Hae it-yrityksiä
osaamisalueittain:

Tehokas ostaminen ja hankinta yrityksessä vaatii pitkälle viedyn automaation

31.10.2019 - Suvi Lindström - Hankinta

Liikkuva työntekijä kaipaa hankintaprosessilta verkkokaupoista tuttua nopeutta.

Hankinnat muodostavat usein suurimman osan yrityksen kaikista kustannuksista. Ei olekaan ihme, että tehokkaampi hankintaprosessi on agendalla monessa organisaatiossa. 

Baswaren Head of Presales Nordics Tuula Tuononen kertoi Basware ONE:ssa konsulttiyhtiön tekemästä tutkimuksesta, jossa yritykset listasivat hankinnan päätavoitteitaan. Kärkeen nousivat kustannussäästöt, kulukontrolli, riskienhallinta ja sopimusten noudattaminen. Tavoitteet ovat isoja ja monella yrityksellä on vielä matkaa niiden täydelliseen saavuttamiseen.

– Läpinäkyvyys on tavoitteiden saavuttamisen edellytys. Tavoitteiden osalta ei edetä, jos yritys kamppailee näkyvyyden kanssa, eikä kulujen jakautumista eri kulukategorioihin ymmärretä, Tuononen toteaa.

Erityisen hankalaa on ympäri organisaatiota tehtävien epäsuorien hankintojen hallinta. Tuonosen mukaan kontrollin puute aiheuttaa sen, että hankinnan hyväksyminen tapahtuu usein vasta laskun saapuessa. 

Kehittynyttä teknologiaa on mahdollista hyödyntää tilanteen korjaamisessa ja taloudellisten hankintapäätösten tekemisessä.

– Yritys hyötyy prosessien automatisoinnista, koska sen seurauksena henkilöstön työaikaa saadaan kohdistettua tuottaviin asioihin. Lisäksi yhdistetyt järjestelmät mahdollistavat läpinäkyvyyden koko toimitusketjuun, Tuononen sanoo.

Myös aikamme suuri trendi, tekoäly, puhuttaa operatiivisen hankinnan puolella. Tekoälyn avulla ostajat saadaan ohjattua oikeiden valintojen pariin.

– Tekoäly voi kertoa käyttäjälle, mitä kanavaa pitkin hankinnat kannattaa tehdä. Sitä voidaan käyttää myös virheiden ja prosessiin vaikuttavien poikkeustilanteiden havaitsemiseen.

Hyvä sisällönhallinta nostaa ostoprosessin tehokkuutta

Kun hankinnalla on koko ajan näkyvyys organisaation kaikkiin käyttömenoihin, rahavirtoja voidaan yhdistää ja päästään neuvottelemaan edullisemmista sopimuksista. Seurauksena syntyy operatiivisia säästöjä, kunhan organisaation muilla henkilöillä on ajantasainen tieto hankinnan ja toimittajien välisestä vuoropuhelusta.

– Näin saadaan vähennettyä ohiostojen määrää ja tarve manuaaliselle laskujen tarkastamiselle pienenee. Kun järjestelmässä luodut ja hyväksytyt tilaukset vastaavat toimituksia, voidaan hankintaprosessin automaatiotasoa nostaa.

 

Tuula Tuononen puhui Basware ONE:ssa myös sähköisestä kilpailutuksesta ja sopimushallinnasta.

 

Hyvä sisällönhallinta on yksi tapa kasvattaa hankintaprosessin tehokkuutta. Tuononen sanoo, että ostajan tulisi johtaa sisällöntuotantoprossia ja toimittajan vastata sisällön tuottamisesta.

– Silloin esimerkiksi katalogituotteissa ostajan tehtäväksi jää ainoastaan tuotetiedon validointi.

Tuonosen mukaan työnjako varmistaa sen, että hankintoja tekevällä osapuolella on aina ajantasainen tuotetieto. Tarvittaessa toimittaja voi jakaa eri markkina-alueille tai yksiköille vain tiettyihin tuotteisiin ja palveluihin liittyvät sisällöt. 

Hankintatyökalun on taivuttava mobiilikäyttöön

Uuden hankintajärjestelmän käyttöönotto koskettaa suurta joukkoa yrityksen työntekijöistä, joten muutoksen jalkauttaminen vaatii vahvaa johtamista. 

– Loppukäyttäjät ovat avainasemassa uuden hankintaprosessin jalkauttamisessa yrityksen arkeen. Heitä pitää ohjata ostamaan organisaation oman hankintapolitiikan ja -sääntöjen mukaisesti.

Tuononen peräänkuuluttaa kuluttajalähtöisyyden tuomista yrityksiin. Valtaosa ihmisistä käyttää vapaa-ajallaan verkkokauppoja, joten työpaikoilla kannattaa panostaa niistä tuttuun, nopeaan ja helppoon ostoprosessiin.

– Puhutaan ohjatusta ostamisesta, jossa hankintahistoriaa hyödyntämällä käyttäjä ohjataan oikeaan kanavaan, eikä hänen tarvitse miettiä, ketä tulisi kontaktoida hankinnan tekemiseksi.

Yhä harvempi työntekijä viettää viikkonsa kokonaan toimiston seinien sisäpuolella, joten hankintatyökalun on taivuttava liikkuvaan työkulttuuriin.

– Hankinnan tekeminen, hyväksyntä ja tavaran vastaanotto on pystyttävä tekemään myös mobiililaitteella. Kun ajantasainen tieto kulkee mukana kaikkialla, ei yksittäisen tilauksen perään tarvitse soitella, Tuononen päättää.

 

Lue myös: Sähköinen hankintaprosessi standardoi tarjousdokumenttien hallinnan ja toimittajien arvioinnin – kilpailutus tehostuu jopa 60 prosenttia

 

Baswaren Ite wiki -profiili

Baswaren kotisivut

Kuvat: Aki Rask

Muita julkaisuja

Veera Kujansuu - Talous
Top 10 parhaan liiketuloksen per työntekijä tehneet it-yritykset – listalla kolme nettipelejä kehittävää firmaa
Suvi Lindström
Valu Digitalin open source -sovellus Headup tuottaa WordPressistä staattisia verkkosivustoja turvassa palvelunestohyökkäyksiltä
Suvi Lindström - Digitalisaatio
Digitalisaatioon perehtyneet tutkijat tarjoavat ilmaisia Skype-keskusteluja helmikuussa järjestettävällä Kysy tutkijalta -viikolla
Veera Kujansuu - Tietoliikenne
Nopeat verkkoyhteydet kiinteistöihin olemassa olevaa kupariverkkoa käyttäen – Uusin G.Fast -teknologia säästää kalliilta valokuituremonteilta
Veera Kujansuu - Tietokonepelit
Suosituimmat tietokonepelit vuonna 2019
Veera Kujansuu - Teknologian läpimurrot
Tutkijat ovat kehittäneet tuhoutumattoman litium-ioniakun
Suvi Lindström - Toiminnanohjaus
HILKKA-toiminnanohjausjärjestelmä pyörittää kotihoidon prosessit asiakastietojen hallinnasta tuntikirjauksiin ja reittien optimointiin
Suvi Lindström - Ohjelmistokehitys
Ohjelmistokehityskumppanin tehtävä on kysyä vaikeitakin kysymyksiä – Antti Akonniemi vaatii yritysohjelmistoihin kuluttajapalveluiden käytettävyyttä
Suvi Lindström - Taloushallinto ja hankinta
Osallistu talous- ja hankintajohdolle tarkoitettuun talouden ja hankinnan tila 2020 -kyselytutkimukseen
Lataa lisää