Hae it-yrityksiä
osaamisalueittain:

Tehokas ostaminen ja hankinta yrityksessä vaatii pitkälle viedyn automaation

31.10.2019 - Suvi Lindström - Hankinta

Liikkuva työntekijä kaipaa hankintaprosessilta verkkokaupoista tuttua nopeutta.

Hankinnat muodostavat usein suurimman osan yrityksen kaikista kustannuksista. Ei olekaan ihme, että tehokkaampi hankintaprosessi on agendalla monessa organisaatiossa. 

Baswaren Head of Presales Nordics Tuula Tuononen kertoi Basware ONE:ssa konsulttiyhtiön tekemästä tutkimuksesta, jossa yritykset listasivat hankinnan päätavoitteitaan. Kärkeen nousivat kustannussäästöt, kulukontrolli, riskienhallinta ja sopimusten noudattaminen. Tavoitteet ovat isoja ja monella yrityksellä on vielä matkaa niiden täydelliseen saavuttamiseen.

– Läpinäkyvyys on tavoitteiden saavuttamisen edellytys. Tavoitteiden osalta ei edetä, jos yritys kamppailee näkyvyyden kanssa, eikä kulujen jakautumista eri kulukategorioihin ymmärretä, Tuononen toteaa.

Erityisen hankalaa on ympäri organisaatiota tehtävien epäsuorien hankintojen hallinta. Tuonosen mukaan kontrollin puute aiheuttaa sen, että hankinnan hyväksyminen tapahtuu usein vasta laskun saapuessa. 

Kehittynyttä teknologiaa on mahdollista hyödyntää tilanteen korjaamisessa ja taloudellisten hankintapäätösten tekemisessä.

– Yritys hyötyy prosessien automatisoinnista, koska sen seurauksena henkilöstön työaikaa saadaan kohdistettua tuottaviin asioihin. Lisäksi yhdistetyt järjestelmät mahdollistavat läpinäkyvyyden koko toimitusketjuun, Tuononen sanoo.

Myös aikamme suuri trendi, tekoäly, puhuttaa operatiivisen hankinnan puolella. Tekoälyn avulla ostajat saadaan ohjattua oikeiden valintojen pariin.

– Tekoäly voi kertoa käyttäjälle, mitä kanavaa pitkin hankinnat kannattaa tehdä. Sitä voidaan käyttää myös virheiden ja prosessiin vaikuttavien poikkeustilanteiden havaitsemiseen.

Hyvä sisällönhallinta nostaa ostoprosessin tehokkuutta

Kun hankinnalla on koko ajan näkyvyys organisaation kaikkiin käyttömenoihin, rahavirtoja voidaan yhdistää ja päästään neuvottelemaan edullisemmista sopimuksista. Seurauksena syntyy operatiivisia säästöjä, kunhan organisaation muilla henkilöillä on ajantasainen tieto hankinnan ja toimittajien välisestä vuoropuhelusta.

– Näin saadaan vähennettyä ohiostojen määrää ja tarve manuaaliselle laskujen tarkastamiselle pienenee. Kun järjestelmässä luodut ja hyväksytyt tilaukset vastaavat toimituksia, voidaan hankintaprosessin automaatiotasoa nostaa.

 

Tuula Tuononen puhui Basware ONE:ssa myös sähköisestä kilpailutuksesta ja sopimushallinnasta.

 

Hyvä sisällönhallinta on yksi tapa kasvattaa hankintaprosessin tehokkuutta. Tuononen sanoo, että ostajan tulisi johtaa sisällöntuotantoprossia ja toimittajan vastata sisällön tuottamisesta.

– Silloin esimerkiksi katalogituotteissa ostajan tehtäväksi jää ainoastaan tuotetiedon validointi.

Tuonosen mukaan työnjako varmistaa sen, että hankintoja tekevällä osapuolella on aina ajantasainen tuotetieto. Tarvittaessa toimittaja voi jakaa eri markkina-alueille tai yksiköille vain tiettyihin tuotteisiin ja palveluihin liittyvät sisällöt. 

Hankintatyökalun on taivuttava mobiilikäyttöön

Uuden hankintajärjestelmän käyttöönotto koskettaa suurta joukkoa yrityksen työntekijöistä, joten muutoksen jalkauttaminen vaatii vahvaa johtamista. 

– Loppukäyttäjät ovat avainasemassa uuden hankintaprosessin jalkauttamisessa yrityksen arkeen. Heitä pitää ohjata ostamaan organisaation oman hankintapolitiikan ja -sääntöjen mukaisesti.

Tuononen peräänkuuluttaa kuluttajalähtöisyyden tuomista yrityksiin. Valtaosa ihmisistä käyttää vapaa-ajallaan verkkokauppoja, joten työpaikoilla kannattaa panostaa niistä tuttuun, nopeaan ja helppoon ostoprosessiin.

– Puhutaan ohjatusta ostamisesta, jossa hankintahistoriaa hyödyntämällä käyttäjä ohjataan oikeaan kanavaan, eikä hänen tarvitse miettiä, ketä tulisi kontaktoida hankinnan tekemiseksi.

Yhä harvempi työntekijä viettää viikkonsa kokonaan toimiston seinien sisäpuolella, joten hankintatyökalun on taivuttava liikkuvaan työkulttuuriin.

– Hankinnan tekeminen, hyväksyntä ja tavaran vastaanotto on pystyttävä tekemään myös mobiililaitteella. Kun ajantasainen tieto kulkee mukana kaikkialla, ei yksittäisen tilauksen perään tarvitse soitella, Tuononen päättää.

 

Lue myös: Sähköinen hankintaprosessi standardoi tarjousdokumenttien hallinnan ja toimittajien arvioinnin – kilpailutus tehostuu jopa 60 prosenttia

 

Baswaren Ite wiki -profiili

Baswaren kotisivut

Kuvat: Aki Rask

Muita julkaisuja

Johannes Puro - Tuotekehitys
Digitalisaation mahdollisuuksia – Etenemispolkuja digitaalisen alustan kehittäjälle
Veera Kujansuu - Kilpailuttaminen
Houmi auttaa kilpailuttamaan kiinteistövälittäjät ja remonttien tekijät
Suvi Lindström - LATO strategiatyökalu
LATO on työkalu organisaation strategian jalkauttamiseen ja johtamiseen
Johannes Puro - Verkkokauppa
TOP 12 Suomen parhaat verkkokaupat
Suvi Lindström - Tuotetiedonhallinta
Jopa 30 prosenttia tuotedatasta sisältää virheitä – keskitetty tuotetiedonhallinta (PIM) auttaa vaikuttavampien tuotekokemusten luomisessa
Johannes Puro - Art of Basware
Art of Baswaren teoksissa nuoret taiteilijat käsittelevät tekoälyä
Veera Kujansuu - Digiajan johtajan käsikirja
Digiajan johtajan käsikirja opastaa pärjäämään digiajan kilpailussa
Veera Kujansuu - Hankinnasta maksuun
Kohti parempaa laskutus- ja hankintaprosessia
Suvi Lindström - Strateginen hankinta
Sähköinen hankintaprosessi standardoi tarjousdokumenttien hallinnan ja toimittajien arvioinnin – kilpailutus tehostuu jopa 60 prosenttia
Lataa lisää