Vauhdikkaasti kasvavassa Vesijohtoliike Hilakari & Kumppani Oy:ssä myös yrittäjät ovat joka päivä työmailla

Referenssi "Ilman Adminetin kaltaista järjestelmää olisi vaikeaa toimia – lähestulkoon mahdotonta. Voimme hoitaa juoksevia asioita milloin mistäkin ja koko paletti pyörii helposti." - Harri Kupiainen

----------

Vesijohtoliike Hilakari & Kumppani Oy on Laitilasta käsin toimiva täyden palvelun LVI-talo. Yrityksen juuret ulottuvat aina 1980-luvulle, mutta nykyisessä osakeyhtiömuodossaan yritys on toiminut vuodesta 2015 alkaen Harri Kupiaisen tultua mukaan toimintaan hieman ennen osakeyhtiön perustamista.

Pääasiassa Uudenkaupungin ja Rauman väliin jäävällä alueella toimiva yritys on keskittynyt erityisesti LVI-urakointiin linjasaneeraus- ja uudiskohteissa. Laskutöitäkin tehdään, mutta niiden osuus liikevaihdosta on vähäinen.

Toiminnan laajeneminen toi tarpeen ajantasaiselle tiedolle

Yritystoiminnan laajentuessa yrityksessä ajauduttiin tilanteeseen, jossa seuranta laahasi jäljessä ja taloushallinnon rutiinit söivät luvattoman paljon aikaa. Jotta toiminta saataisiin paremmin hyppysiin, ryhdyttiin selvittämään vaihtoehtoja yrityksen toiminnanohjaukseen.

– Kaikki lähti liikkeelle siitä, että meillä toiminta laajeni ja seuranta laahasi perässä. Elimme aina vähän niin kuin kuukauden myöhässä todellisuudesta. Erityisesti halusimme korjata sen tilanteen ja päästä näkemään tilanteet ajantasaisesti. Samalla meillä oli tarve helpottaa kaikkia ostolaskujen, myyntilaskujen, kirjanpidon ja palkanlaskennan toimenpiteitä ja saada niidenkin läpimenoaikaa lyhyemmäksi.

Yrityksessä vertailtiin muutamia vaihtoehtoisia toiminnanohjausratkaisuja ja päädyttiin ottamaan Adminet käyttöön keväällä 2016.

– Adminet tuntui luontevimmalta meidän käyttöön ja se vaikutti helppokäyttöiseltä. Mielestäni myös varsinainen käyttöönotto onnistui hyvin ja kaikki asiat hoituivat sovitussa aikataulussa ja jouhevasti. Pääsimme myös helposti sisään varsinaiseen käyttöön.

Ajantasainen urakkaseuranta on oleellista liiketoiminnalle

Vesijohtoliike Hilakari & Kumppanin urakointiin painottuvalle toiminnalle on ollut tärkeää saada Adminetistä apua urakoiden hallintaan tarjouslaskennasta alkaen. Projektien aikana tekemistä helpottaa erilaisten ilmoitusten ja pöytäkirjojen löytyminen kohteelta sähköisessä muodossa.

– Käytämme aika kattavasti Adminetistä saatavia lomakkeita, esimerkiksi vaiheraportteja, työvaiheilmoituksia ja painekoepöytäkirjoja. Helpottaa kummasti tekemistä, kun lomakkeet ovat aina samassa paikassa kenen tahansa saatavissa olitpa missä hyvänsä – ja tiedot tulee myös täytettyä aktiivisemmin. Vielä kun lomakkeet kirjautuvat kohteelle talteen, eivätkä ole missään sekaisin, tietoihin päästään helposti käsiksi myöhemminkin.

Urakoiden seurantaan on saatu juuri sitä reaaliaikaisuutta, jota Adminetistä lähdettiin hakemaankin. Nyt mahdollisiin ongelmiin pystytään reagoimaan ajoissa ja toteumatiedoista saadaan eväitä myös tulevien urakoiden laskentaan.

– Kyllä se on liiketoiminnalle aika oleellista, että tiedetään, kuinka paljon rahaa on mennyt ja tullut ja mitä jää viivan alle. Jos täytyy jotain korjaustoimenpiteitä tehdä, pystymme tekemään ne nopeammin, eikä enää tulee viiveitä tiedonsaannissa. Toteumatiedot ovat myös urakkalaskennan tukena aika mukava apuväline, kun saamme helposti tietoa, kuinka paljon vastaaville kohteille on mennyt aiemmin töitä ja tarvikkeita sekä mitä on jäänyt viivan alle. Sillä tavalla pystyy varmistamaan uusien kohteiden tarkan laskennan.

Taloushallinnon helppous tulee sähköisistä toimintatavoista

Reaaliaikaisen seurannan lisäksi Adminet on tuonut ison muutoksen yrityksen arkeen sähköistämällä aiemmin paperilla hoidetut taloushallinnon toiminnot sekä asentajien tuntikirjauksen, joka hoituu nykyään mobiililla suoraan työmaalta.

– Asentajat ovat kyllä tykänneet mobiilista tuntikirjauksesta, helpottaahan se meitä kaikkia. Ennen oli kauhea tuntilappurumba, kun ajeltiin perjantaisin lappuja sinne tänne. Nyt ei ole sellaista rallia enää, vaan jokainen täyttää aina työpäivän päättyessä tiedot, missä kohteessa on ollut ja miten paljon on tullut tunteja.

Kupiaisen mielestä Adminetin mukanaan tuoma taloushallinnon helppous onkin ollut yksi merkittävimmistä muutoksista.

– Seurannan lisäksi taloushallinnon helppous on isoin helpotus aiempaan. Sähköinen toimintatapa helpottaa koko taloushallinnon ruljanssia. Laskuttamisen lisäksi myös palkanmaksu on helpottunut, kun tuntikirjaukset ja muut tehdään mobiilin kautta. Samoin jos ajatellaan että meille tulisi edelleen paperilaskuja, olisi niitä suuri määrä käsiteltävänä päivittäin.

Kasvua kevyellä organisaatiolla

Kasvuhakuisessa yrityksessä pyritään siihen, että jokainen työntekijä on mahdollisimman paljon kentällä tuottavassa työssä. Johdolle on iso merkitys sillä, että omaa toiminnanohjausjärjestelmää voidaan käyttää mistä käsin tahansa.

– Asentajat tietysti hoitavat asentamisen, mutta myös minä ja Lasse olemme joka päivä työmailla. On suorastaan välttämättömyys, että yrityksen asioita voi hoitaa myös etänä. Joskus on pakko lähteä liikkeelle, mutta samaan aikaan hoidettavana olisi esimerkiksi palkanmaksu. On kätevää, että voin vain ottaa koneen mukaan ja hoitaa asian jossain sopivassa välissä. Toimimme kuitenkin niin laajalla alueella, että jos asioiden hoitaminen vaatisi toimistolle siirtymistä, se olisi aina jostain muusta pois ja toki myös kustannuskysymys.

Mahdollisuus ohjata henkilöstön työpanos suurimmaksi osaksi tuottavaan työhön helpottaa kasvua, sillä kevyellä organisaatiorakenteella myös hintakilpailukyky pystytään pitämään hyvänä.

– Adminetin ansiosta meillä on matala organisaatio, eikä toimistolla tarvitse pitää ketään vakituisesti pöydän takana istumassa. Voimme hoitaa juoksevia asioita milloin mistäkin ja koko paletti pyörii helposti. Tuo kokonaisuus näkyy suoraan hinnassa myös asiakkaalle.

Tulevaisuudessa yrityksessä halutaan pysyä samalla kasvun tiellä kuin viime vuodetkin ja Adminet on osaltaan tukemassa kasvutavoitteiden saavuttamista helpottamalla päivittäistä tekemistä.

– Totuttuamme käyttämään Adminettiä, olisi aiempaan manuaaliseen toimintamaailmaan siirtyminen hinnoittelussa ja liiketoiminnan johtamisessa tässä kohtaa jo aika lailla mahdoton ajatus. Ilman Adminetin kaltaista järjestelmää olisi vaikeaa toimia – lähestulkoon mahdotonta.

Lue koko haastattelu >>