Rakkaalla lapsella on monta nimeä, vai kuinka? Toiminnanohjausjärjestelmä, ERP, CRM, projektien seurantaohjelma, tuntikirjausjärjestelmä. Monta eri termiä, mutta kyse on kuitenkin yksinkertaisesti sähköisestä työkalusta, jolla säilytät yrityksesi hallinnan ja voit nukkua yösi rauhassa.

Toiminnanohjausjärjestelmä tai englanniksi ERP (Enterprise Resource Planning) on sanahirviö, mutta kuvaa silti melko hyvin, mistä on kysymys. Järjestelmästä, joka ohjaa yrityksen toimintaa. Tällä tarkoitetaan yleensä sitä, että kun tiedot kirjataan yhteen järjestelmään, niin tästä muodostuu arvokasta dataa, jota pystytään hyödyntämään kun yritystoimintaa kehitetään – siis ohjataan oikeaan suuntaan.

Pitääkö yrityksellä olla ERP- järjestelmä?

Suomen laissa ei lue, että jokaisella yrityksellä olisi pakko olla toiminnanohjausjärjestelmä käytössä. Kuitenkin laki asettaa tietyt velvoitteet yritykselle liittyen asiakastietojen säilyttämiseen ja työntekijätietojen käsittelyyn.

Esimerkiksi työajanseuranta on pakollinen työntekijän turvan kannalta. Työntekijän pitää huolehtia myös työntekijän jaksamisesta ja seurata työaikoja. Tämähän olisi myös mahdollista tehdä paperilla, mutta koronavuosi on näyttänyt, että toimistolla ei välttämättä ole työntekijöitä vastaanottamassa näitä papereita. Jos halutaan myös pärjätä kilpailussa niin toiminnan pitää olla hyvin johdettua ja tiedon pitää olla saatavilla – usein tämä ei ole mahdollista ilman kunnollista toiminnanohjausjärjestelmää, varsinkaan kasvavissa yrityksissä tai yli 10 hengen yrityksissä.

Huomioi nämä 5 asiaa, kun valitset yrityksellesi toiminnanohjausjärjestelmää:

• Ohjelma on helppokäyttöinen: Jos ohjelma tuottaa heti alkutaipaleilla suuria vaikeuksia esimerkiksi olemalla vaikeaselkoinen, monimutkainen tai vanhanaikainen, niin koko henkilöstö ei ota sitä omakseen ja käyttö jää vähälle. Tällöin ei ole hyötyä parhaimmistakaan ominaisuuksista koska niitä ei saada käyttöön
• Ohjelmassa on riittävät ominaisuudet. Yhden ohjelman tulisi riittää organisaatiolle: Järjestelmän tulisi olla mukana teidän yrityksen toimitusprosessien kaikissa vaiheissa. Tarkistathan, että ohjelmasta löytyy esimerkiksi asiakkuuksien hallinta, tarjouslaskenta, tilausten kalenterointi, hyvät mobiilitoiminnot, työtuntien kirjaaminen projektien alle ja niiden laskutus, maksuerät, kuluseuranta ja ostolaskujen tuominen projekteille, työmaiden dokumentointi kännykällä ja myyntilaskujen muodostaminen sekä lähettäminen kirjanpitoon
• Ohjelman taustalla on vakavarainen ja kasvava yritys: Paraskaan ohjelma ei ole enää huomenna paras, jos ohjelmaa ei jatkuvasti kehitetä. Jos palveluntarjoaja ajautuu konkurssiin, investointinne menee hukkaan. On siis tärkeää, että palveluntarjoajalla on selkeät kasvunäkymät ja he pystyvät investoimaan kasvuun ja henkilöstöön. Näin pystyt varmistamaan, että yhteistyö jatkuu vielä - Taustalla olevan yrityksen henkilöstö on perillä sinun yrityksesi toiminnasta: Olet varmasti joskus ollut tilanteessa, jossa sinulle yritetään myydä jotakin ilman, että myyjä ymmärtää ollenkaan sinun tarpeitasi tai yrityksesi toimintaa. Myyjien, käyttöönottavien ja tuotteen kehittämisestä vastaavien henkilöidenkin olisi hyvä olla teidän toimialan entisiä yrittäjiä, toimihenkilöitä tai muita vastuuhenkilöitä. Jos näin on, niin he varmasti puhuvat kanssasi samaa kieltä ja voivat kehittää ohjelmaa haluamaanne suuntaan myös tulevaisuudessa
• Taustalla olevalla yrityksellä on referenssejä teidän toimialalla ja he suosittelevat ohjelmaa: Kannattaa tarjota palveluntarjoajan referenssit, jutella muutaman asiakkaan kanssa ja varsinkin sellaisen, joka toimii samalla toimialalla kun teidän yritys. Asiakkaat kertovat yleensä omasta näkökulmasta, miten ovat kokeneet käyttöönoton ja ohjelman käytön ja onko lupauksille ollut katetta. Jos asiakas poistuma on suuri ja asiakkaat ovat pääasiassa tyytymättömiä, ei sellaiseen kelkkaan kannata hypätä!

Jos sait edelliseen listaan 5/5, niin kannattaa edetä asian kanssa. Hinta ei tässä tapauksessa ole tärkein mittari. Jokaisesta yllä mainitusta kohdasta kannattaa maksaa, koska hyvä ohjelmisto maksaa itsensä takaisin.