Tämä ei ole hankintailmoitus eikä tarjouspyyntö, vaan tietopyyntö mahdollisille tarjoajille. Tietopyynnön tarkoituksena on kartoittaa markkinoita ja kerätä tietoa sekä toimittajien kommentteja, jotta mahdollinen tuleva tarjouskilpailu voitaisiin toteuttaa tarkoituksenmukaisella tavalla. Tietopyynnöllä ei pyydetä, eikä siihen anneta, tarjouksia. Hankintayksikölle esitettyihin kommentteihin ja lisäkysymyksiin ei vastata. Tietopyyntö ei velvoita hankintayksikköä suorittamaan varsinaista hankintaa tai toteuttamaan hankintaa tietopyynnössä kuvatulla tavalla. Hankintayksikkö ei ole velvollinen ottamaan huomioon tietopyyntöön saatuja vastauksia tarjouspyynnön laadinnassa. Tietopyyntöön vastanneille ei makseta korvausta tietopyyntöön vastaamisesta tai mahdolliseen markkinavuoropuhelutilaisuuteen osallistumisesta. Tietopyyntöön vastaaminen ei sido toimittajaa tarjouskilpailuun osallistumiseen, eikä myöskään ole edellytyksenä myöhemmin varsinaiseen tarjouskilpailuun osallistumiselle. Tietopyyntöön vastaaminen tai vastaamatta jättäminen ei vaikuta tarjoajan asemaan varsinaisessa tarjouskilpailussa. Mahdollisen kilpailutuksen kohteena on nykyaikainen, integroituva ja joustava sähköinen dokumenttienhallintajärjestelmä. Hankinta kattaa dokumenttienhallintajärjestelmän käyttöönoton ja käytön, siihen liittyvät lisenssit, tarvittavat integraatiot ja migraatiot sekä ylläpitopalvelut. Hankinnassa tavoitellaan valmisohjelmistoon perustuvaa ohjelmistoratkaisua, joka ei vaadi merkittäviä asiakaskohtaisia järjestelmäräätälöintejä. Tietopyynnön tarkoituksena on kartoittaa millaisia hankintayksikön käyttöön soveltuvia dokumenttienhallintajärjestelmiä markkinoilla on. Sähköinen dokumenttien hallinnan ratkaisu tulisi toteutuessaan Sansia Oy:n henkilöstön (n. 30 käyttäjää) päivittäiseksi työvälineeksi, jonka avulla dokumentteja haetaan, luodaan, muokataan, tallennetaan ja jaetaan. Peruskäyttäjien lisäksi yhteisöllä olisi muutamia pääkäyttäjiä. Ratkaisun tulisi sisältää vähintään dokumenttien versiointi ja mobiilikäyttö sekä toimia saumattomasti muiden toimisto-ohjelmistojen, mm. Outlook -sähköpostijärjestelmän ja O365 kanssa. Ratkaisun tulee olla integroitavissa myös muihin ohjelmistoihin. Ratkaisussa tulisi olla mahdollisuus tai liityntä sähköiseen arkistointiin.