Onnistunut ulkoistus alkaa tarpeista ja tavoitteista
Palvelukeskus on olennaisessa roolissa, kun kunnan talous- ja henkilöstöhallintoa ulkoistetaan.
- Mitä kaikkea pitäisi ottaa huomioon, kun eri vaihtoehtoja lähdetään kartoittamaan? Kuinka tarkkaan on analysoitu millaisia palveluja tarvitaan, millainen palvelukokoonpano olisi paras meille ja kuka sen pystyisi tarjoamaan? kysyy Abilitan myyntijohtaja Frej Salmela.
- Tekoälyn, robotiikan ja automaation hyödyntäminen on välttämätöntä, jotta saadaan vaadittua tehokkuutta ja voidaan käsitellä suuria tietomassoja. Palveluntuottajan tekninen osaaminen, joustavat ratkaisut ja hyvä sisäinen ohjaus mahdollistavat palveluiden tavoitettavuuden kilpailukykyiseen hintaan. Ketterät palvelukeskukset pärjäävät kilpailussa, kertoo Kuntien Hetapalveluiden toimitusjohtaja Tuomo Vähäsarja.
Olisiko hybridi parempi vaihtoehto?
Monesti ulkoistetaan taloushallinto tai palkanlaskenta henkilöstöineen. Kannattaa kuitenkin miettiä onko koko henkilökunnan siirtäminen tehokasta vai halutaanko pitää ydintalousosaaminen kunnalla.
- Konseptin voi koota monella eri tavalla. On mahdollista räätälöidä kunnalle optimaalinen paketti huomioiden resurssit ja tulevat eläköitymiset. Voidaan ulkoistaa rutiinit, mutta jättää itselle esimerkiksi pääkirjanpitäjä tai yksi palkanlaskija. Hybridipalveluilla voidaan yhdistää omaa ja vierasta osaamista sekä resursseja, jotta saadaan paras lopputulos, Frej Salmela sanoo.
Järjestelmiä ei voi ohittaa ulkoistamalla
Jos kunta haluaa välttää tietojärjestelmien kilpailuttamisen ulkoistamalla koko palvelun, vie tämä usein ojasta allikkoon. Monet palveluntuottajat käyttävät samoja tietojärjestelmiä kuin kunnat, jolloin kunnan henkilöstö joutuu edelleen käyttämään samaa järjestelmää, vaikka itse palvelu olisikin ulkoistettu. Asiat eivät ratkea parempaan suuntaan, kun ulkoistuspartneri ottaa vanhan järjestelmän suoraan käyttöön. Olisikin tärkeää selvittää jo kilpailutusvaiheessa mitä järjestelmää palveluntuottaja käyttää.
- On katsottava kokonaisuutta, ei pelkästään palvelukeskuksen hintalappua. Tehoton palvelukeskus tuo kunnalle lisätöitä. On sama vähennetäänkö työtä kunnan päässä vai palvelukeskuksessa, molemmat satavat kunnan tai liikelaitoksen laariin, painottaa Tuomo Vähäsarja.
Huonosti määritellyt tavoitteet tai puuttuva tahtotila heijastuvat myös käyttöönottovaiheeseen. On tärkeää myös varmistaa kenelle järjestelmien päivitys kuuluu. Suurin osa palvelukeskuksista on voittoa tavoittelemattomia, jolloin investoinnit ja järjestelmien uusinnat tulevat kuntien maksettavaksi.
Oliko ulkoistus pettymys?
Aina ulkoistus ei onnistu. Palvelun sisältö ei ole sitä mitä tavoiteltiin ja kustannukset eivät laskeneet. Iso palveluntuottaja voi olla jäykkä, eikä ole valmis säätämään palveluitaan pienemmille asiakkaille. Myös tarpeet ja tahtotila ovat kunnissa hyvin erilaisia. Pienessä kunnassa pelkkä käyttöönotto voi olla puoli miljoonaa euroa. Käyttämällä aikaa ja resursseja suunnitteluun voidaan saada jopa sadan tuhannen euron säästöt. Eikä ainoastaan käyttöönotossa vaan vuosittaisissa kustannuksissa.
- Toisaalta on taidetta eritellä hinnat, kun kunnalle ja sen liikelaitoksille tuotetaan räätälöityä palveluja ja kukin maksaa omista palveluistaan, Frej Salmela nauraa.
- Onnistunut ulkoistus vaatii myös palvelukeskukselta todella paljon osaamista sekä hallitut sisäiset prosessit. Kunta voi välttää karikkoja käyttämällä kilpailutuksessa apuna ulkopuolista puolueetonta asiantuntijaa. Asiantuntijaan käytetty raha tulee moninkertaisena takaisin sujuvana käyttöönottona ja tehokkaana palveluna, Tuomo Vähäsarja summaa.
Info:
Kuntien Hetapalvelut Oy on yhdentoista kunnan omistama voittoa tavoittelematon osakeyhtiö, joka tuottaa henkilöstö- ja taloushallinnon palveluja kuntien ja kaupunkien omistamille yrityksille. HETAn toiminta on laajentunut Pohjois-Pohjanmaalta perinteisten maakuntarajojen ulkopuolelle.
Oy Abilita Ab on järjestelmätoimittaja, jolla on 35 vuoden kokemus kuntasektorin integroiduista ja skaalautuvista tietojärjestelmäratkaisuista talous- ja henkilöstöhallintoon, varhaiskasvatukseen sekä sosiaali- ja terveydenhuoltoon. Palvelut kattavat kaiken konsultoinnista käyttäjätukeen ja järjestelmien jatkuvaan kehittämiseen.
Lisätietoja
Tagit
Liiketoimintaprosessi
HR | |
Taloushallinto | |
Tietohallinto | |
Toiminnanohjaus ERP |
Erikoisosaaminen
Ohjelmistokehitys |
Abilita - Asiantuntijat ja yhteyshenkilöt
Abilita - Muita referenssejä
Abilita - Muita bloggauksia
It- ja ohjelmistoalan työpaikat
- Laura - Junior Cyber Security Specialist
- Laura - Senior Cyber Security Specialist
- Red & Blue Oy - Projektipäällikkö verkkopalvelu- ja verkkokauppaprojekteihin
- Laura - Senior Developer (Retail Devices & Solutions)
- Frends iPaaS - Finance Manager
- Laura - Talotekniikan asiantuntija
- Red & Blue Oy - Senior Web Developer
Premium-asiakkaiden viimeisimmät referenssit
- Efima Oyj - Case Martela: Luottamus ERP-kumppaniin rakentui tehtaan lattialla
- Valve - Korsisaari uudistunut verkkopalvelu
- Valve - Musiikkituottajat – IFPI Finland ry verkkopalvelun uudistus
- Valve - Näytelmät.fi verkkosivusto
- Ampersand Design Oy - Sähköyhtiö sai kirkkaan brändistrategian ja selkeät verkkosivut laajentaessaan palveluitaan
- Ampersand Design Oy - Yrityskatalogin sisältö ja ulkoasu viestivät palveluista selkeästi
- Ampersand Design Oy - Varausjärjestelmä verkossa nostaa tienvarsimainoksen käyttöastetta
Tapahtumat & webinaarit
- 16.05.2024 - Five Years Out Helsinki
- 21.05.2024 - The path to productization
- 21.05.2024 - Ilmainen ERP-webinaari: NAV:stä Business Centraliin | Business Centralin mahdollisuudet versionvaihdon jälkeen
- 23.05.2024 - Ilmainen BI ja ERP-webinaari: Paradigman muutos
- 28.05.2024 - SprintIT webinaari ti 28.5. klo 10: Odoo Raportointi - Sitä saat mitä mittaat!
- 29.05.2024 - Efistream-webinaari: Näin rakennat modernin taloushallinnon, joka tukee tiedolla johtamista
- 29.05.2024 - Ilmainen ERP-webinaari: Forbesin maailman parhaaksi valitseman liiketoimintaohjelmiston, Business Centralin, esittely ja demo
Premium-asiakkaiden viimeisimmät bloggaukset
- IsoSkills Oy - Esittelyssä tähtirekrytoijamme Heidi Ropponen
- Nordea - At Nordea our people come from 107 countries
- Timeless Technology - Uutuus: Tempmate-GM2 jatkuvakäyttöinen ja reaaliaikainen dataloggeri kuljetusten olosuhdeseurantaan.
- BCS Itera Oy - Kansanvälisten ERP-projektien haasteet
- Timeless Technology - ControlByWeb ohjelmoitavat logiikat (PLC) ovat saatavilla nyt myös WLAN-yhteyksillä
- SprintIT Oy - SprintIT säilyttää arvostetun Odoo Gold Partner -statuksen
- Efima Oyj - Älykäs ohjelmistorobotti – tekoäly palauttaa aiemmin kannattamattomaksi kuopatut RPA-automaatioideat takaisin kehityslistalle
Digitalisaatio & innovaatiot blogimediaBlogimediamme käsittelee tulevaisuuden liiketoimintaa, digitaalisia innovaatioita ja internet-ajan ilmiöitä |