalenterointia ja lukuisia sähköposteja opiskelijoiden kanssa.
JAMKin uudistustyö pyrki vastaamaan näihin ongelmiin ja luomaan tehokkaampia ja joustavampia toimintatapoja.
Jamk ammattikorkeakoulun kokemus
Jamk Ammattikorkeakoulu käynnisti yhteistyöprojektin Workseed Oy:n kanssa syksyllä 2021 tavoitteenaan digitalisoida harjoitteluprosessinsa. Workseedin kehittämä digitaalinen oppimisympäristö on suunniteltu työpaikoilla tapahtuvan oppimisen hallintaan. Alusta mahdollistaa harjoitteluohjaajien helpon pääsyn opiskelijan harjoittelusopimukseen ja muihin harjoittelutehtäviin.
Kuuden kuukauden pilotoinnin aikana Jamk havaitsi seuraavat positiiviset vaikutukset:
- Joustavuus: Alusta mukautuu eri alojen erityispiirteisiin. Esimerkiksi sosiaali- ja terveysaloilla harjoittelusopimusten hyväksyntä nojaa raamisopimuksiin, eikä erillisiä opiskelijakohtaisia sopimuksia useinkaan tarvita. Toisaalta aloilla, joissa laaditaan opiskelijakohtaiset harjoittelusopimukset, Jamk käyttää alustaa suoraan sopimusten laadintaan ja kolmikantahyväksyntään, korvaten näin perinteiset paperisopimukset.
- Kommunikaatio tehostuu: Alusta lähettää automaattiset ilmoitukset osapuolille sopimusten hyväksymisestä, mikä nopeuttaa sopimusten allekirjoituskierrosta.
- Arkistointi automatisoituu: Jamk arkistoi alustan avulla lakisääteiset harjoittelusopimukset ja muut tarvittavat tiedot. Erillisiä sähköisiä arkistoja ei ole tarvetta ylläpitää, sillä alusta säilyttää tiedot viiden vuoden ajan opiskelijan valmistumisesta.
- Ohjauksen laatu paranee: Workseedin alustalla Jamkin opettajat voivat ohjata opiskelijoitaan säännöllisesti. Alusta kokoaa kaikki harjoitteludokumentit ja tehtävät yhteen paikkaan, ja opettajat voivat seurata opiskelijoiden edistymistä, antaa palautetta ja viestiä tehokkaasti.
- Näkyvyys ongelmatilanteisiin paranee: Jamk opettajat havaitsevat ja puuttuvat mahdollisiin harjoittelun ongelmiin aikaisemmin ja nopeammin kuin ennen.
Nämä kokemukset osoittavat digitalisoinnin tarjoamat edut ja mahdollisuudet tehostaa harjoitteluprosessia.
Tiedolla johtamisen seuraavat askeleet
Jamkin strategiassa on alueellisen vaikuttavuuden lisääminen. Alueellisen vaikuttavuuden ja elinkeinoelämäyhteistyön mittaamiseen harjoitteluprosessin digitalisointi tarjoaa ainutlaatuisen tietolähteen. Workseedin kaltaiselle alustalle kertyy tietoa eri organisaatioissa tapahtuvista harjoitteluista, minkä avulla tiedetään tarkasti alasta riippumatta kaupungit ja kunnat, joissa korkeakoulun opiskelijat luovat työelämäsuhteita. Analysoimalla yritysten toimialat, korkeakoulu voi selvittää oman vaikuttavuuden eri toimialoilla ja tehdä tiedon pohjalta strategisia linjauksia.
Systemaattinen tiedon keruu ja analysointi harjoitteluprosessista palvelee eri koulutusalojen laadun kehittämistä. Tiedon avulla voidaan tarkastella eri harjoitteluorganisaatioiden laatumittareita ja ns. eniten tukeville harjoitteluorganisaatioille voidaan kohdentaa korkeakoulun puolesta tukitoimia, kuten harjoitteluohjaajien koulutusta.
Tosiasia on, että työelämäyhteistyön kehittyminen on elinehto korkeakoululle ja jokainen yritys ja muu harjoittelupaikkoja tarjoava organisaatio on korkeakoululle kullan arvoinen tulevaisuudessa.
Yhteenveto
Jyväskylän ammattikorkeakoulun ja Workseed Oy:n yhteistyö on osoittanut, kuinka digitalisointi voi merkittävästi tehostaa harjoitteluprosessia. Digitalisaatio ei vain tehosta tiedonhallintaa, vaan se myös varmistaa, että opettajat ja työelämä voivat keskittyä opiskelijan oppimisen tukemiseen, vähentäen samalla manuaalisen työn ja virheiden riskiä.
Jos olet ammattikorkeakoulussa ja haluat ottaa seuraavan askeleen opiskelijoiden harjoitteluprosessissa, ota yhteyttä ja tutustu, kuinka Workseed voi auttaa sinua digitalisoinnin matkalla.
Ota askel kohti tehokkaampaa harjoitteluprosessia – ota yhteyttä nyt
Tiedot
Tilaaja: | Jyväskylän Ammattikorkeakoulu |
Ajankohta: | 2021 |
Lisätietoja
Tagit
Liiketoimintaprosessi
HR | |
Tietohallinto |
Erikoisosaaminen
Pilvipalvelut / SaaS | |
Sisällönhallinta |
Toimialakokemus
Julkishallinto | |
Koulutusala |
Tarjonnan tyyppi
Konsultointi | |
Koulutus | |
Valmisohjelmisto |
Omat tagit
Workseed - Asiantuntijat ja yhteyshenkilöt
Workseed - Muita referenssejä
Workseed - Muita bloggauksia
It- ja ohjelmistoalan työpaikat
- Nordea - Senior IT Analyst, Finnish language required
- Laura - DevOps Engineer
- Aveso Oy - ERP tekninen projektipäällikkö
- Aveso Oy - IFS ERP -konsultti
- Laura - Digiasiantuntija, PAMin keskustoimistoon Helsinkiin
- Nordea - Senior Test Automation Engineer with Python, Nordea Payments
- Nordea - Senior Manual Test Engineer, Nordea Payments
Premium-asiakkaiden viimeisimmät referenssit
- Valve - Helsingin yliopiston ylioppilaskunnan verkkopalvelun siirto WordPressiin
- Valve - Eezy Valmennuskeskuksen verkkokauppa-uudistus
- Valve - Danonen Nutricia ja Aptaclub -brändien sivustot
- Hellon - Identifying growth opportunities with global Moomin fans
- Hellon - Award-Winning Inclusive Customer Experience for Northern
- Hellon - Developing a Life-Saving App to Boost Blood Donations
- Hellon - Decarbonising Farming with Yara International
Tapahtumat & webinaarit
- 30.10.2024 - Nordic NetSuite Summit 2024
- 30.10.2024 - Webinaari: Hakukoneoptimointi on strateginen valinta
- 14.11.2024 - RoimaDay 2024
- 14.11.2024 - Verkkolaskufoorumin syysseminaari 2024
- 19.11.2024 - The Future of Software - Embracing Collaboration in an AI-Powered World
- 27.11.2024 - Green ICT -ekosysteemitapaaminen III: Ohjelmistojärjestelmien virrankulutuksen mittaaminen ja kasvihuonepäästöjen arviointi
Premium-asiakkaiden viimeisimmät bloggaukset
- Timeless Technology - Mihin koodittomat ohjelmoitavat logiikat soveltuvat automaatiossa?
- Efima Oyj - Copilot-tekoälyavustajat Dynamics 365 -sovelluksissa: Commerce ja Sales
- TietoPiiri Oy - Lahjoittajatutkimus 2024: some ja tuttavat ovat tärkeimmät tietolähteet
- Ready Solutions Oy - Azuren palvelut integraatioiden kehittämiseen
- Nordea - Kesätyö Nordealla antaa kokemusta opintojen tueksi ja vahvistusta urasuunnitelmiin
- Softlandia Oy - Konenäöllä eroon datan palastelusta RAG-toteutuksissa
- Timeless Technology - ControlByWeb IIoT-laitteet ja tuetut protokollat
Digitalisaatio & innovaatiot blogimediaBlogimediamme käsittelee tulevaisuuden liiketoimintaa, digitaalisia innovaatioita ja internet-ajan ilmiöitä |