Hybridityössä keskeiseksi menestystekijäksi nousee, kuinka valittuja virtuaalityökaluja ja -ympäristöjä osataan käyttää organisaatiossa. Menestyäkseen hybridityössä välineosaamisen ohella tarvitaan myös uudenlaista osaamista tavassa työskennellä. Tämä muutos korostuu etenkin niissä rooleissa, jotka fasilitoivat luovaa yhdessä tekemistä tiimeissä ja erilaisissa kehitysryhmissä. Kun lähdetään työskentelemään organisaatiossa hybridimallilla, on osattava vastata seuraaviin kysymyksiin:

1) Kuka valitsee organisaatiossa käytettävät virtuaalityökalut ja -ympäristöt?

2) Miten perehdytetään käyttäjät virtuaalityökaluihin ja -ympäristöihin?

3) Mikä on meidän tapa työskennellä virtuaaliympäristöissä ja valituilla työkaluilla?

Kaksi ensimmäistä ovat ainakin periaatteessa helppoja kysymyksiä. Työkalut ja ympäristöt valitsevat tekijät eli organisaation liiketoiminta. Lisäksi tarvitaan sisäistä yhteistyötä organisaation tukitoimintojen, kuten tietohallinnon ja tietoturvan kanssa. Työkalujen käytön perehdytys on usein ulkopuolisten tuottamaa palvelua. Kustannussyistä nämä perehdytykset järjestetään toisinaan ns. tuotelähtöisesti ja silloin aloitetaan työkalun asetuksien läpikäynnistä tai jostain muusta vastaavasta ”tärkeästä” ominaisuudesta. 

On haastavaa määritellä uuden asian toimintatapaa tai -mallia organisaatiossa, joka on osasto-, tiimi- ja yksilötasolla hionut vuosia tapaa toimia yhteen. Nämä vuosien mittaan jalostuneet arvoketjut ovat vakiintuneet jokaisen selkäytimeen. Toisinaan nämä ketjut ovat tiimi- ja yksilötasolla yksityiskohdiltaan myös perustellusti tai perusteettomasti heterogeenisiä. Usein arvoketjut ulottuvat sidosryhmiin, jotka ovat optimoineet omat prosessinsa toimiakseen vakiintuneiden odotusten mukaisesti. Uuden toimintatavan rakentaminen vaatii aikaa ja resursseja. Ja vaikka toimintatapa olisikin hyvin suunniteltu ja jalkautettu, silti arki tuo eteen yksityiskohtia, joita ei ole huomioitu. Näitä tilanteita varten tarvitaan organisaatioon joku, joka ottaa kopin ja käynnistää tarvittavat toimenpiteet. Muuten näillä palloilla on taipumus tippua ei-kenenkään-maalle. 

Hybridityöloikassa vaikeinta on määrittää uusi tapa toimia virtuaalisesti. Ehkä hieman helpompaa on läpi viedä tarvittava muutos.