Varkauden kaupunki, SOS-Lapsikylä ja Fastroi kehittävät HILKKA-järjestelmää perhepalveluiden toiminnan tueksi

Varkauden kaupunki on tehnyt SOS-Lapsikylän kanssa jo vuosia kehittämistyötä lisätäkseen lasten, nuorten ja perheiden hyvinvointia sekä tarjotakseen oikea-aikaista ja vaikuttavaa palvelua mahdollisimman varhaisessa vaiheessa.

”Olemme rakentaneet lapsiperheiden palveluissa keskitetyn resurssien ohjaamisen mallin. Se mahdollistaa perheen näkökulmasta yhdeksi palveluksi integroidut palvelut, jotka olivat aiemmin saatavilla vain erillisinä, peräkkäisten arviointien jälkeen”, Varkauden kaupungin perhepalveluiden resurssikoordinaattori Tiina Mikkonen-Reponen sanoo.

Uudenlainen toimintamalli varmistaa, että kaupungin omat resurssit ovat optimaalisesti käytössä, ennen kuin tarvitaan esimerkiksi ostopalveluja. Esimerkiksi sosiaalipalveluissa ei aiemmin ole ollut ajantasaista tietoa omien resurssien käyttöasteesta.

”Aika pian huomasimme, että parhaaseen mahdolliseen lopputulokseen pääsemiseksi tarvitsemme myös sähköisen tietojärjestelmän”, Mikkonen-Reponen sanoo. Varkauden kaupungin kehittämiskumppani SOS-Lapsikylä ryhtyi kartoittamaan ohjelmistotaloja löytääkseen tarpeeseen vastaavan toimittajan. ”Täysin valmista tuotetta ei ollut vielä olemassa, mutta onneksemme yhteistyössä Fastroin kanssa löysimme yhteisen tahtotilan ja mahdollisuuden lähteä modifioimaan olemassa olevaa HILKKA-järjestelmää lapsiperheiden tarpeisiin”, SOS-Lapsikylän kehittäjäkonsultti Miia Lahtela toteaa.

”Lähdimme kehittämään ohjelmistoa itse yhteistyössä Fastroin kanssa. Fastroin kanssa löytyi varsin pian yhteinen tahtotila ja mahdollisuus lähteä muokkaamaan HILKKA-järjestelmää perhepalveluiden tarpeisiin soveltuvaksi”, Mikkonen-Reponen jatkaa.

Varkaus otti HILKKA-järjestelmän käyttöön aluksi pilottiluontoisesti yhdellä perhetyöntekijällä ja yhdellä sosiaalityöntekijällä huhtikuussa 2019. Myöhemmin keväällä käyttöönotto laajeni suuremmalle henkilömäärälle. HILKKA on tähän mennessä vastannut kaupungin odotuksiin.

”Hyödyt organisaatiolle ovat olleet ilmeiset. Olemme saaneet omat resurssimme tehokkaammin käyttöön perheitä varten, kun resurssien ohjautumisesta ja käytöstä on tullut läpinäkyvää. Aikaa ei kulu puhelimella soitteluun. Työkollegat voivat suoraan varata mm. yhteisiä verkostopalaveriaikoja”, hän sanoo.

Asiakkaiden kokeman palvelun laatu ja nopeus on parantunut huomattavasti

”Nyt jo ensimmäisessä kontaktissa asiakkaalle voi selvitä heidän kanssaan työskentelevän ammattilaisen nimi ja aikataulut. Enää ei tarvitse odotella erillisiä yhteydenottoja”, Mikkonen-Reponen sanoo. Esimerkiksi perhetyön aloitus voidaan nyt sopia vaikka jo seuraavalle päivälle, kun aiemmin sitä on joutunut odottamaan jopa viikkoja.

Kaikkia Varkauden tarvitsemia ominaisuuksia ei ole vielä toteutettu järjestelmään ja järjestelmäkehitys jatkuu yhteistyössä SOS-Lapsikylän ja Fastroin kanssa. Lisää hyötyjä tulleekin, kun järjestelmä vastaa kaikkiin kaupungin sille asettamiin vaatimuksiin.

”Toivomme, että lisärahoituksen ratkettua pääsisimme jatkokehittämään ohjelmistoa muun muassa raportoinnin osalta nykyistä pidemmälle”, Mikkonen-Reponen sanoo.

Yhteistyö Varkauden kaupungin, SOS-Lapsikylän ja Fastroin kanssa on toiminut hänen mukaansa varsin hienosti.

”Vuoropuhelu on ollut ratkaisukeskeistä ja avointa. Näin on päästy parhaiten tavoitetta kohti”, hän sanoo. Fastroi on reagoinut tukipyyntöihin nopeasti.

”Vaikka monet kerrat muutimme mieltämme tarpeistamme, yhteistyömme ei kärsinyt mitenkään. Aina löytyi tekninen ratkaisu! Iso kiitos kuuluukin Fastroin teräshermoisen yhteyshenkilömme lisäksi kaikille, jotka ovat rakentaneet järjestelmää Fastroilla”, Mikkonen-Reponen sanoo.