Vauhdikkaasti kasvavassa Vesijohtoliike Hilakari & Kumppani Oy:ssä myös yrittäjät ovat joka päivä työmailla

----------

Vesijohtoliike Hilakari & Kumppa­ni Oy on Laitilasta käsin toimiva täy­den palvelun LVI-talo. Yrityksen juuret ulottuvat aina 1980-luvulle, mutta ny­kyisessä osakeyhtiömuodossaan yri­tys on toiminut vuodesta 2015 alkaen Harri Kupiaisen tultua mukaan toi­mintaan hieman ennen osakeyhtiön perustamista.

Pääasiassa Uudenkaupungin ja Rauman väliin jäävällä alueella toi­miva yritys on keskittynyt erityisesti LVI-urakointiin linjasaneeraus- ja uu­diskohteissa. Laskutöitäkin tehdään, mutta niiden osuus liikevaihdosta on vähäinen.


Toiminnan laajeneminen toi tarpeen ajantasaiselle tiedolle

Yritystoiminnan laajentuessa yrityk­sessä ajauduttiin tilanteeseen, jossa seuranta laahasi jäljessä ja taloushal­linnon rutiinit söivät luvattoman pal­jon aikaa. Jotta toiminta saataisiin paremmin hyppysiin, ryhdyttiin sel­vittämään vaihtoehtoja yrityksen toi­minnanohjaukseen.

– Kaikki lähti liikkeelle siitä, että meillä toiminta laajeni ja seuranta laa­hasi perässä. Elimme aina vähän niin kuin kuukauden myöhässä todellisuu­desta. Erityisesti halusimme korjata sen tilanteen ja päästä näkemään tilanteet ajantasaisesti. Samalla meillä oli tarve helpottaa kaikkia ostolaskujen, myyn­tilaskujen, kirjanpidon ja palkanlasken­nan toimenpiteitä ja saada niidenkin läpimenoaikaa lyhyemmäksi.

Yrityksessä vertailtiin muutamia vaihtoehtoisia toiminnanohjausrat­kaisuja ja päädyttiin ottamaan Admi­net käyttöön keväällä 2016.

– Adminet tuntui luontevimmal­ta meidän käyttöön ja se vaikut­ti helppokäyttöiseltä. Mielestäni myös varsinainen käyttöönotto onnistui hy­vin ja kaikki asiat hoituivat sovitussa aikataulussa ja jouhevasti. Pääsimme myös helposti sisään varsinaiseen käyt­töön.

Ajantasainen urakkaseuranta on oleellista liiketoiminnalle

Vesijohtoliike Hilakari & Kumppanin urakointiin painottuvalle toiminnal­le on ollut tärkeää saada Adminetistä apua urakoiden hallintaan tarjouslas­kennasta alkaen. Projektien aikana tekemistä hel­pottaa erilaisten ilmoitusten ja pöy­täkirjojen löytyminen kohteelta sähköisessä muodossa.

– Käytämme aika kattavasti Admi­netistä saatavia lomakkeita, esimerkiksi vaiheraportteja, työvaiheilmoituksia ja painekoepöytäkirjoja. Helpottaa kum­masti tekemistä, kun lomakkeet ovat aina samassa pai­kassa kenen ta­hansa saatavissa olitpa missä hyvän­sä – ja tiedot tulee myös täytettyä aktiivisemmin. Vielä kun lomakkeet kir­jautuvat kohteelle talteen, eivätkä ole missään sekaisin, tietoihin päästään helposti käsiksi myö­hemminkin.

Urakoiden seurantaan on saatu juuri sitä reaaliaikaisuutta, jota Admi­netistä lähdettiin hakemaankin. Nyt mahdollisiin ongelmiin pystytään rea­goimaan ajoissa ja toteumatiedoista saadaan eväitä myös tulevien urakoi­den laskentaan.

– Kyllä se on liiketoiminnalle aika oleellista, että tiedetään, kuinka paljon rahaa on mennyt ja tullut ja mitä jää viivan alle. Jos täytyy jotain korjaustoi­menpiteitä tehdä, pystymme tekemään ne nopeammin, eikä enää tulee vii­veitä tiedonsaannissa. Toteumatiedot ovat myös urakkalaskennan tukena ai­ka mukava apuväline, kun saamme hel­posti tietoa, kuinka paljon vastaavil­le kohteille on men­nyt aiemmin töitä ja tarvikkeita se­kä mitä on jää­nyt viivan alle. Sillä tavalla pystyy var­mistamaan uusien kohteiden tarkan laskennan.


Taloushallinnon helppous tulee sähköisistä toimintatavoista

Reaaliaikaisen seurannan lisäksi Admi­net on tuonut ison muutoksen yrityk­sen arkeen sähköistämällä aiemmin paperilla hoidetut taloushallinnon toiminnot sekä asentajien tuntikirja­uksen, joka hoituu nykyään mobiililla suoraan työmaalta.

– Asentajat ovat kyllä tykänneet mobiilista tuntikirjauksesta, helpottaa­han se meitä kaikkia. Ennen oli kauhea tuntilappurumba, kun ajeltiin perjan­taisin lappuja sinne tänne. Nyt ei ole sel­laista rallia enää, vaan jokainen täyttää aina työpäivän päättyessä tiedot, mis­sä kohteessa on ollut ja miten paljon on tullut tunteja.

Kupiaisen mielestä Adminetin mukanaan tuoma taloushallinnon helppous onkin ollut yksi merkittä­vimmistä muutoksista.

– Seurannan lisäksi taloushallinnon helppous on isoin helpotus aiempaan. Sähköinen toimintatapa helpottaa ko­ko taloushallinnon ruljanssia. Laskut­tamisen lisäksi myös palkanmaksu on helpottunut, kun tuntikirjaukset ja muut tehdään mobiilin kautta. Samoin jos ajatellaan että meille tulisi edelleen paperilaskuja, olisi niitä suuri määrä kä­siteltävänä päivittäin.

Kasvua kevyellä organisaatiolla

Kasvuhakuisessa yrityksessä pyri­tään siihen, että jokainen työntekijä on mahdollisimman paljon kentällä tuottavassa työssä. Johdolle on iso mer­kitys sillä, että omaa toiminnanohjausjärjestelmää voi­daan käyttää mistä käsin tahansa.

– Asentajat tie­tysti hoitavat asentamisen, mutta myös minä ja Lasse olemme joka päivä työ­mailla. On suorastaan välttämättö­myys, että yrityksen asioita voi hoitaa myös etänä. Joskus on pakko lähteä liik­keelle, mutta samaan aikaan hoidetta­vana olisi esimerkiksi palkanmaksu. On kätevää, että voin vain ottaa koneen mukaan ja hoitaa asian jossain sopivassa välissä. Toimimme kuitenkin niin laajalla alueella, että jos asioiden hoi­taminen vaatisi toimistolle siirtymistä, se olisi aina jostain muusta pois ja toki myös kustannuskysymys.

Mahdollisuus ohjata henkilöstön työpanos suurimmaksi osaksi tuotta­vaan työhön helpottaa kasvua, sillä kevyellä organisaatiorakenteella myös hintakilpailukyky pystytään pitämään hyvänä.

– Adminetin ansiosta meillä on ma­tala organisaatio, ei­kä toimistolla tarvitse pitää ketään vakitui­sesti pöydän takana istumassa. Voimme hoitaa juoksevia asi­oita milloin mistäkin ja koko paletti pyö­rii helposti. Tuo kokonaisuus näkyy suo­raan hinnassa myös asiakkaalle.

Tulevaisuudessa yrityksessä halu­taan pysyä samalla kasvun tiellä kuin viime vuodetkin ja Adminet on osaltaan tukemassa kasvutavoitteiden saavuttamista helpottamalla päivit­täistä tekemistä.

– Totuttuamme käyttämään Ad­minettiä, olisi aiempaan manuaali­seen toimintamaailmaan siirtyminen hinnoittelussa ja liiketoiminnan joh­tamisessa tässä kohtaa jo aika lailla mahdoton ajatus. Ilman Adminetin kal­taista järjestelmää olisi vaikeaa toimia – lähestulkoon mahdotonta.