Näin onnistut ERP-projektissa – 5 vinkkiä kokeneelta kumppanilta
Nurkan takana häämöttävä ERP-projekti nostaa tuskanhien pintaan monessa organisaatiossa – eikä ihme. ERP-projekti voi mennä pieleen lukemattomin eri tavoin, jolloin muistoksi jää vain iso lasku ja valtavasti hukkaan heitettyjä työtunteja.
Hyvä uutinen on, että onnistumisen käsikirjoitus on lopulta melko suoraviivainen. Olemme vuosien saatossa toteuttaneet asiakkaillemme kymmeniä ERP-projekteja, joista viisastuneena jaamme viisi kullanarvoista vinkkiä hanketta suunnittelevalle organisaatiolle.
1. Valitse ERP-projektin vetäjäksi sitoutunut projektipäällikkö
Yksi onnistuneen ERP-projektin kulmakivistä on sitoutunut projektipäällikkö, joka näyttää suuntaa hankkeen tärkeimmille sidosryhmille eli yrityksen johdolle, IT-tiimille ja uutta järjestelmää käyttäville työntekijöille. Projektipäällikkö voi tulla joko talon sisältä tai ulkopuolelta.
Mikäli hankkeeseen valitaan sisäinen projektipäällikkö, on tärkeää varmistaa kaksi asiaa: valitun henkilön tulee olla henkilökohtaisesti sitoutunut viemään hanke maaliin sekä työskenneltävä tiimissä, joka on ERP-järjestelmän omistaja. Tehtävään sopivaa substanssiosaamista löytyy yleensä talousosastolta, mutta valitettavan usein projektipäälliköksi nimitetään joku IT:stä vastaava työntekijä sillä ajatuksella, että tekninen osaaja sopii parhaiten ERP-hankkeen vetäjäksi.
Kokemuksemme perusteella projektipäälliköksi voi hyvin harkita myös talon ulkopuolelta tulevaa henkilöä, vaikka moni organisaatio ajatusta vierastaakin – yleensä siksi, että sisäisen työntekijän uskotaan tuntevan organisaation parhaiten. Ulkoinen projektipäällikkö uskaltaa kuitenkin tarvittaessa tehdä rohkeitakin päätöksiä, sillä hänellä ei ole paineita muiden kollegoiden toiveiden täyttämisestä. Ulkoisella projektipäälliköllä ei myöskään ole samoja ajankäytöllisiä haasteita kuin sisäisellä projektipäälliköllä, jolla on ERP-projektin lisäksi myös oma työtaakka hoidettavanaan.
2. Priorisoi ihmiset teknologian edelle
Kun toiminnanohjausjärjestelmää lähdetään uudistamaan teknologia edellä, uutta järjestelmää käyttävät työntekijät jäävät helposti paitsioon. Teknologiaa tärkeämpää on kuitenkin rakentaa kattava ymmärrys siitä, kuinka uusi ERP-järjestelmä voi parhaiten palvella käyttäjien tarpeita.
Järjestelmäuudistus on aina ennen kaikkea muutosprojekti, jonka keskiössä ovat ihmiset. Yksi projektipäällikön tärkeimpiä tehtäviä onkin kuunnella käyttäjien toiveita ja huolia, sillä vanhaan järjestelmään tottuneita pääkäyttäjiä muutos arjen tekemiseen saattaa ahdistaa ja jopa pelottaakin. Ennen projektin alkua on tärkeä kartoittaa, miten käyttäjät tekevät töitään ja mitkä ovat heidän tyypillisiä haasteitaan.
Järjestelmäuudistus on aina ennen kaikkea muutosprojekti, jonka keskiössä ovat ihmiset. Teknologiaa tärkeämpää on ymmärtää, kuinka uusi ERP-järjestelmä voi parhaiten palvella käyttäjien tarpeita.
3. Kerro ERP-projektin etenemisestä avoimesti – niin hyvässä kuin pahassa
ERP-projekti nousee tai kaatuu sen mukaan, kuinka organisaatiojohto ja projektipäällikkö viestivät uudistuksesta ja sen etenemisestä.
Isossa kuvassa ERP-järjestelmän käyttöönotto helpottaa arjen työtä, mutta toisaalta tietyt asiat voivat myös monimutkaistua. On tärkeää, että johto tukee projektipäällikköä viestimään avoimesti hankkeen etenemisestä ja vaikutuksista niin hyvässä kuin pahassa. Organisaation johto voi parantaa onnistumisen mahdollisuuksia nimeämällä projektipäällikölle joukostaan niin kutsutun Executive Sponsorin eli henkilön, joka on projektipäällikön tukena hankkeen alusta loppuun.
4. Löydä ERP-hankkeelle sisäinen sanansaattaja
Sitoutuneen projektipäällikön ja johtoportaan lisäksi organisaatio tarvitsee ERP-hankkeelle sisäisiä sanansaattajia eli draivereita. Draiverit ovat henkilöitä, jotka osaavat myydä ideaa uuden järjestelmän hyödyistä talon sisällä sekä oikoa mahdollisia harhakäsityksiä.
Hyvän draiverin tunnistaa esimerkiksi seuraavista piirteistä:
- Hän on työskennellyt organisaatiossa jo jonkin aikaa, mielellään ERP-käyttäjätiimissä.
- Hänellä on hyvät suhteet muihin työntekijöihin.
- Hän on kiinnostunut työkavereidensa toimenkuvista.
- Hän pystyy varmistamaan, että ERP-projektin toteutustiimillä on työrauha.
- Hänellä on mahdollisuus palkita ihmisiä projektin lopuksi.
5. Laadi toimintasuunnitelma seuraavaksi viideksi vuodeksi
ERP-projekti ei lopu uuden järjestelmän käyttöönottoon, vaan organisaation on laadittava viiden vuoden toimintasuunnitelma jo ennen hankkeen konkreettista alkua. Toiminnanohjausjärjestelmä on merkittävä investointi mille tahansa organisaatiolle, joten askelmerkit tulevaan täytyy suunnitella huolellisesti.
Asiakkaan kannalta yksinkertaisinta on laatia suunnitelma yhdessä osaavan ERP-kumppanin kanssa, jonka asiantuntijoilla on aina ajantasaista tietoa uusista versiopäivityksistä sekä näkemystä niiden vaikutuksista asiakkaan liiketoimintaan.
---
Autojen varaosien tukkuliike Startax halusi modernisoida ja automatisoida kirjanpitoonsa liittyviä prosesseja ja valitsi Innofactorin ERP-projektinsa kumppaniksi. Lue asiakastarinastamme, kuinka Startax onnistui säästämään asiantuntijoidensa kallista aikaa automatisoimalla kirjanpitoaan Microsoft Dynamics 365 Business Central ‑toiminnanohjausjärjestelmän avulla.
Lisätietoja
Tagit
Liiketoimintaprosessi
Toiminnanohjaus ERP |
Teknologia
Microsoft |
Tarjonnan tyyppi
Konsultointi | |
Toteutustyö | |
Valmisohjelmisto |
Omat tagit
Innofactor - Asiantuntijat ja yhteyshenkilöt
Innofactor - Muita referenssejä
Innofactor - Muita bloggauksia
It- ja ohjelmistoalan työpaikat
- M-Files Oy - Accountant - Purchase to Pay (Finland)
- Laura - Senior Developer (Retail Devices & Solutions)
- Frends iPaaS - Finance Manager
- Laura - Talotekniikan asiantuntija
- Laura - Development Manager, Partner Platforms
- Laura - Software Engineer (C++/Qt)
- Laura - IT asiantuntija
Premium-asiakkaiden viimeisimmät referenssit
- Ampersand Design Oy - Sähköyhtiö sai kirkkaan brändistrategian ja selkeät verkkosivut laajentaessaan palveluitaan
- Ampersand Design Oy - Yrityskatalogin sisältö ja ulkoasu viestivät palveluista selkeästi
- Ampersand Design Oy - Varausjärjestelmä verkossa nostaa tienvarsimainoksen käyttöastetta
- Ampersand Design Oy - Hygieniatukulle toteutettiin kätevä tuotekatalogi verkkokauppapohjaan
- Ampersand Design Oy - Uusi kesäfestari sai sähäkän ilmeen
- Ampersand Design Oy - Kirkastettu palvelubrändi houkuttelee sijoittajia
- Ampersand Design Oy - Aluebrändin kehittäminen toi vetovoimaa Lahden seudulle
Tapahtumat & webinaarit
- 14.05.2024 - Rakettiwebinaari: Koodista kassavirtaan
- 14.05.2024 - Ilmainen ERP-webinaari: NAV:stä Business Centraliin | Mitä versionvaihdosta tulisi tietää?
- 15.05.2024 - Ilmainen ERP-webinaari: Mitä tulee ottaa huomioon ERP:n ja CRM:n projektien käyttöönotossa, eli onnistuneen projektin A ja O.
- 16.05.2024 - Five Years Out Helsinki
- 21.05.2024 - The path to productization
- 21.05.2024 - Ilmainen ERP-webinaari: NAV:stä Business Centraliin | Business Centralin mahdollisuudet versionvaihdon jälkeen
- 29.05.2024 - Efistream-webinaari: Näin rakennat modernin taloushallinnon, joka tukee tiedolla johtamista
Premium-asiakkaiden viimeisimmät bloggaukset
- Timeless Technology - ControlByWeb ohjelmoitavat logiikat (PLC) ovat saatavilla nyt myös WLAN-yhteyksillä
- SprintIT Oy - SprintIT säilyttää arvostetun Odoo Gold Partner -statuksen
- Efima Oyj - Älykäs ohjelmistorobotti – tekoäly palauttaa aiemmin kannattamattomaksi kuopatut RPA-automaatioideat takaisin kehityslistalle
- Nordea - Nordean työ taloustaitojen edistämiseksi palkittiin vuoden yhteiskunnallisena sponsorointitekona
- M-Files Oy - M-Files: A Global Leader in Information Management
- M-Files Oy - Unlocking the value of Knowledge Work Automation
- Timeless Technology - ControlByWeb ohjelmoitavat I/O kontrollerit ja ohjaimet prosessien ohjaamiseen sekä monitorointiin.
Digitalisaatio & innovaatiot blogimediaBlogimediamme käsittelee tulevaisuuden liiketoimintaa, digitaalisia innovaatioita ja internet-ajan ilmiöitä |