Tietotyö ja sisäisen viestintä hallintaan tehokkaalla projektilla
Tahto pääsi auttamaan kvanttitietokoneiden jäähdyttimiin, eli kryostaatteihin, erikoistunutta Bluefors Oy:ta tietotyön modernisoinnin saralla. Projektissa Blueforsille luotiin yhteiset pelisäännöt tietotyön tekemiseen ja sisäiseen viestintään Teamsissa, parannettiin SharePoint-intranetin käytettävyyttä ja mahdollistettiin sensitiivistä tietoa sisältävien tiedostojen ylläpito ja käyttäminen kokonaan pilvessä. Projektin yhtenä osana toteutettiin modernin työn pelikirja, johon kirjattiin uudet toimintatavat sekä parhaat käytännöt.
Villistä lännestä satulaan
Bluefors oli ottanut Microsoft 365:n käyttöönsä jo aiemmin, mutta järjestelmien käyttöönotto oli tehty vahvasti teknisestä näkökulmasta. Ympäristö oli pystytetty ja Teams otettu käyttöön, mutta koska esimerkiksi Teamsin käytölle ei ollut sovittuja yhteisiä käytäntöjä, siitä oli muodostunut eräänlainen villi länsi, jossa jokainen toimi oman osaamisen ja logiikan puitteissa. Tiedostojen työstämiseen, tallennukseen ja jakokäytäntöihin ei ollut mitään sääntöjä. Microsoft 365:n rooli järjestelmäkokonaisuudessa vaati tarkennusta.
Ina Immonen / Photo courtesy Santeri Sarkola
Blueforsin Operations Management -tiimissä työskentelevä Operations Development Manager Ina Immosen mukaan projektin lähtökohdat olivat selkeät.
”Projektin tavoite oli selkeästi se, että saisimme organisaation sisäistä kommunikointia aktiivisemmaksi ja organisoiduksi. Halusimme kirjoittaa auki yhteiset ja selkeät pelisäännöt: mitä työstetään missäkin kansiossa ja mihin tallennetaan mitäkin. Kaipasimme selkeämpää dokumenttien hallintaa ja yhteisiä tapoja, jolla niitä työstetään.”
Teams- ja SharePoint-projektien ohella Blueforsille oli myös tärkeää siirtää työohjeita ja muita sensitiivistä tietoa sisältäviä dokumentteja pilvihallituiksi ja näin helpommin yhdessä työstettäväksi. Tämä toteutettiin Azure Information Protection -teknologiaa hyödyntäen.
Asiantuntemuksen lisääminen koulutusten avulla
Projektiin kuului olennaisena osana uusien käytäntöjen läpikäynti ja koulutukset henkilöstön kanssa. Koulutuksia pidettiin yhteensä vajaalle sadalle henkilölle.
Henkilöstön koulutukset olivat sisällöltään hyvin meitä palvelevia ja interaktiivisuus toimi hienosti. Kaikilla oli mahdollisuus kysyä asioita ja vaikuttaa koulutuksen sisältöön omalta osaltaan. Teams koulutusalustana oli myös oikein toimiva.
Koulutusten jälkeen henkilöstölle pidettiin vielä erillisiä Q&A-sessioita, joissa työntekijöillä oli mahdollisuus käydä käytön aikana eteen tulleita, mieltä askarruttavia asioita, läpi Tahdon asiantuntijan kanssa. Modernin työn asiantuntija ja asiakasprojektin projektipäällikkönä toiminut Teela Jokiranta pitää Q&A-hetkiä hyödyllisinä ja tarpelliisina.
”Usein tilanne on se, että itse koulutusten aikana käyttäjille ei herää niin käytännöllisiä kysymyksiä kuin varsinaisen käytön aloittamisen jälkeen. Q&A-tapahtumat ovat siinä mielessä tosi hyviä, että niissä päästään käsiksi juuri kyseisen organisaation ympäristöön liittyviin kysymyksiin.”
Teamsin ilosanoma leviää lähettiläiden voimin
Blueforsille muodostettiin Microsoft 365 -lähettiläiden ryhmä, jonka tavoitteena on kerätä kokemuksia esimerkiksi Teamsin käytöstä sekä auttaa muita käyttäjiä eteen tulevissa ongelmatilanteissa. Ina Immonen on yksi organisaation sisäisistä lähettiläistä ja kokee toiminnan tarpeellisena.
Bluefors Oy / Photo courtesy Santeri Sarkola
”Lähettilästoiminta itsessään käynnistyi hyvin. Perustimme Teamsiin asialle pyhitetyn kanavan, jossa ihmiset voivat jakaa vinkkejä ja kysyä neuvoja Teamsin käyttöön liittyen. Lähettilästoimintaa on tarkoitus kehittää jatkossa ja jalkauttaa se vieläkin laajemmin ihmisten arkeen.”
Lopputuloksena laadukas ja turvallinen kokonaisuus
Projektin lopputuloksena Teamsin ja SharePointin päivityksellä saatiin aidosti Blueforsin tietotyötä ja sisäistä viestintää palveleva kokonaisuus. Tiedostojen siirtäminen pilveen toteutettiin Blueforsin laatujärjestelmän mukaisesti ja toteutus on toimiva ja turvallinen. Blueforsin Ina Immonen oli projektiin tyytyväinen:
Projekti meni kokonaisuudessaan mallikkaasti. Mielestäni asiakasta kuunneltiin projektin aikana hirveän hyvin ja saimme kokonaisuuden, joka vastasi odotuksiamme ja joka palvelee meitä erinomaisesti. Teelan kyky vetää projektia, kysyä oikeuta kysymyksiä ja toimittaa vastauksia meidän kysymyksiimme oli erinomainen suoritus.
Immonen suosittelee Tahtoa palveluntarjoajana ilomielin.
”Työskentely Tahdon kanssa on helppoa ja tavoitteellista. Teela oli erittäin hyvä omassa hommassaan ja jos antaisin NPS-numeron, niin olisin ehdottomasti suosittelijoiden joukossa!”
Suosittelija:
Työskentely Tahdon kanssa on helppoa ja tavoitteellista. Teela oli erittäin hyvä omassa hommassaan ja jos antaisin NPS-numeron, niin olisin ehdottomasti suosittelijoiden joukossa!
Ina Immonen
Tiedot
Tilaaja: | Bluefors Oy |
Ajankohta: | 2020 |
Toimittajan yhteyshenkilö: |
Pekka Hyvärinen, +358 400 437 907 |
Lisätietoja
Tagit
Liiketoimintaprosessi
Tietohallinto | |
Viestintä |
Erikoisosaaminen
Dokumenttien hallinta | |
It-infrapalvelut | |
Pilvipalvelut / SaaS | |
Sisällönhallinta | |
Tietoturva |
Toimialakokemus
Asiantuntijapalvelut | |
Prosessiteollisuus | |
Valmistava teollisuus |
Teknologia
Azure | |
Microsoft |
Tarjonnan tyyppi
Konsultointi | |
Toteutustyö |
Tahto Group - Asiantuntijat ja yhteyshenkilöt
Tahto Group - Muita referenssejä
Tahto Group - Muita bloggauksia
It- ja ohjelmistoalan työpaikat
- Laura - Software Engineer (C++/Qt)
- Laura - IT asiantuntija
- Laura - Software Engineer
- Red & Blue Oy - Senior Web Developer
- Laura - Cybersecurity Compliance Lead
- Efima Oyj - Senior Data Engineer
- Laura - Tietosuojasuunnittelija: tiedonhallinta- ja tietosuojayksikkö; Joensuu; määräaikainen (id8753)
Premium-asiakkaiden viimeisimmät referenssit
- Roidu Oy - Eloisa - työntekijäkokemuksen kehittäminen osa toimintaa ja strategiaa
- Roidu Oy - Eerikkilä sai kerättyä palautetta erityisesti lapsilta ja nuorilta Roidun avulla
- Roidu Oy - Pohjanmaan hyvinvointialue tavoittelee Pohjoismaiden huippua asiakas- ja potilasturvallisuudessa
- Roidu Oy - Esperi Caren asiakaskokemuksen mittaaminen vietiin uudelle tasolle
- Virnex Group Oy - Palvelu asumisturvallisuuden parantamiseen
- Lekab Communication Systems Oy - Lekab Communication Systems Oy voitti Kansaneläkelaitoksen kilpailutuksen ohjelmistorobotiikan alustaratkaisusta
- Verkkovaraani Oy - Google Ads -konsultaatio Nordic Progressille
Tapahtumat & webinaarit
- 30.04.2024 - Ilmainen CRM-webinaari: Microsoft Dynamics Sales: Integroinnit CRM-ratkaisun kanssa
- 07.05.2024 - Koulutus: Tekoäly markkinoijan työkaluna
- 07.05.2024 - Ilmainen CRM-webinaari: Microsoft Dynamics Sales | Sisäänrakennetun BI-moduulin käyttö toimintojen suunnitteluun ja tulosraportointiin
- 07.05.2024 - Aamiaisseminaari: Kehitä ohjelmistoja tehokkaammin tekoälyllä
- 14.05.2024 - Rakettiwebinaari: Koodista kassavirtaan
- 14.05.2024 - Ilmainen ERP-webinaari: NAV:stä Business Centraliin | Mitä versionvaihdosta tulisi tietää?
- 15.05.2024 - Ilmainen ERP-webinaari: Mitä tulee ottaa huomioon ERP:n ja CRM:n projektien käyttöönotossa, eli onnistuneen projektin A ja O.
Premium-asiakkaiden viimeisimmät bloggaukset
- Rakettitiede Oy - Kaksi yrityskulttuuria, yksi konsultti
- Zone Media Oy - Zone blogissa joka viikko uusi blogijuttu
- Zone Media Oy - Zone+:n hyödyllisiä ominaisuuksia: WordPressin staging-ympäristö
- Zone Media Oy - Zone+ WordPress Assistant: kuinka luoda verkkosivusto sekunneissa tekoälyn avulla
- Kamu Digital Oy - Koulutus: Tekoäly markkinoijan työkaluna
- Kamu Digital Oy - Tekoäly markkinoinnissa
- Kamu Digital Oy - Vinkit tekoälyn promtaamiseen eli kehotemuotoiluun
Digitalisaatio & innovaatiot blogimediaBlogimediamme käsittelee tulevaisuuden liiketoimintaa, digitaalisia innovaatioita ja internet-ajan ilmiöitä |