Kaikki kiinteistöistä

Lappeenrannan seudun opiskelija-asuntosäätiö (LOAS) hallinnoi lähes 40 asuinkohdetta, joissa se palvelee yli 3000 opiskelijaa. LOAS halusi työkalun helpottamaan näiden kiinteistöjen ylläpitoa ja automatisoimaan yleisiä huoltotoimenpiteitä. Tärkeänä kriteerinä oli integrointi olemassaolevaan kiinteistöhuollon tehtävänhallintajärjestelmään. Tätä varten kehitimme Lokin.

Loki toimii kiinteistöjen huoltokirjana sekä keskitettynä tietopankkina. Koska Lokiin kerätään kaikki kiinteistöjen tiedot, on sen sisään rakennettu monia muita työkaluja hyödyntämään näitä tietoja.

Keskeisimmät ominaisuudet

Kiinteistöjen tietojen hallinta

Talotekniikan yleistiedoista seinämaalien sävykoodiin, kaikki tiedot löytyvät yhdestä paikasta ja niitä on helppo päivittää. Tämä mahdollistaa myös kiinteistöjen helpon vertailun ja yhteenvetojen laatimisen.

Laitteiden hallinta

Lokiin voi syöttää kiinteistön laitteista ja muista varusteista kaiken tiedon hyvin tarkasti ja jäsennellysti. Laitteille voi määritellä myös uuden haettavan tietokentän, jos perusvalikoima ei riitä.

Tietojen haku

Loki tarjoaa monipuolisen taulukkotyökalun tietojen tarkasteluun ja hakuun. Tietoja voi hakea, suodattaa ja järjestää minkä tahansa tietokentän mukaan. Tiedot voi ladata yhteenvetona myös Exceliin.

Huoltotoimenpiteiden automatisointi

Loki on integroitu LOASin kiinteistöhuollon tehtävänhallintajärjestelmään ja se luo automaattisesti tehtäviä asetetun huoltovälin mukaan. Huoltotehtävän voi määritellä koko rakennukselle tai tietyille laitteille, esimerkiksi ilmastointilaitteiden suodattimien vaihto.

Dokumenttien hallinta

Loki on integroitu Sharepointtiin, josta se hakee kiinteistöön liittyvät tiedostot, kuten pohjapiirrokset ja ohjekirjat. Tiedostot voidaan liittää mukaan huoltotehtäviin, jolloin huoltohenkilöstö saa käsiinsä ohjekirjat automaattisesti.

Aikajana-työkalu

Aikajanan avulla LOASin kiinteistötiimi voi helposti suunnitella isompia hankkeita, kuten saneerauksia ja tarkastella perushuollon aikataulutusta.

Pelastusuunnitelmien laatiminen

Lokin avulla LOAS voi ylläpitää kaikkien kohteiden pelastusuunnitelmia helposti. Yhteiset tiedot päivittyvät kaikkiin kiinteistöhin yhdellä klikkauksella. Jokaiselle kohteelle luodaan julkinen linkki, josta asukkaat näkevät ajantasaisen pelastussunnitelman.

Miten teimme sen

Työ aloitettiin tarpeiden alkukartoituksella yhdessä asiakkaan kanssa. Tarpeiden pohjalta työstimme kuvat yleisimmistä käyttäjäpoluista, suunnittelimme tietorakennetta ja piirsimme rautalankamallit useimmista näkymistä. Kaikki tämä työ tehtiin Figma-sovelluksella sekä kynällä ja paperilla parin viikon aikana.

Järjestimme työpajan validoidaksemme suunnitteluvaiheen tuotokset ja päätimme kehitystyön ensimmäiset askeleet, tavoitteet ja aikatauluarviot. Kehitystyötä tehtiin kahden viikon sprinteissä, mikä varmisti, että kehitystyö pysyy raiteillaan. Jo ensimmäisen sprintin jälkeen meillä oli testipalvelimella pyörivä versio Lokista, jossa LOAS pystyi hallinnoimaan kohteiden perustietoja.

Kehitystyö eteni jouhevasti ja suurin osa siitä tehtiin kahden kuukauden aikana. LOAS pystyi aloittamaan tietojen syötön järjestelmän tuotantoversioon huhti-toukokuun vaihteessa, kun Loki valmistui osa kerrallaan. Nopeus mahdollisti myös uusien kehityskohteiden toteuttamisen jo varhaisessa vaiheessa ja kesän alussa kehitettiin kevään aikana herännyt idea pelastussuunnitelmien laatimisesta Lokissa.

Teknologiasta lyhyesti

• Uusimmat Ruby on Rails, Ruby ja PostgreSQL -versiot.
• Frontend myös Ruby on Railsia, pari monimutkaisempaa interaktiota on rakennettu React-komponenteilla.
• Yksinkertaisemmat interaktiot käyttävät Hotwireä (Turbo Stream ja Stimulus).
• Yleisimmät käyttöliittymäkomponentit rakennettu ViewComponentsin avulla.
• Aikajana-työkalu on toteutettu Bryntum Gantt -kirjastolla.