TÄMÄ ILMOITUS EI OLE HANKINTAILMOITUS TAI TARJOUSPYYNTÖ VAAN ILMOITUS HANKINTALAIN (1397/2016) 65§:n MUKAISESTA MARKKINAKARTOITUKSESTA OSANA HANKINNAN VALMISTELUA. Markkinavuoropuhelun tarkoituksena on saada tietoa tarjolla olevista ratkaisuista BusinessOulun asiakkuuksien- ja toimenpiteiden hallintajärjestelmän hankintaan liittyen. Osallistuminen ei ole edellytys tarjouskilpailuun osallistumiselle, vaan tämän avulla BusinessOulu- liitelaitos ainoastaan hankkii tietoja hankinnan esiselvitystä varten ja antaa potentiaalisille tarjoajille mahdollisuuden tutustua hankintaan. Tämä ilmoitus ei velvoita hankintayksikköä toteuttamaan hankintaa ilmoituksessa kuvatulla tavalla. Markkinakartoitukseen vastaamatta jättäminen ei estä mahdolliseen tarjouskilpailuun osallistumista, eikä markkinakartoitukseen vastaaminen vaikuta millään tavoin tarjoajan asemaan varsinaisessa tarjouskilpailussa, mikäli sellainen myöhemmin järjestetään. Markkinakartoitukseen ilmoittautuneilla ei ole oikeutta saada korvausta osallistumisestaan. Vuoropuhelussa toimittaja esittelee järjestelmän ja sen ominaisuudet, jonka aikana/jälkeen voidaan käydä keskustelua. Hankinnan kuvaus Täsmennyksenä todettakon, että asiakkuuksilla/asiakkaalla tarkoitetaan niin yritysasiakkaita kuin kaikkia muitakin yhteistyökumppanuusverkoston jäseniä. Tarve on uudelle järjestelmälle sekä sen käyttöönotolle sisältäen valmennukset henkilökunnalle. Järjestelmän tulee täyttää EU:n henkilötietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimukset. Järjestelmän kieli on englanti. Markkinavuoropuhelulla pyritään kartoittamaan toimittajien valmiuksia tarjota järjestelmä, joka sisältää mm. alla listatut ominaisuudet, jotka ovat myös olennaisia markkinavuoropuhelussa käsiteltäviä asioita: • Oma käyttäjäkohtainen näkymä (oman työn organisoinnin ja seurannan mahdollistava) Järjestelmä mahdollistaa kunkin käyttäjän oman näkymän (omat asiakkuudet, kumppanuudet, ajankohtaiset projektit/toimenpiteet ja niiden sisällä olevat omat tehtävät ja deadlinet niissä) ja hälyttää kullekin käyttäjälle hänelle osoitetuista tehtävistä. • Etäkäyttö ja mobiilikäyttö BusinessOulun työntekijät matkustavat paljon ja tekevät etätöitä. Järjestelmä ei voi olla ns. toimistosidonnainen. • Asiakaskohtainen näkymä (tehokkaan tiedonjakamisen ja seurannan mahdollistava) Järjestelmä mahdollistaa sen, että käyttäjä löytää yhdellä näkymällä kaikki yhteen asiakkaaseen liittyvät tiedot ja dokumentaation. Vastaavasti on myös näkyvissä, kuka/ketkä henkilöt BusinessOulussa liittyvät kuhunkin asiakkaaseen tai yhteistyötahoon. • Asiakkaiden kategorisointi ja liiketoiminnan sisällön määrittäminen Järjestelmä mahdollistaa asiakkaiden ja yhteistyötahojen kategorisoinnin sekä toiminnan sisällön määrittämisen. • Toimenpidekohtainen/projektikohtainen näkymä Järjestelmä mahdollistaa toimenpidekohtaisen näkymän ja seurannan esim. tapahtuman järjestäminen, Oulu-markkinointikampanja, maailmannäyttely, messuosallistuminen jne. • BusinessOulun palveluiden käyttöasteen seurantaa ja palveluiden suunnittelua tukeva järjestelmä Järjestelmä tukee BusinessOulun/järjestelmän käyttäjien mahdollisuutta kehittää palveluitaan ja tarjota oikeantyyppisiä palveluita oikea-aikaisesti. • Kohdennettua viestintää tukeva järjestelmä • Ketteräkäyttöinen järjestelmä, jatkuvan manuaalisen tiedonsyötön minimointi Vähimmäisvaatimus: Järjestelmä ”kommunikoi” molemmin suuntaisesti Excelin kanssa. Järjestelmästä pitää pystyä ajamaan vähintään raakadataa exceliin, missä tiedon sorttaus tapahtuu. Mahdolliset rajapinnat muihin järjestelmiin esitettävä. Automaatioaste esitettävä esim. pystyykö käyntikorttitiedot viemään automatisoidusti järjestelmään. • Sähköpostin käyttötarpeen vähentäminen Tavoite olisi, että sähköpostitse käytävät keskustelut vähitellen vähenisivät ja lakkaisivat ja tämän sijaan asiat käsitellään järjestelmän sisällä. • Näkyvyyden antaminen tiettyihin osioihin sidosryhmille esim. Oulun Yliopisto, OAMK. Yhteiset projektit ja niihin liittyvät asiakokonaisuudet hallinnoidaan tällä hetkellä sähköpostilla, googledrivella, työntekijöiden koneilla olevissa exceleissä ja muilla tavoilla vaihtelevasti, tavat vaihtelevat käyttäjästä riippuen, joten tavoite olisi, että jatkossa nämä voidaan hoitaa järjestelmän sisällä. • Nykyisen järjestelmän SuperOffice 8.2. tietojen ajaminen uuteen järjestelmään mahdollisimman ketterästi tulee olla mahdollista.