Kustannukset kontrolliin hankintajärjestelmän avulla
Hankintaosasto tekee paljon töitä rakentaakseen suhteita toimittajiin, jotka tuottavat yritykselle eniten lisäarvoa sekä hintojen, että yrityksen tavoitteiden kannalta. Samalla budjetit suunnitellaan huolellisesti, jotta yritys saavuttaisi tavoitteensa ja pysyisi kannattavana.
Useimmilla organisaatioilla on olemassa sovitut hankintaprosessit, mutta niiden noudattaminen ei ole aina taattua. Mikäli hankintaa toteutetaan manuaalisesti ja kustannuksia hallitaan laskentataulukoiden, sähköpostien tai papereiden avulla, on sääntöjen toteutuminen epävarmaa. Oikean teknologian avulla voidaan kuitenkin kontrolloida kustannuksia samalla kun henkilöstölle mahdollistetaan hankintojen tekeminen budjetin ja toimittajasääntöjen mukaisesti.
Seuraavaksi kerromme neljästä hankintajärjestelmän ominaisuudesta, jotka auttavat saavuttamaan täyden kontrollin epäsuorista kustannuksista ilman aikaa vievää valvontaa:
Tärkeimmät ominaisuudet kustannusten kontrollin saavuttamiseen
1. Käyttäjäkokemus
Hallitsemattomia kuluja tapahtuu yleensä silloin kun henkilöstö pitää hankintaprosessia liian monimutkaisena. Tämä pätee erityisesti pieniin kuluihin – hankinnan sääntöjä seurataan arvokkaiden tuotteiden ja palveluiden kohdalla, mutta pienemmissä hankinnoissa oikaistaan mutkat suoriksi. Ajan mittaan nämä pienet hankinnat kasaantuvat suureksi kokonaisuudeksi.
Hyvä hankintajärjestelmä on helppokäyttöinen ja antaa henkilöstölle pääsyn tekemään tilauksia ennalta hyväksytyiltä toimittajilta. Parhaimmat ovat kuin verkkokauppoja, joissa on tarkat kuvaukset ja kuvat tuotteista, sekä helpot haku- ja rajaustoiminnot.
2. Rooliin pohjautuvat näkymät
Kun hankintajärjestelmä on otettu käyttöön, sen helppokäyttöisyyttä on tärkeää pitää yllä. Jos käyttäjillä on näkymä muihin kuin heille ennalta hyväksyttyihin tuotteisiin, voi järjestelmä alkaa vaikuttaa sekavalta. Käyttöä helpottaa ratkaisu, joka antaa näkymän vain kyseiselle käyttäjälle hyväksyttyihin tuotteisiin ja palveluihin. Parhaan käyttäjäkokemuksen lisäksi tämä varmistaa määrätyn budjetin mukaisen hankinnan hyväksytyiltä toimittajilta.
3. Seurantamahdollisuudet
Kun hankintaa tehdään sille tarkoitetun ratkaisun ulkopuolella, voi olla vaikeaa seurata mitä on hankittu, mistä, tai mitkä kustannukset ovat toimittajittain. Seuranta on silti tärkeää – se auttaa arvioimaan toimittajien tuottamaa lisäarvoa yritykselle, sekä antaa neuvotteluvoimaa parhaiden hintojen saavuttamiseen.
Hankintajärjestelmän avulla voidaan seurata muun muassa toimittajien suoritustasoa, hyödykehankintoja, täsmäytystilastoja, tai toimittajakohtaisia kustannuksia. Parhaat järjestelmät mahdollistavat tarkemmalle tasolle porautumisen minkä tahansa hakukriteerin mukaisesti, sekä räätälöityjen raporttien tuottamisen ja tallentamisen.
4. Automaatio
Hankintatoimi ilman siihen tarkoitettua ratkaisua tarkoittaa usein laskentataulukoiden tai sähköpostien pyörittämistä. Niiden seuranta on vaikeaa, kokoaminen on aikaa vievää ja hävittäminen helppoa. Ostolaskujen täsmäyttäminen tilauksiin voi olla aikaa vievä prosessi ja jopa aiheuttaa maksuviiveitä.
Nämä ominaisuudet voivat yhdistettynä mullistaa hankinnan organisaatiossasi. Saavutat kontrollin varmistamalla suunnitellun toimintamallin mukaisen hankinnan, sekä merkittäviä ajansäästöjä, jotka mahdollistavat strategisempiin tehtäviin keskittymisen.
Lue Paletten hankintajärjestelmästä lisää täältä.
Lisätietoja
Tagit
Liiketoimintaprosessi
Hankinta | |
Taloushallinto |
Omat tagit
Rillion - Asiantuntijat ja yhteyshenkilöt
Rillion - Muita referenssejä
Rillion - Muita bloggauksia
It- ja ohjelmistoalan työpaikat
- Laura - Junior Cyber Security Specialist
- Laura - Senior Cyber Security Specialist
- Red & Blue Oy - Projektipäällikkö verkkopalvelu- ja verkkokauppaprojekteihin
- M-Files Oy - Accountant - Purchase to Pay (Finland)
- Laura - Senior Developer (Retail Devices & Solutions)
- Frends iPaaS - Finance Manager
- Laura - Talotekniikan asiantuntija
Premium-asiakkaiden viimeisimmät referenssit
- Ampersand Design Oy - Sähköyhtiö sai kirkkaan brändistrategian ja selkeät verkkosivut laajentaessaan palveluitaan
- Ampersand Design Oy - Yrityskatalogin sisältö ja ulkoasu viestivät palveluista selkeästi
- Ampersand Design Oy - Varausjärjestelmä verkossa nostaa tienvarsimainoksen käyttöastetta
- Ampersand Design Oy - Hygieniatukulle toteutettiin kätevä tuotekatalogi verkkokauppapohjaan
- Ampersand Design Oy - Uusi kesäfestari sai sähäkän ilmeen
- Ampersand Design Oy - Kirkastettu palvelubrändi houkuttelee sijoittajia
- Ampersand Design Oy - Aluebrändin kehittäminen toi vetovoimaa Lahden seudulle
Tapahtumat & webinaarit
- 14.05.2024 - Rakettiwebinaari: Koodista kassavirtaan
- 14.05.2024 - Ilmainen ERP-webinaari: NAV:stä Business Centraliin | Mitä versionvaihdosta tulisi tietää?
- 15.05.2024 - Ilmainen ERP-webinaari: Mitä tulee ottaa huomioon ERP:n ja CRM:n projektien käyttöönotossa, eli onnistuneen projektin A ja O.
- 16.05.2024 - Five Years Out Helsinki
- 21.05.2024 - The path to productization
- 21.05.2024 - Ilmainen ERP-webinaari: NAV:stä Business Centraliin | Business Centralin mahdollisuudet versionvaihdon jälkeen
- 29.05.2024 - Efistream-webinaari: Näin rakennat modernin taloushallinnon, joka tukee tiedolla johtamista
Premium-asiakkaiden viimeisimmät bloggaukset
- BCS Itera Oy - Kansanvälisten ERP-projektien haasteet
- Timeless Technology - ControlByWeb ohjelmoitavat logiikat (PLC) ovat saatavilla nyt myös WLAN-yhteyksillä
- SprintIT Oy - SprintIT säilyttää arvostetun Odoo Gold Partner -statuksen
- Efima Oyj - Älykäs ohjelmistorobotti – tekoäly palauttaa aiemmin kannattamattomaksi kuopatut RPA-automaatioideat takaisin kehityslistalle
- Nordea - Nordean työ taloustaitojen edistämiseksi palkittiin vuoden yhteiskunnallisena sponsorointitekona
- M-Files Oy - M-Files: A Global Leader in Information Management
- M-Files Oy - Unlocking the value of Knowledge Work Automation
Digitalisaatio & innovaatiot blogimediaBlogimediamme käsittelee tulevaisuuden liiketoimintaa, digitaalisia innovaatioita ja internet-ajan ilmiöitä |