Uusi ratkaisu myynnin raportointiin

Bloggaus Kehitimme valmiin raportointiratkaisun yritysten myynnin seurantaan. Sen avulla myynnin tärkeimmät mittarit ja myyntiennuste ovat aina ajantasalla, helposti saatavilla ja nopeasti jaettavissa eri sidosryhmille.

TOIVEITA MYYNTIRAPORTOINNILLE
Tiimimme on tavannut satoja yrityksiä niin Suomessa kuin Pohjoismaissa, ja kerryttänyt ymmärrystä yritysten raportointitarpeista. Meitä on erityisesti kiinnostanut se, miten toimitusjohtajat ja myyntijohtajat seuraavat myynnin kehittymistä päivätasolla, ja miten myynnin kehittymisestä viestitään yrityksen sisällä.

Seuraavat toiveet myynnin raportoinnille ovat nousseet keskusteluissa esille yhä uudelleen:

Nopea tilannekuva. ”Myynnin liikennevalot seinälle” on toive, jonka olemme kuulleet monesti. Myynnin tiedot saa toki poimittua crm-järjestelmästa tai kaivettua BI-työkalujen kautta, mutta vain harvalta löytyy nopea pääsy myynnin reaaliaikaiseen tilanteeseen.
Yksi, yhteinen totuus. Kun raportteja tehdään käsin eri tiimeissä, ylin johto törmää usein siihen että tiedot raporteilla eivät olekaan yhteismitallisia ja vertailu on hankalaa.
Ajantasainen myyntiennuste. Myynnin ennusteet perustuvat usein henkilökohtaisiin mielipiteisiin, ja ennusteet päivitetään silloin tällöin yksittäisiä kokouksia varten. Ennusteet ovat usein epätarkkoja, vanhentuneita jo valmistuessaan ja niiden toteutumista tai kehittymistä on vaikea seurata.
Helppo ja nopea tapa jakaa myyntidataa organisaatiossa. CRM-järjestelmä ei tyypillisesti ole koko organisaation käytössä, ja myynnin statuksen jakaminen muille tiimeillä vaatii monesti manuaalista työtä. Myynnin tilannetietoa kaipaavat mm johtoryhmä, hallitus, markkinointi ja projektit/tuotanto. Osassa yrityksiä myynnin tilanne halutaan läpinäkyvyyden nimissä jakaa koko yritykselle.

Asiakkaamme kertovatkin käyttävänsä aikaa ja resursseja manuaalisten raporttien rakentamiseen eri tarpeita ja loppukäyttäjiä varten, ja tuskailevat tiedon ajantasaisuuden kanssa.

Totesimme, että Dear Lucy voisi tehdä osansa tämän haasteen ratkaisemiseksi. Kehitystiimimme päätti kääriä hihat, ja rakentaa valmiin ratkaisun, johon on valittu suosituimmat myynnin mittarit ja valmis malli myyntiennusteen laskemiseksi. Reaaliaikaisesti jaettavaksi vaikka koko organisaatiolle.

MITEN DASHBOARDIT SYNTYIVÄT?

Aluksi kävimme läpi asiakkaidemme suosituimmat mittarit myynnin aktiviteettien, myyntiputken ja tulosten seurantaan. Näistä valitsimme ne, jotka toistuvat yhä uudelleen, ja jotka todennäköisimmin ovat relevantteja mahdollisimman monelle. Lopuksi järjestimme mittarit neljäksi raportointinäkymäksi (dashboardiksi) eri käyttötarkoituksiin.

Niputimme myynnin suosituimmat mittarit seuraavia käyttötarkoituksia varten:

1) Johtoryhmän/hallituksen kokoukset, 2) myyntijohtaja ja myyntitiimin jatkuva käyttö ja 3) TV-näytöt sisäiseen viestintään koko henkilöstölle.

Yritysjohdon dashboard-näkymistä löytyy reaaliaikainen yleisnäkymä myynnin tilasta suhteessa tavoitteisiin. Raportilta löytyvät tässä kuussa voitetut kaupat, myyntiputken arvo vaiheittain, nykyinen tarjouskanta, reaaliaikainen myyntiennuste verrattuna tavoitteeseen, ja ennuste seuraavista kaupoista. Sama dashboard toiminee monessa tapauksessa hyvin myös hallitukselle.

Myyntitiimille kehitimme kaksi dashboardia, jotka keskittyvät hieman eri asioihin yrityksen johtamiskulttuurista riippuen. Ensimmäinen näkymä tarjoaa myyntiputken mittaamiseen liittyviä lukuja kuten myynnin ”hitrate”, myyntiputken painotettu arvo, uusimmat myyntimahdollisuudet ja ennuste seuraavista kaupoista. Toinen dashboard taas tarkastelee yksittäisten myyjien henkilökohtaisia mittareita kuten voitetut kaupat, tarjouskanta ja aktiviteetit, ja toimii näin vaikkapa erilaisten myyntikilpailuiden työkaluna.

Koko henkilöstölle tarkoitettuun dashboardiin, joka voidaan laittaa vaikka toimiston TV-näytölle - valitsimme muutaman tärkeimmän mittarin, jotka yleensä halutaan myynnistä kertoa – menemättä sen tarkemmin yksityiskohtiin. Monet asiakkaamme käyttävät viestintään isoja infonäyttöjä toimistolla tai vaihtoehtoisesti antavat henkilöstölle pääsyn mittaristoihin suoraan omalta puhelimelta, tabletilta tai tietokoneelta.

Uudet myynnin dashboardimme saat kiinni kaikkiin suosituimpiin CRM-järjestelmiin:

Salesforce
HubSpot CRM / Sales
Pipedrive
Oracle Engagement Cloud
Visma Severa / Myynti
Planmill
Lime CRM

Dashboardit voidaan rakentaa myös Microsoft Dynamics 356:n tiedoista, Excel Online- tai Google Sheets -taulukoista, csv-tiedostoista tai noutaa myynnin data tietokannoista kuten Microsoft Azure SQL, Microsoft SQL Server, My SQL tai PostgreSQL.

JO SEURAAVAAN KOKOUKSEEN?

Valmiiden malliraporttien avulla käyttöönotto on helppoa ja nopea. Yksittäisiä mittareita voi siirrellä ja vaihdella näkymästä toiseen, jotta kukin näkymä palvelee mahdollisimman hyvin valittua käyttäjäryhmää. Näkymiä voi räätälöidä vaihtamalla niiden väriteemaa tai lisäämällä taustakuvan tai -videon elävöittämään raportteja.

Dear Lucyn raportointiratkaisut ovat pilvipohjaisia ja toimivat verkkoselaimen kautta niin mobiilissa, tietokoneella kuin isoilla infonäytöilläkin.

Voit antaa koko organisaatiolle jatkuvan näkyvyyden myyntiin vaikka heti kutsumalla kaikki Dear Lucyn käyttäjiksi tai jakamalla myynnin dashboardeja toimiston tv-näytöillä. Myyntitiimin viikkopalaverin, johtoryhmän tapaamisten ja hallituksen kokousten osallistujat saavat reaaliaikaisen pääsyn suoraan järjestelmään, ja Dear Lucy toimii kokousten esitysmateriaalina.

Ota myynnin dashboardit nyt ilmaiseen testikäyttöön, ja kerro meille mitä pidit.