Henkilöstöjohtaja Lasse Lintilä ja palkanlaskentapäällikkö Verena Hakanen kertovat, miten Valio on automatisoinut HR-prosesseja henkilöstö- ja palkanlaskentaohjelmallaan.

Kun Valiossa oli tunnistettu tarve palkka- ja henkilöstöhallinnon sähköistämiselle ja yhtenäiselle ohjaamiselle, ohjelmistoratkaisu löytyi melko nopeasti.

”Ihastuimme Mepco HRM:n käyttäjäystävällisiin verkkopalveluihin, jotka palvelevat esimiehiä ja koko henkilöstöä. Ratkaisu vastaa sekä HR:n että palkkahallinnon tarpeita kokonaisvaltaisella tavalla”, palkanlaskentapäällikkö Verena Hakanen Valio Oy:stä kertoo.

HR-palveluportaali koko henkilöstölle

Vuoden 2016 lopussa käyttöönotettu HR- ja palkanlaskentaohjelma kattaa työsuhteen elinkaaren palkkauksesta työsuhteen päättymiseen. Valio hoitaa järjestelmän avulla kuukausittain noin 4 000 henkilön palkat ja noin 6 000 palkkatapahtumaa. Palkanlaskijoita on 12, ja palkkahallinnon help deskissä työskentelee kaksi henkilöä. Esimiehiä on noin 250.

Koko henkilöstön käytössä oleva Web Työpöytä ja sähköiset lomakkeet tukevat laajasti HR-prosessia: muun muassa työsopimuksia, poissaoloja, lomia, kehityskeskusteluita, koulutuksia, suorituksen johtamista ja varhaista välittämistä.

”Esimeriksi suorituksen johtamisessa, tavoitekeskusteluissa, arvioinneissa ja palkitsemisessa sähköiset lomakkeet ovat korvanneet monimutkaiset ja työläät Excel-taulukot”, Hakanen toteaa.

Automaattista tulkintaa ja itsepalveluja esimiehille

Palkanlaskentaohjelma kerää tehdyn työajan ja tulkitsee vuorolisät ja ylityöt työehtosopimusten mukaisesti. ”Palkkahallinnossa on tärkeää, että järjestelmään voidaan tehdä etukäteen tulevaisuutta koskevia muutoksia esimerkiksi palkkoihin tai kustannuspaikkoihin liittyen”, Hakanen korostaa.

HRM-järjestelmän raportointi ja hälytykset palvelevat esimiehiä ja johtoa. Esimiehet voivat ajaa raporttinsa itse palveluportaalin kautta – itsepalvelut säästävät palkkahallinnon työtaakkaa.

”Esimiesten valmiit raportit koskevat muun muassa budjetteja, maksettuja palkkoja ja ylitöitä. Hälytykset voivat liittyä koeajan umpeutumiseen, määräaikaisen työsuhteen päättymiseen sekä työntekijöiden merkkipäiviin. Yhtiön johdolle raportoidaan laajempia kokonaisuuksia ja tunnuslukuja”, Hakanen kuvailee.

Hyödyt näkyvät arjessa ja johtamisessa

Mepco HRM on saanut käyttäjiltään myönteistä palautetta. Positiiviset vaikutukset näkyvät Valion organisaation kaikilla tasoilla.

”Kokonaisvaltainen palkka- ja henkilöstöjärjestelmä helpottaa johtamista sekä esimiesten ja palkanlaskijoiden päivittäistä työtä. Monia työvaiheita on saatu automatisoitua, mutta kehitettävää riittää. HR ja palkkahallinto ovat ryhdikkäässä ja järjestelmällisessä ohjauksessa”, Valion henkilöstöjohtaja Lasse Lintilä painottaa.

”Palkka- ja henkilöstöhallinnon tiedot on nyt keskitetty yhteen paikkaan. Vastuut ovat selkiytyneet roolipohjaisen ratkaisun myötävaikutuksella. Henkilöstö on päässyt sisään uusiin palveluihin, tiedonkulku on helpottunut ja prosessit ovat kehittyneet suotuisasti – olemme oikealla tiellä”, Hakanen arvioi.

Vaativan hankkeen jälkeen Lintilä ja Hakanen ovat tyytyväisiä HR-työvälineisiin, palkanlaskentaohjelmaan sekä yhteistyöhön järjestelmän kehittäjän ja toimittajan Accountor HR Solutions Oy:n kanssa.

”Tukea on saatu hyvin, Accountor HR:n käyttötuki toimii mainiosti”, Hakanen summaa.