Taipalsaaren kunnan tiedonhallintamalli
Taipalsaaren kunnassa tiedonhallintamallin kartoitustyötä aloitettiin tekemään jo vuoden 2020 alkupuolelta lähtien. Tiedonhallintalain velvoittama tiedonhallintamallin rakentaminen jaettiin Taipalsaaressa kolmeen osakokonaisuuteen: valmisteluvaihe, asiakirjanhallinta- sekä ARC-projektiin. Arterin konsultoinnin avulla Taipalsaaren kunnalla on edellytykset toteuttaa tiedonhallintamalli itsenäisesti valmiiksi.
Asiakastarina tiivistetysti:
LÄHTÖTILANNE: Tiedonhallintalakiin vastaaminen ja visuaalisen työkalun tarve kokonaisuuden rakentamiseen ja hallintaan.
RATKAISU: ARC-ohjelmisto toimii osana tiedonhallintalain vaateiden toteutuksen kokonaisuutta kunnan yhtenä työkaluna.
TULOKSET: ARC-ohjelmiston ja Arterin konsultin tuen avulla edellytykset tiedonhallintamallin itsenäiselle rakentamiselle ja jatkokehitykselle.
Lähtötilanne
Taipalsaaren kunnassa aloitettiin vuoden 2020 alkupuolella tiedonhallintamallin rakentamisen suunnittelu ja sen eri osa-alueiden kartoitus. Visuaalisten työkalujen käyttämisen tarve nousi samaan aikaan kunnassa ajankohtaiseksi, minkä myötä Taipalsaaressa päädyttiin hyödyntämään tiedonhallintamallin rakentamisessa Arterin ARC-ohjelmistoa.
Ratkaisu
Arterin osaava henkilökunta on ollut alusta asti mukana tiedonhallintamallin rakentamisen vaiheessa. ARC-ohjelmiston joustavat käyttöominaisuudet tiedonhallintamallin rakentamisessa ja ylläpidossa sekä kokonaisuuksien tarkastelukulmat ovat ohjelmistossa tehokkaan monipuoliset käyttäjän näkökulmasta”, Jarkko Koho kertoo.
Jarkko Koho toimii Taipalsaaren hallintojohtajana ja hänen työnkuvaansa on kuulunut tiedonhallintamallin projektiryhmän kokoaminen ja hankkeen valmisteluvaiheen toimenpiteiden toteuttaminen.
Koho kertoo tiedonhallintalain velvoitteisiin vastaamisen kokonaisuuden koostuvan Taipalsaaren kunnassa kolmesta osakokonaisuudesta:
- Valmisteluvaihe, jossa neljän kunnan kesken käytiin läpi kuntien toimintaprosessit.
- Asiakirjanhallinta eli TOS-projekti = tiedonohjaussuunnitelman projekti, jota toteutetaan yhdessä asiakirjanhallintaohjelmiston toimittajan kanssa.
- ARC-projekti, jossa kuvauksia tuotetaan tiedonhallintalain velvoitteiden mukaisesti kyseiseen ohjelmistoon.
ARC-ohjelmistossa tehtävien osuuksien projektissa mukana ovat Taipalsaaren kunnasta hallintojohtaja, tietohallintoasiantuntija, organisaation sisäinen kokonaisarkkitehti sekä TOS-projektin projektikoordinaattori.
ARC-ohjelmisto toimii kunnassamme tiedonhallintalain vaateiden toteutuksen työkaluna. Mutta pystymme hyödyntämään ohjelmistoa jatkossa laajemminkin, esimerkiksi johtamisjärjestelmänä sekä osana toiminnanohjausta. ARC tarjoaa mahdollisuuden visualisoida organisaation tavoitteet, mittarit ja tulostenseurannan”, Koho luettelee.
Tulokset
Taipalsaaren kunnalle toteutettiin kuuden konsulttointipäivän kokonaisuus, jossa työpajatyöskentelyllä toteutettiin ARC-ohjelmiston käyttöönotto ja ohjelmistossa rakennettavia tiedonhallintamallin osakokonaisuuksia vietiin konkreettisesti eteenpäin. Työpajojen välissä asiakkaamme tuotti tiedonhallintamalliinsa tarvittavia tietoja ARC-ohjelmistosta löytyvien valmiiden mallipohjien avulla.
Konsultointipäivien päätteeksi Taipalsaaren kunnalla oli edellytykset ja tarvittava osaaminen tiedonhallintamallin itsenäiseen toteuttamiseen.
2021 vuoden alkuun mennessä Taipalsaaren kunnassa ovat valmiina tiedonhallintamallin:
- Toiminnan kuvaukset,
- tiedonkuvaukset,
- tietojärjestelmien kuvaukset: tietojärjestelmät ja integraatiot.
- 2018 valmistuneet GDPR:ään liittyvät osiot,
- asiakirjajulkisuuskuvaukset sekä
- muutosvaikutusten arviointi.
Taipalsaaressa tiedonhallintalain vaatimuksiin vastaamiseen on tehty suunnitelma tulevien vuosien ja lain edellyttämien kokonaisuuksien valmistumisen suhteen. Vuodesta 2022 eteenpäin asiakkaamme on tarkoitus toteuttaa muun muassa:
- asiakirjahallintarekisteri ja asiahallinta
- sekä tietoturvallisuustoimenpiteet.
Arterin konsultin kanssa käytyjen keskusteluiden kautta meille on syntynyt tiedonhallintamalliimme jatkokehitystarpeita, ja projekti on koonnut kunnan toimintaa toiminnalliseksi kartaksi tulevaisuutta ajatellen” Koho alleviivaa.
Koho kertoo myös projektin aikana heidän tunnistaneen tiedonhallintamalliin sisältyviä kokonaisuuksia, jotka ovat olleet jo valmiina. Tästä konkreettisena esimerkkinä GDPR-osioon liittyvät tiedot.
Tiedonhallintamalliin liittynyt konsultointi ja ARC-ohjelmiston käyttöönotto oli tiivis paketti, jonka avulla saimme valmiudet toteuttaa tiedonhallintamallin itse. Omien kokemuksien kautta, voin suositella tiedonhallintamallin toteutusta Arterin asiantuntijoiden avulla”, Koho lopettaa.
- - -
ARC on kokonaisarkkitehtuurin mallintamisen ja hallinnan työkalu. Se mahdollistaa organisaation rakenteiden ja niiden välisten yhteyksien kuvaamisen visuaalisesti. Ohjelmistoon voidaan mallintaa toiminnan osa-alueita strategiasta tietojärjestelmiin, ja se sisältää valmiin viitekehyksen, jonka avulla kokonaisarkkitehtuurityön voi aloittaa ketterästi organisaation omien kehitystarpeiden mukaisesti. Muodostuvan kokonaiskuvan avulla liiketoiminnan muutosvaikutuksia voidaan arvioida ja ennakoida. Tällöin päätöksenteko on tietoperusteista ja laadukasta.
>>> Tutustu ARC-ohjelmistoon itse tilaamalla ilmainen demo täältä.
Tiedot
Tilaaja: | Taipalsaaren kunta |
Ajankohta: | 2020 |
Lisätietoja
Tagit
Arter - Asiantuntijat ja yhteyshenkilöt
Arter - Muita referenssejä
Arter - Muita bloggauksia
It- ja ohjelmistoalan työpaikat
- M-Files Oy - Accountant - Purchase to Pay (Finland)
- Laura - Senior Developer (Retail Devices & Solutions)
- Frends iPaaS - Finance Manager
- Laura - Talotekniikan asiantuntija
- Laura - Development Manager, Partner Platforms
- Laura - Software Engineer (C++/Qt)
- Laura - IT asiantuntija
Premium-asiakkaiden viimeisimmät referenssit
- Ampersand Design Oy - Sähköyhtiö sai kirkkaan brändistrategian ja selkeät verkkosivut laajentaessaan palveluitaan
- Ampersand Design Oy - Yrityskatalogin sisältö ja ulkoasu viestivät palveluista selkeästi
- Ampersand Design Oy - Varausjärjestelmä verkossa nostaa tienvarsimainoksen käyttöastetta
- Ampersand Design Oy - Hygieniatukulle toteutettiin kätevä tuotekatalogi verkkokauppapohjaan
- Ampersand Design Oy - Uusi kesäfestari sai sähäkän ilmeen
- Ampersand Design Oy - Kirkastettu palvelubrändi houkuttelee sijoittajia
- Ampersand Design Oy - Aluebrändin kehittäminen toi vetovoimaa Lahden seudulle
Tapahtumat & webinaarit
- 14.05.2024 - Rakettiwebinaari: Koodista kassavirtaan
- 14.05.2024 - Ilmainen ERP-webinaari: NAV:stä Business Centraliin | Mitä versionvaihdosta tulisi tietää?
- 15.05.2024 - Ilmainen ERP-webinaari: Mitä tulee ottaa huomioon ERP:n ja CRM:n projektien käyttöönotossa, eli onnistuneen projektin A ja O.
- 16.05.2024 - Five Years Out Helsinki
- 21.05.2024 - The path to productization
- 21.05.2024 - Ilmainen ERP-webinaari: NAV:stä Business Centraliin | Business Centralin mahdollisuudet versionvaihdon jälkeen
- 29.05.2024 - Efistream-webinaari: Näin rakennat modernin taloushallinnon, joka tukee tiedolla johtamista
Premium-asiakkaiden viimeisimmät bloggaukset
- Timeless Technology - ControlByWeb ohjelmoitavat logiikat (PLC) ovat saatavilla nyt myös WLAN-yhteyksillä
- SprintIT Oy - SprintIT säilyttää arvostetun Odoo Gold Partner -statuksen
- Efima Oyj - Älykäs ohjelmistorobotti – tekoäly palauttaa aiemmin kannattamattomaksi kuopatut RPA-automaatioideat takaisin kehityslistalle
- Nordea - Nordean työ taloustaitojen edistämiseksi palkittiin vuoden yhteiskunnallisena sponsorointitekona
- M-Files Oy - M-Files: A Global Leader in Information Management
- M-Files Oy - Unlocking the value of Knowledge Work Automation
- Timeless Technology - ControlByWeb ohjelmoitavat I/O kontrollerit ja ohjaimet prosessien ohjaamiseen sekä monitorointiin.
Digitalisaatio & innovaatiot blogimediaBlogimediamme käsittelee tulevaisuuden liiketoimintaa, digitaalisia innovaatioita ja internet-ajan ilmiöitä |