Monessa yrityksessä aletaan ajattelemaan automaatiota ja ohjelmistointegraatioita vasta siinä vaiheessa, kun myyntiä tulee tasaiseen tahtiin ja paperihommat alkavat kertyä pöydälle.

Silloin voi kuitenkin olla liian myöhäistä, ainakin tehokkaiden prosessien ja päivittäisen työkuorman kannalta.

– Integraation mahdollisuutta tulisi ajatella jo siinä vaiheessa, kun miettii yritykselleen ohjelmistohankintoja, sanoo Flashnoden toimitusjohtaja Lennu Keinänen.

Millaisia asioita kannattaa miettiä jo siinä vaiheessa, kun etsii ja kartoittaa sopivia ohjelmistoja yritykselleen?

– Kaiken tulee lähteä siitä, että ohjelmistojen on sovittava yrityksen tavoitteisiin ja sisäisiin prosesseihin, jotta järjestelmät tukevat yrityksen toimintaa. Ohjelmiston pitää olla sellainen, että se kasvaa yrityksen mukana eikä muodosta pullonkauloja toiminnan mittakaavan kasvaessa, Keinänen sanoo.

“Kaiken tulee lähteä siitä, että ohjelmistojen on sovittava yrityksen tavoitteisiin ja sisäisiin prosesseihin”

Mies tietää mistä puhuu, sillä Keinänen tunnetaan muun muassa sittemmin Netsille myydyn Paytrailin verkkomaksupalvelun perustajana.

Hänen mukaansa on myös tärkeää ottaa huomioon ohjelmistojen kokonaiskustannukset, joihin kuuluu usein sekä aloitusmaksu että ylläpitokustannukset versiopäivityksineen.

– Jo hankintavaiheessa tulee huomioida myös tilanteet, joissa ohjelmiston käyttöön tarvitaan tukea ja apua. Monesti ohjelmiston elinkaaren kustannuksista suurin osa kertyy juuri ohjelmiston käytön aikana.

Siksi jo ennen ohjelmiston hankintaa on tärkeää tarkistaa, että ohjelmistot on integroitavissa tarvittuihin palveluihin ja tietolähteisiin.

“Kun yrityksen myynti kasvaa, integraatio tulee yhä tärkeämpään asemaan”

– Vaikka integraatio ei juuri nyt olisikaan yrityksellesi ajankohtainen, siitä saattaa myöhemmin koitua ongelmia kasvun kannalta, jos ohjelmistoja ei voidakaan tarvittaessa yhdistää. Kun yrityksen myynti kasvaa, integraatio tulee yhä tärkeämpään asemaan.

Toisaalta ennakointi merkitsee myös kustannussäästöjä. Kun integraatio, eli ohjelmistojen yhdistäminen, tulee ajankohtaiseksi, hinta saattaa nousta odottamattomasti, jos integraation mahdollisuuksia ei ole mietitty etukäteen.

– Siitä voi tulla kallis projekti. Jos integraatiota ei ole jo valmiiksi olemassa, sen rakentaminen saattaa johtaa valtaviin kehityskustannuksiin. Jotkin ohjelmistot taas ovat sellaisia, ettei niitä saada yhdistettyä lainkaan. Niissä tapauksessa käsityön määrä johtaa merkittäviin henkilöstökustannuksiin, sanoo Keinänen.

 

 

Pk-yrittäjällä keskimäärin jopa 7 ohjelmistoa käytössään

Flashnodelaisten mukaan suomalaisilla pk-yrityksillä oli muutama vuosi sitten käytössään keskimäärin kolme ohjelmistoa. Nyt vastaava luku on noussut heidän mukaansa jo seitsemään.  Erilaisten järjestelmien määrä tulee todennäköisesti kasvamaan entisestään tulevien vuosien aikana, sillä teknologia jatkaa räjähdysmäistä kehittymistään.

– Erityisesti pilvipohjaisten ohjelmistojen käyttö lisääntyy yrityksissä kovaa vauhtia, kun digitalisaatio menee koko ajan eteenpäin. Nämä ohjelmistot ovat lähtökohtaisesti helposti integroitavissa, eli sikäli tämä on oikein positiivinen trendi, toteaa Keinänen.

Helmikuussa 5-vuotissyntymäpäiviään viettänyt Flashnode on toimittanut alustallaan satoja integraatioita ohjelmistojen välille. Suosituimpia ovat integraatiot verkkokaupan ja taloushallinnon välillä, mikä tarkoittaa sitä, että esimerkiksi tilaukset ja varastosaldot päivittyvät automaattisesti eri sijainteihin.

”Integraatiot säästävät sekä yrittäjän aikaa että rahaa.”

– Integraatiot säästävät sekä yrittäjän aikaa että rahaa. Kun automaation avulla saadaan vähennettyä kaikki rutiinityöt, kuten käsin tehtävät paperityöt, tekniikan hoidettavaksi, yrittäjälle jää aikaa yrityksen kehittämiseen ja kasvun hakemiseen, Keinänen kuvaa.

Integraatiot toimivat ohjelmistojen rajapinnoissa

Integraatiot toimivat ohjelmistojen rajapinnoissa. Rajapinnat ovat ikään kuin ohjelmistojen salaisia ovia, joista saadaan siirrettyä tietoa sisään- ja ulospäin. Tiedon siitä, onko rajapinta tehty sellaiseksi, että se on mahdollista integroida muiden ohjelmistojen kanssa, voi löytää esimerkiksi ohjelmistotarjoajien nettisivuilta.

– Helppo tapa ottaa selvää ohjelmistojen integraatiomahdollisuuksista on kysymällä ohjelmistotarjoajalta tai Flashnodelta, koska rajapinnat ovat usein niin teknisiä yksityiskohtia, ettei tavallisen pk-yrittäjän oletetakaan olevan niistä täysin perillä.

Integraatiot on aiemmin nähty tulokulmasta riippuen suurien firmojen etuoikeutena tai taakkana: ne ovat vaatineet paljon työtä, joten ne ovat myös olleet liian kalliita pk-yrittäjille. Flashnode on kuitenkin pyrkinyt muotoilemaan integraatioista kuukausimaksullisen palvelun, johon myös pk-yrittäjällä on varaa.

– Olemme laskeneet, että jos yrittäjä tekee tunninkin niin sanottuja paperitöitä viikossa – siis kirjailee tilauksia, tarkastelee varastoja ja kopioi tietoja paikasta toiseen – säästöä kertyy yli 200 euroa kuussa. Jo siis pienellä bisneksellä integraatioista saa hyötyjä irti, ja bisneshän kasvaa siinä samalla, kun sen kehittämiseen jää enemmän aikaa.

”Jo siis pienellä bisneksellä integraatioista saa hyötyjä irti, ja bisneshän kasvaa siinä samalla, kun sen kehittämiseen jää enemmän aikaa.”

– Tarjoamme asiakkaillemme myös teknisen tuen aina tarvittaessa. Siinäkin mielessä tämä on palvelu nimenomaan niille ”tavallisille” yrittäjille, joilla ei ehkä ole tekninen osaaminen se vahvin ala. Flashnodelta kannattaa siis rohkeasti kysyä, mitkä ohjelmistot on integroitavissa – ja muutenkin, jos tarvitsee apua ohjelmistojen valintaan. Meillä asiantuntijat tietävät kentän ja neuvovat asiakasta aina eteenpäin, Keinänen lopettaa.

 

Flashnoden Ite wiki -profiili

Flashnoden kotisivut