Kuinka paljon työpäivästä kuluu työhön, joka on tehtävä, mutta joka ei varsinaisesti vaadi ihmistä tekemään sitä?

Tietoa kopioidaan järjestelmästä toiseen, raportteja kootaan, lukuja tarkistetaan ja samoja työvaiheita käydään läpi päivästä tai viikosta toiseen. Yksittäinen tehtävä ei välttämättä vie paljon aikaa, mutta yhdessä rutiinit voivat muodostaa yllättävän suuren osan työpäivästä.

Liiketoiminnan automaation yksi kiinnostavimmista mahdollisuuksista löytyy juuri tästä. Kun toistuvia työvaiheita automatisoidaan, ihmisen aikaa voidaan käyttää enemmän siihen työhön, jossa tarvitaan harkintaa, päätöksentekoa ja oman alan osaamista.

Parhaimmillaan automaatio poistaa työn ympäriltä työtä.

Mitä liiketoiminnan automaatio tarkoittaa käytännössä?

Liiketoiminnan automaatio tarkoittaa käytännössä sitä, että järjestelmät hoitavat ennalta määriteltyjä työvaiheita automaattisesti. Kyse voi olla tiedon keräämisestä, siirtämisestä ja tarkistamisesta tai esimerkiksi ilmoituksen lähettämisestä silloin, kun jokin vaatii ihmisen huomiota.

Automatisoitavan prosessin ei tarvitse olla suuri.

Otetaan esimerkiksi viikoittainen raportointi. Työntekijä hakee luvut muutamasta eri järjestelmästä, siirtää ne Exceliin, vertaa niitä edellisen viikon lukuihin, tarkistaa poikkeamat ja kokoaa lopuksi raportin.

Ja sama työ tehdään uudelleen seuraavalla viikolla.

Entä jos järjestelmä keräisi tiedot automaattisesti, tekisi tarvittavat vertailut ja nostaisi esiin vain ne kohdat, jotka vaativat tarkempaa huomiota?

Työntekijän ei enää tarvitsisi käyttää aikaansa tiedon keräämiseen vain päästäkseen siihen pisteeseen, jossa varsinainen työ alkaa. Hän voisi aloittaa suoraan kysymyksestä: mitä nämä luvut tarkoittavat ja pitääkö niihin reagoida?

Mitä tapahtuu, kun rutiinityö automatisoidaan?

Rutiinitehtävien automatisoinnin hyötyä tarkastellaan helposti pelkästään säästettyinä työtunteina. Ajan säästäminen on toki tärkeää, mutta vaikutus voi näkyä muuallakin.

Kun sama manuaalinen työvaihe toistuu tarpeeksi usein, siihen liittyy aina mahdollisuus virheeseen. Yksi tieto jää kopioimatta, tiedosto on väärä tai kiireessä jokin tarkistus unohtuu. Hyvin suunniteltu automaatio tekee saman määritellyn työvaiheen samalla tavalla joka kerta.

Samalla työn luonne muuttuu.

Jos aiemman esimerkin raportin kokoamiseen kuluu tunti, työntekijä käyttää tuon tunnin pääasiassa tiedon käsittelyyn. Automaation jälkeen hänen huomionsa voidaan kohdistaa raportin sisältöön ja siihen, mitä tiedon perusteella pitäisi tehdä.

Juuri tässä automaation arvo usein konkretisoituu. Säästetty tunti ei itsessään muuta mitään, jos vapautuneelle ajalle ei ole parempaa käyttöä. Kun aika voidaan käyttää päätöksentekoon, asiakastyöhön, kehittämiseen tai ongelmien ratkaisemiseen, vaikutus alkaa näkyä myös varsinaisessa työssä.

Ihmisen rooli vahvistuu siellä, missä tarvitaan harkintaa

Kaikkia työvaiheita ei kannata automatisoida.

Automaatiolle sopivat erityisen hyvin tehtävät, joissa samat vaiheet toistuvat ja joissa voidaan määritellä riittävän tarkasti, mitä missäkin tilanteessa tapahtuu.

Ihmistä tarvitaan edelleen silloin, kun pitää ymmärtää tilanteen taustaa, arvioida vaihtoehtoja tai tehdä päätös, johon ei löydy yksiselitteistä sääntöä.

Tämän vuoksi automaatio voi myös selkeyttää ihmisen roolia prosessissa. Sen sijaan, että asiantuntija käyttää aikaa tiedon siirtämiseen ja tarkistamiseen, hän saa käsiteltäväkseen ne tilanteet, joissa hänen osaamisellaan on merkitystä.

Automatisoitu prosessi ei myöskään tarkoita, että järjestelmän pitäisi tehdä kaikki päätökset itsenäisesti. Automaatio voi hoitaa työn siihen pisteeseen asti, jossa tarvitaan ihmisen hyväksyntä tai arvio.

Jos esimerkiksi järjestelmä huomaa raportissa poikkeaman, sen ei välttämättä tarvitse päättää, mitä poikkeamalle tehdään. Riittää, että oikea tieto ja tarvittava tausta tuodaan oikean henkilön eteen.

Mitä yrityksessä kannattaa automatisoida?

Hyviä automaation kohteita löytyy usein arkisista tehtävistä.

Kannattaa kiinnittää huomiota työhön, joka toistuu usein lähes samanlaisena. Samoin kannattaa tarkastella tilanteita, joissa työntekijä joutuu hakemaan tietoa useasta järjestelmästä, siirtämään sitä käsin paikasta toiseen tai tekemään samoja tarkistuksia kerta toisensa jälkeen.

Hyvä ensimmäinen automaation kohde on yleensä toistuva ja riittävän selkeästi määriteltävä tehtävä, johon kuluu tarpeettomasti ihmisen aikaa.

Oleellinen kysymys ei siis ole vain "mitä voisimme automatisoida?", vaan "missä tarvitsemme oikeasti ihmistä?"

Kun prosessia tarkastellaan tästä näkökulmasta, automatisoitavat työvaiheet alkavat usein löytyä melko luonnollisesti.

Miksi automaatiohanke kannattaa aloittaa pienestä?

Ajatus kokonaisen liiketoimintaprosessin automatisoinnista voi tehdä ensimmäisestä projektista tarpeettoman suuren.

Usein parempi lähtökohta löytyy yhdestä tarkasti rajatusta ongelmasta.

Sen sijaan, että tavoitteeksi asetetaan esimerkiksi "raportoinnin automatisointi", voidaan aloittaa yhdestä konkreettisesta työvaiheesta: joka maanantai joku käyttää aikaa samojen lukujen keräämiseen kolmesta eri järjestelmästä. Voisiko juuri tämän osuuden automatisoida?

Rajattu käyttötapaus on helpompi ymmärtää, toteuttaa ja testata. Samalla nähdään käytännössä, toimiiko automaatio odotetulla tavalla ja tuottaako se hyötyä.

Ensimmäisen onnistuneen toteutuksen jälkeen voidaan katsoa seuraavaa työvaihetta.

Näin automaation käyttöönotosta muodostuu sarja käytännön parannuksia yhden suuren hankkeen sijaan.

Tekoäly laajentaa sitä, mitä voidaan automatisoida

Perinteinen automaatio toimii hyvin silloin, kun prosessin säännöt tunnetaan. Kun tapahtuu X, järjestelmä tekee Y.

Tekoäly tuo automaatioon lisää mahdollisuuksia tilanteissa, joissa käsiteltävä tieto ei ole yhtä selkeästi jäsenneltyä.

Tekoäly voi esimerkiksi tulkita dokumentteja, luokitella saapuvia viestejä, tehdä yhteenvetoja tai etsiä olennaista tietoa suuresta tietomäärästä. Tämän jälkeen perinteinen automaatio voi viedä prosessia eteenpäin tai tekoäly voi tuoda asian ihmisen arvioitavaksi.

Tekoälyn ja automaation yhdistelmä voikin avata automatisoitavaksi työvaiheita, joita olisi aiemmin ollut vaikea kuvata yksinkertaisilla säännöillä.

Se ei silti tarkoita, että tekoäly pitäisi lisätä jokaiseen prosessiin. Jos ongelma voidaan ratkaista yksinkertaisella automaatiolla, tekoäly ei välttämättä tuo siihen mitään tarpeellista lisää.

Teknologian sijaan kannattaa siis aloittaa itse työstä.

Mistä oman yrityksen automaatio kannattaa aloittaa?

Ensimmäisen kysymyksen ei tarvitse olla, mitä kaikkea yrityksessä voitaisiin automatisoida.

Hyvä lähtökohta on tarkastella, mihin ihmisten aikaa tällä hetkellä kuluu. Missä tehdään paljon toistuvaa työtä? Missä tietoa kerätään käsin? Missä työntekijä käy aina samat vaiheet läpi ennen kuin pääsee tekemään varsinaisen päätöksen?

Kun nämä kohdat on tunnistettu, voidaan arvioida, sopiiko ratkaisuksi tavallinen automaatio, tekoäly tai näiden yhdistelmä.

Pienikin muutos voi olla hyvä lähtökohta. Yhden toimivan käyttötapauksen kautta opitaan samalla, miten automaatio sopii yrityksen omiin prosesseihin ja missä sitä kannattaa hyödyntää seuraavaksi.

Löydä oikeat kohteet tekoälylle

Kaikkea ei kannata automatisoida, eikä tekoälyä tarvitse ottaa käyttöön kaikkialla kerralla. Olennaisempaa on tunnistaa ne kohteet, joissa siitä voidaan saada konkreettista hyötyä.

Skillwell AI Assessmentissa kartoitamme yhdessä yrityksenne tarpeita ja tunnistamme käyttötapauksia, joissa tekoäly voisi aidosti auttaa. Lopputuloksena saatte selkeämmän kuvan tekoälyn mahdollisuuksista, teknisistä vaihtoehdoista ja konkreettisista lähtökohdista ensimmäisille toteutuksille.

Lataa Skillwell AI Assessment -esite ja tutustu tarkemmin.