Helsingin kaupungin museoiden uusi kokoelmahallintajärjestelmä SAAS-palveluna

TarjouspyyntöKansallinen hankintailmoitus: Kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala, Helsingin kaupunki

Osallistumishakemukset 8.8.2018 klo 12.00 mennessä

Helsingin kaupunki, Kulttuuri ja vapaa-aika toimiala, aloittaa neuvottelut uuden museoiden kokoelmahallintajärjestelmän hankinnasta. Helsingin kaupungin museot käsittävät HAM Helsingin taidemuseon ja Helsingin kaupunginmuseon. Museot vastaavat ammatillisina museoina aineellisen, visuaalisen ja aineettoman kulttuuriperinnön tallentamisesta, säilyttämisestä, tutkimuksesta ja sekä esille saattamisesta ja jakamisesta omalla vastuualueellaan. Kokoelmahallintajärjestelmällä hallinnoidaan hankintaerien, valokuvien, esineiden, taideteosten, arkistoaineistojen, kulttuuriympäristötiedon sekä toimija- ja osapuolitietojen ja julkisten veistosten sekä julkisen taiteen muodostamaa kokonaisuutta, jossa on tällä hetkellä noin 1,5 miljoonaa objektia. Järjestelmä sisältää myös teksti-, video- ja äänitietueita. Museoiden kokoelmiin kuuluvia aineistoja ja niiden teknisiä, rakenteellisia ja hallinnallisia metatietoja sekä keskeisiä kokoelmatyön prosesseja hallitaan kokoelmahallintajärjestelmällä. Järjestelmään tallennetaan kokoelmiin liittyvät kuvailu-, historia- ja alkuperätiedot, niiden hankinnan, hallinnan, ylläpidon ja käsittelyn tiedot, aineistojen käyttöön liittyvä dokumentaatio sekä aineistoihin liittyvien oikeuksien tiedot. Järjestelmällä hallinnoidaan erilaista henkilötietoa ja sen tulee täyttää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen vaateet. Järjestelmään tallennetaan myös sijainti-, kuvailu- ja historiatietoja kulttuuriympäristöön liittyvistä kohteista, joita voivat olla alueet, rakennukset tai rakennelmat tai niiden yhdistelmät. Paikkatiedot tallennetaan myös julkisen taiteen teoksista, sijoitetuista taideteoksista, julkisista veistoksista ja valokuvista. Hankittavaan järjestelmään voidaan jatkossa tallentaa myös alueen paikallismuseoiden kokoelmatietoja. Järjestelmä tukee toimivaa museokokoelmien hankinta- ja hankeprosessia. Järjestelmässä hallinnoidaan eri toimintoja, kuten diariointia, konservointia ja logistiikkaa sekä näyttely- ja lainaustoimintaa. Yksi järjestelmässä ylläpidettävä monivuotinen hankintaprosessi ovat julkisen taiteen ja julkisten veistosten hankinnat sekä niiden vuosittaiset kustannukset. Julkisten veistosten osalta järjestelmä on osin yhteiskäyttöinen Helsingin kaupungin kaupunkiympäristön toimialan kanssa. Kokoelmahallintajärjestelmä mahdollistaa myös aineistojen sähköisen saavutettavuuden ja julkaisemisen museon yleisöjen ja asiakkaiden ja muiden viranomaisten käyttöön. Järjestelmä parantaa museoiden mahdollisuuksia osallistaa kulttuuriperintötyöhön mahdollistamalla joukkoistamisen ja tehokkaan asiakaspalautekanavan kehittämisen. Järjestelmä, josta on helppo rakentaa toimivia yhteyksiä erilaisiin palveluihin (tällä hetkellä esim. Finna.fi ja Helsinkikuvia.fi), on museotoiminnan kivijalka. Kokoelmahallintajärjestelmä on museoiden kaikkien ammattiryhmien työkalu ja perusta prosesseille ja toiminnoille. Järjestelmän sisältämät tiedot ovat välttämättömiä näyttely- ja tapahtumatuotannolle sekä julkaisutyölle ja tietopalvelulle. Järjestelmä parantaa digitaalisen kokoelmahallinnan ja -palveluiden infrastruktuuria helpommin ylläpidettäväksi ja hallittavaksi sekä ohjelmistotasolla keskenään kommunikoivaksi.

Pinterest