Vantin sähköinen avainhallinta

Tarjoukset 18.12.2018 klo 12.00 mennessä

Tarjouspyynnön kohteena on Vantaan Tilapalvelut Vantti Oy:n (jäljempänä Vantti) sähköinen avainten hallinnan hankinta pilvipalveluna (SaaS-palvelu)(jäljempänä Ratkaisu tai Järjestelmä) tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Selvyyden vuoksi todetaan että kaapit eivät ole kohteena. Hankinnalla haetaan yhtä (1) kokonaisvastuullista toimittajaan toimittamaan palvelua. Vantti hakee valmisratkaisua ja ratkaisun tulee olla käytössä asiakkailla. Kokonaisuuden käyttöönoton tulee olla yksinkertainen ja nopea. Järjestelmä tulee voida ottaa tuotantoon viimeistään yhden (1) kuukauden kuluttua sopimuksen allekirjoituksesta. Optiot tulee voida ottaa tuotantoon viimeistään kuuden (6) kuukauden kuluttua sopimuksen allekirjoituksesta. Avainhallintajärjestelmä on tarkoitus integroida kiinteäksi osaksi Vantin kiinteistöpalveluiden kaupungille tarjoamaa avainpalvelua. Järjestelmän avulla on tarkoitus saada kaikki ns. mekaaniset avaimet ja niiden lukostot sähköiseen keskitettyyn rekisteriin, joka päivittyy lainausten ja palautusten yhteydessä reaaliaikaisesti. Järjestelmän tulee myös mahdollistaa palvelun tarjoajalle ja käyttäjille avainten sähköisen lainauksen ja palautuksen sekä automaattisen raportointityökalun, jonka avulla pystytään muun muassa seuraamaan eri kohteiden avainten lainausta. Vantilla on tällä hetkellä yhteensä noin 500 avainnippua, joissa useita mekaanisia avaimia yli 700 kiinteistöön. Lainaustapahtumia on vähän yli 100 kuukaudessa ja järjestelmän käyttäjiä maksimissaan kymmenen (10). Hankintaan kuuluu pakollisina optioina: O1 Hälytykset palauttamattomista avaimista lainausajan umpeutuessa O2 Raportti palauttamattomista avaimista O3 Raportti lainaajista O4 Raportti lainausmääristä kohteittain O5 Avainnippukohtaisia tarkempia tietoja O6 Avainnipun tai avaimen häviämisen (sähköinen häviämisdokumentti) O7Integronti Iloq-lukitusjärjestelmään O8 Lainauksesta saatavaan dokumenttiin/kuittiin tulee saada tieto avainnipun sisällöstä avaimittain O9 Avainnippuja tai avaimia koskevien muutoksien jäljittäminen O10 Muistutus avaimen palauttamisesta O11 Tietojen haku ajokortilla tai muulla virallisella henkilökortilla